ISO文書管理

ISO文書管理とは

ISO文書管理とは、国際標準化機構(ISO)が提唱する文書の体系的な管理手法です。これにより、文書のライフサイクルを一貫して管理し、業務の透明性や効率性を向上させます。主なポイントには、文書の種類の定義、アクセス管理、レビュー・承認プロセス、改訂管理、保存・廃棄方針が含まれます。

ISO9001における文書管理の必要性

ISO 9001は品質管理システムを規定する国際標準で、文書管理はその中心的な要素です。文書の整備が品質の維持・向上に不可欠とされており、適切な文書管理が求められます。文書管理の必要性には以下の理由があります。

• 標準化の促進：プロセスが一貫して実行され、品質が確保されます。
• 法令遵守：適切な文書管理により、監査やコンプライアンスに対応できます。
• 情報の透明性：従業員が必要な情報に迅速にアクセスでき、効率的な意思決定が可能になります。
• 継続的改善：文書を通じたデータ管理によって、PDCAサイクルの実践を支援します。

これらにより、ISO 9001における文書管理は組織の品質向上に寄与します。

ISO文書管理において、手順や記録は効率よく運用されていますか？

ISO文書管理を導入しても、紙文書で管理していたり、急な担当者の変更で文書の修正や承認作業など、かなりの無駄な工数を費やしていませんか。

楽々Document Plusを導入すると...

楽々Document Plusなら、ISO9001/14001文書管理の要求事項に対応し、以下のサイクルでISO文書を効率よく運用できます。

担当者がISO文書の登録や改訂を行い、承認されたものが最新版として公開されます。公開後は関係部署へ自動配付できるため、最新版への差替え作業は不要です。そして、見直し時期になると自動通知され、必要に応じて改訂を行うというサイクルをシステム上で一貫して行えます。

ISO9001/14001文書管理の要求事項と対応機能

①原本管理がされていますか？

作成した文書の元ファイル(Word、Excelなど)および閲覧用のPDFファイル(自動生成)を電子データとして保管します。紙文書もOCR処理して保管できます。

②最新版が管理されていますか？

バージョン管理(版管理)機能により、ユーザは常に最新版を閲覧することができます。また、改訂前の旧版文書を保管・参照することも可能です。改訂された文書は公開と同時に旧版となるので、最新版と旧版の混在を防止でき、差替え作業の手間もありません。

③定められた承認者によって承認されていますか？

承認ワークフロー機能により、定められた経路で電子承認を行います。また、いつ・誰が承認したのかという記録も確認できます。

④関係者にきちんと配付されていますか？

配付ワークフロー機能で配付先を設定することで、関係部署・担当者に配付することができます。

⑤定期的に見直しがされていますか？

定期見直し機能で、あらかじめ設定したルールに基づき、定期的な見直し実施の通知を管理者に行います。また、見直し作業の結果も記録できます。

⑥記録はすぐに取り出せるようになっていますか？

文書種別ごとのフォルダや属性(文書番号、文書名など)によって、文書を明確に管理できます。また、高性能の全文検索エンジンを搭載しているので、調べたい内容を簡単に探し出すことができます。

⑦セキュリティは確保されていますか？

部署や役職、ユーザに応じ閲覧や編集などの権限設定により、「不必要な文書は閲覧・操作させない」ことができます。

⑧文書の配付時に表紙作成で手間取っていませんか？

楽々Document Plusに登録された文書を紙で配付する場合、文書の属性情報と承認履歴を表紙とし、添付ファイルと連結したPDFファイルをダウンロードできます。PDFファイルをダウンロードする際には、複数の添付ファイルに開始、終了ページを指定してPDFファイルを作成することも可能です。

これにより、文書の属性情報・承認履歴・添付ファイルの必要な情報を1つにまとめたPDFファイルをそのまま印刷し、紙で配付することが容易にできます。

実際の活用事例

実際に楽々Document Plusを活用いただいているお客さま向けに、当社がこれまでの商談で提案した事例をフォルダやフォームの例とともに一部紹介しています。具体的なフォルダの構成や、入力フォームの内容を知りたい方はぜひご覧ください。

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