住友電工情報システム

Excelを簡単Web化 業務効率化支援ツール 楽々Webデータベース

Excelを簡単Web化 業務効率化支援ツール
ホーム > 楽々Webデータベース

エクセル業務で
お困りなことは
ないですか?

楽々Webデータベースが
エクセルのお悩み解決します!

エクセルは誰もが知ってる便利な業務効率化ツールとして、あらゆる場面で活躍しています。しかし、便利であるがゆえに利用者が多いため、予期せぬトラブルも…楽々Webデータベースはエクセル活用における様々なお悩みを解決します!

下記のような業務、エクセルでやっていませんか?

  • 工数管理
  • 売上管理
  • 顧客管理
  • 見込み客管理
  • 発注管理
  • 予約管理
  • 名簿管理
  • 進捗管理
  • 物件管理
  • 営業管理
  • 会員管理
  • 納期管理
  • 予算管理
  • 問合せ管理
  • プロジェクト管理
  • 案件管理
  • 日報管理
  • 販売管理
  • 支払い管理
  • 在庫管理
  • 備品管理
  • WDB無料紹介セミナー&相談会
  • WDB解説動画
  • WDBフェイスブック

エクセルの
悩み解決

エクセルで管理しているものは数多いと思います。
在庫管理表、見積、営業日報、受注管理、台帳管理、クレーム管理など、項目と数字の組み合わせのあらゆる業務がエクセル管理の対象となります。エクセル活用して業務をスムーズに進めたい反面、以下のようなトラブルに日々悩まされているのではないでしょうか?

誰かがエクセルを開いているから
編集できない…

社内の共有サーバー(保管場所)に、エクセルがそれぞれ保管されています。業務に必要なエクセルを開き、編集することで日々のデータ管理が行われていますが、「同時利用できない」というイヤな思いを誰もが経験したことがあると思います。

あのエクセル、どこいった?

決められた業務ルールに従って決められた場所に配置されているはずなのに、エクセルファイルが行方不明。探す時間もかかるし、見つからないこともしばしば…結果として余計なコストがかかり、業務効率化が図れないことがあります。

最新のファイルがどれかわからない

複数のエクセルファイルのデータを使って別のエクセルデータを作る。このような場合、多くのコピペ作業に悩まされます。さらに「同じ名前のファイルが違う場所に複数存在するので、どれが最新か分からず一元管理ができない」というよくある不思議な現象に遭遇することもあります。

コピーミスで、集計データに
ミスが!

エクセル活用しての1つに集計機能があります。
複数のエクセルのデータを1つのエクセルシートに集めるとき、「コピペが多く、集計が面倒」「コピーミスのせいで、誤った集計をしてしまった」という経験は誰もがあると思います。

他にも「エクセルファイルが重たくて開かない」「エクセルが壊れた」「転記ミス多発」などトラブルは多数あります。
このような経験からエクセルやめたい(脱Excel)と思ったことは誰しもあるかと思います。

でもエクセル活かしたい…

「脱Excel」から一歩進んだ「活Excel」へ!

「脱Excel」から
一歩進んだ
「活Excel」へ!

Excelを簡単Web化 業務効率化支援ツール 楽々Webデータベース
Excelを簡単Web化 業務効率化支援ツール

楽々Webデータベースで解決!

アプリ化で「ファイル共有」「ファイル保管」「データ保存」「集計」を
問題解決できます!

#アプリ化でエクセルファイルを指定して取り込むだけ!

  • ファイルを共有不要
  • ファイルの行方不明解消
  • ファイルが壊れる心配なし
  • ファイルをコピペなしで自動集計
コラム

クラウド型スプレットシート共有サービスとは何が違うの?

クラウド型スプレットシート共有ツールでも、データの共有化はできます。しかし、データが増えてくると読み書きにちょっとした遅さを感じるようになりまどろっこしさを感じたり、意図しないセルの値を更新されてデータが壊れてしまうことも起こったりします。そのため、大量データの蓄積、数人ではない複数人でのデータの共有化を目的にした用途には向きません

それに対し楽々Webデータベースは、シートではなくその中にあるデータそのものを共有化します。データの蓄積にはデータベースという専用ツールを利用しているため、データの読み書きが早いのはもちろん、データの表示・非表示や更新可・不可をコントロールでき、データ保全も完璧なので、管理者が思った通りのデータ管理ができます。

また複数アプリ間(シート間)でのデータの関連性を持たせることができるので、単なるデータ共有ツールというだけではなく、データの活用もできるようになります。

利用シーンの例

例えば、在庫の棚卸は受発注業務では大切な業務。棚卸データがリアルタイムにメンテナンスできないと、欠品、あるいは過剰在庫発生など、業務に支障をきたします。

楽々Webデータベース導入前

右のようなエクセルの棚卸表を共有する場合…

エクセル運用がイヤだ 脱Excel・活Excelが頭の中をよぎる瞬間でもあります。

楽々Webデータベースで管理すると…

流れ
アプリからエクセルをダウンロードの操作画面
5.各担当が記入の操作画面
6.アプリにエクセルを取り込みの操作画面
全員分の取込みが終ると棚卸表完成!
誰かが開いているからいつまでたっても入力できない…を解決!
楽々Webデータベースは、
クラウド上で情報共有でき、
いつでもどこでもデータの
確認と修正ができる業務効率化ツールです。

情報共有は業務効率化を進める上でも大切です。

#Web化で「環境の問題」「コストの問題」「配信の問題」を解決!

