契約書管理は効率よく実現(or実施)できていますか?

契約書の作成段階では、法務部による契約書チェック(リーガルチェック)が必要です。しかし、メールや紙でのやりとりでは、状況を把握しづらいといった課題があります。

契約書チェックが終わり契約締結の段階では、紙への記名・捺印、郵送に時間がかかります。また、契約締結後の契約書管理では、Excel台帳や契約書管理システムを使用する方法が挙げられますが、Excel台帳で期限管理をしている場合は、契約書の保管とは別に台帳への書き込み作業が必要であったり、期限の確認・通知漏れや、更新漏れなどさまざまなリスクと課題があります。

契約書管理のシステム化前のイメージ図

契約書管理の“質”と“効率”を上げるなら「契約書管理システム」

ヒューマンエラーやセキュリティ面のリスクを減らし、契約書管理の“質”と“効率”を上げるなら断然「契約書管理システム」を使用した管理がおすすめ!
楽々Document Plusなら、契約書ならではの管理に対応できる機能を豊富に取り揃えています。

契約書の作成、審査(リーガルチェック)

契約書の作成後は、トラブルを未然に防ぐためにも社内承認やリーガルチェックを行い、契約書の内容に問題がないか確認が必要です。

柔軟なワークフローで履歴も残せる!

締結後の更新管理

保守契約など継続的な契約の場合には、有効期限が定められています。期限が切れる前に更新や解約の判断を行うため、期限管理は必須です。

期限間近に自動通知でさらば更新漏れ!

契約内容を変更した場合の差分比較

契約内容が変更になった場合、変更内容や正しく変更されているかなどの確認をするため、契約書の差分比較が必要なシーンが出てきます。

変更箇所を色付けで一目瞭然!

契約書同士の紐づけの管理

契約書には紐づく関連契約書がばらばらに管理されていると、契約内容を把握できないため、契約書同士の紐づきの管理も大切です。

リンクで関連付け+ツリー上で確認も!

電子契約の管理

近年、普及が進んでいる電子契約と書面契約の混在など、さらに管理が複雑化。更なる効率化を目指すには電子契約においても一元的な管理が求められます。

書面も電子もまとめて管理! 電子契約サービスとの連携も可

検索性とセキュリティ

見たい契約書をすぐに探し出せる検索性や、情報漏えいや改ざんのリスク減には細やかな権限制御は文書管理の大前提となります。

パッと検索してサクっとビューワ表示!
“柔軟”かつ“万全”なセキュリティ!

楽々Document Plusを導入すると...

楽々Document Plusは契約書管理システムに不可欠な機能が充実しており、契約書の登録、承認、保管、活用、更新管理、改訂…のサイクルで契約書管理をスマートに行えます。また、システム上では常に最新版のみ公開するため、ユーザーはどれが最新の契約書かを気にすることなく閲覧や検索ができる点においても負荷を軽減できます。

楽々Document Plusで行う契約書管理の全体イメージ
  1. 承認ワークフローや追記の機能を活用することで、審査過程で発生した指摘事項等を履歴として残しながら契約書を完成させることができます。審査状況はシステム上でいつでも確認できます。

  2. 電子契約サービスと連携した契約締結が可能です。郵送にかかる時間やコストを削減でき、契約締結までのリードタイムを短縮できます。電子契約なら、印紙税も不要です。

    • 契約審査→締結→保管・管理をシステム上で一気通貫できます。
    • 電子契約サービス上で締結した契約書は楽々Document Plusに自動取込します。
    • 取り込んだ契約書は、ファイルの中まで全文検索や期限管理など契約書管理に便利な機能を活用できます。
    • 電子契約サービスを直接確認することなく楽々Document Plus上で契約状況や契約書ファイルを確認できます。
  3. 台帳を別途作成する必要はありません。契約書の一覧はブラウザ上でいつでも確認できます。たくさんの契約書の中から、目的の契約書を見つけることは、契約書管理において重要です。高性能の検索エンジンを搭載しているので、素早く・確実に目的の契約書を探すことができます。

  4. 有効期限を管理することは、契約書管理の基本です。契約書の期限が近付くと自動で通知し、契約書の更新手続き忘れなど、業務ミスを事前に防止できます。

  5. 契約内容の更新時に新旧契約書を比較でき、変更箇所を色分けして表示します。

    • 契約内容の変更点をピンポイントに確認できます。
    • 承認者へいちいち変更箇所を伝えなくても、ワンクリックで変更漏れや変更内容に相違がないかをスピーディに確認でき、承認作業もスピーディに行えます。
    • 契約書管理以外に資料やマニュアルの更新の際にも役立ちます。
  6. 契約書同士をリンクで関連付けることができます。たとえば、基本契約と個別契約のような上位文書と下位文書を関連付けて相互に参照できます。

文書登録の際に関連する文書を選択すると、関連文書へのリンクが生成されます。生成された関連文書のリンクをクリックすると、別ウィンドウで文書の内容を確認できるので、横断して文書を閲覧できます。また、リンク先の文書にもリンク元の文書が一覧表示されるので、文書の内容を更新する際に関連する文書の更新が必要ないかも一目で確認できます。

電子契約サービスと連携

電子契約も電子取引(電帳法)の対象に

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、電子契約による取引関係の書類・契約書に関しても、電子保存が義務付けられました。2年間の猶予期間が設けられたものの、2024年1月以降、電子契約による契約書は電子保存が完全義務化されました。

では、電子で保存できれば何でもよいのかというと、そうではありません。電子帳簿保存法の「電子取引」の法的要件を満たせる契約書管理システム等で電子保存する必要があります。

楽々Document Plusは、内閣府などが所管する公益社団法人日本文書情報マネジメント協会「JIIMA」が適合性をチェックし、認証を与える「JIIMA認証」を取得しているため、電子契約した契約書も改正電子帳簿保存の要件を満たした上で保管・活用できます。

契約書管理のフォルダ事例をご紹介

担当者に依存しやすい契約期限の更新など、契約状況を漏れなく管理したいという案件について、フォルダやフォームの例を一部ご紹介します。

フォルダ事例を詳しく見る

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