  • クラウドなので保守不要
  • 自分でエクセル取込外注開発費ゼロ
  • Web参照でファイルのやり取りが不要に

#活エクセルで既存のExcelデータを活用し、これまでと同じ運用を実現します!

  • データ入力はこれまでどおりエクセルで(もちろんWeb画面でもOK)
  • アプリの更新もエクセルで直して取り込んで適用
  • エクセルダウンロードで最新ファイル管理は不要に

楽々Webデータベースは、「脱Excel」ではなく、WEBデータベースとエクセル活用の両方を活かした「活Excel」をベースとした業務効率化ツールです。

Excelを簡単Web化 業務効率化支援ツール 楽々Webデータベース
Excelを簡単Web化 業務効率化支援ツール

その他の
利用シーン

棚卸業務以外にもエクセル活用が必要な業務はたくさんあります。

全部門向け

アンケート、各種集計などの庶務業務

顧客満足度調査、ITリテラシー調査、各種意識調査、ストレスチェックなど、アンケート募集・回収・分析集計の業務は、いつでもどこでも行われています。
(1)エクセルでアンケート様式を作成 (2)電子メールで配信し回収する (3)回収したエクセルをグラフ等で分析 という業務プロセスは誰もが1度は経験あると思います。
特に(3)回収したエクセルをグラフ等で分析は、エクセルを1つ1つ開き、別のシートにコピペするかなり面倒な作業です。
エクセルを開かず&コピペせずともデータ収集ができれば、かなり楽になります。

解説動画はこちら
営業部門向け

訪問記録などの日報業務

引き合いから受注までの営業活動プロセスにおいて、重要なのがスピーディーな提案対応です。営業担当者は顧客の特徴やニーズを把握した上で、訪問記録をいつでもどこでも共有し、活用することが必要です。エクセルで訪問日報を管理している場合、「エクセルが見つからない」、個人のパソコンでのみ保有されており、「他の営業担当者が見れない」状態では、最適な提案ができず、最悪の場合失注もあります。外出先でも簡単に確認できる、かつ必要な情報だけPDF印刷ができると営業活動が有利になります。

解説動画はこちら
IT部門向け

予算実績管理、プロジェクト管理などの課題管理業務

予算管理、プロジェクト管理、インシデント管理など、IT業務においてエクセルで作る課題管理表は必須です。多くはプロジェクト管理者がタスクを洗い出し、対応予定日や担当者を割り当て、完了・未完了のステータス登録を行います。また、ITスキルに明るい方でもエクセル消失、逆に複数ファイルの混在、エクセル内のデータがなぜか書き換わっているなど原因不明のトラブルに時間を費やすこともゼロではありません。完了したデータは自動で保護されます。エクセルの消失や混在しない環境では、業務効率化がかなり図れます。

解説動画はこちら
購買・在庫管理部門向け

棚卸表、商品マスタなどの在庫管理

購買部門は日々の在庫量をもとに発注量を決定します。適切な発注により欠品や過剰在庫を防ぐことができ、業務効率化につながります。日常業務では、店舗ごとや倉庫ごとに担当者を割り当て、商品別の在庫量を数えて棚卸表に記入します。簡単に素早く管理する方法として、エクセルで棚卸表を作成して運用しているケースが多いです。
担当者は、自分が担当する商品情報のみが絞り込まれて表示されることで、入力ミスがなくなり、購買部門は正確な情報をいつでも把握できます。

解説動画はこちら
マネージャー向け

商品別・地区別集計などのまとめ業務

売上高と言っても店舗支店別・商品別・月別日別など、様々な切り口で算出して分析する必要があります。営業課長が課内の集計を算出し、営業部長は各営業課長が提出する課別売上高エクセルシートを手作業でコピペして集計することが多いです。集計ミスもありますが、コピペミスもしばしば。また、商品名や取引先名などがリスト化されておらず手入力の場合は、表記ゆれ等で集計の精度が下がることもあります。商品名や取引先名をあらかじめデータベース化しておけば、入力時に選択するだけなので、表記ゆれが一切なくなります。

解説動画はこちら
経営層向け

会社情報、企業経営などのノウハウ管理

経営者層や経営管理部門は、自社の最新情報はもとより、取引先などの重要顧客の最新情報も収集する必要があります。営業部員など取引先担当者と密接に関わりのあるキーパーソンが、最新の会社ノウハウをWEBデータベースに登録しておけば、いつでも情報収集・顧客管理ができます。また、重要キーワードのみを色分けや太文字で目立たせる。表形式で見やすくするなど会社ノウハウを分かりやすくすることで、スピーディーに情報収集ができます。

解説動画はこちら

見積書、注文書などの
営業事務業務

見積→注文→発注のプロセスは欠かせない業務です。
素早く対応して、日々の多忙な業務に備える必要があります。

人事評価シート、
日報などの人事情報管理

人事評価に必要な業績や能力を管理するシートや日報などはエクセルのフォーマットに記入することが多いです。特に人事評価は半年に1回、1年に1回の頻度のため、すぐに見つからず、探すのに一苦労。考課者はエクセルのデータを一元管理できれば、作業がスムーズに進みます。

設備、備品、その他情報などの各種台帳管理

会社で使用する設備、備品などは台帳に記録し、定期的に見直す必要があります。
関係者間で随時データ共有する必要があります。

Excelを簡単Web化 業務効率化支援ツール