特集
教職員の業務効率化
効率的な組織運営を進めたい学校法人様へ

学校法人様特有の課題

学校法人様は、一般企業とは異なった特有の課題をお持ちです。
システム導入を検討される際に、学校法人様からよくお聞きしているものとして下の5つがあります。

もっとペーパーレス化したい

紙業務からデジタルへの転換は、業務効率・コスト・セキュリティなど多くの問題を解決し、広範な業務改革につながります。学校法人特有の課題を前に、さらなるペーパーレス化に肝要なのは、自組織の特性をよく分析したうえで、システムの機能を組織に合うように使いこなすことです。

学校法人は組織複雑

学校の構成員は教員と職員、そして学生・生徒からなり、会社組織とは違う構成をしています。複数の大学・学校・幼稚園を保有していたり、複数拠点があるという法人も多く、明解でシンプルに組織管理することも課題の一つでしょう。

組織が複雑だから承認経路もややこしい

複雑な組織を縦横に通す承認経路も複雑になりがちです。教授会や理事会など会議体での承認という場合もあります。どのように経路に組み込んでいくかは、工夫のしどころであり、組織管理も合わせて、システムの機能を駆使して実現をめざしていただきたいと考えます。

情シス部門だけではタイヘン!

学務・教務のデジタル化など注力分野が多岐にわたる情シス部門としては、組織運営の土台となる業務効率化の施策については部門ごとで対応してもらえるのが理想といえます。業務をよくわかっている部門で市民開発し、使っていきながら改善を加えていくことで、業務効率化はスピードアップし、ますます進むことでしょう。

さまざまなセキュリティ要件がある

学校法人は多くの個人情報や研究等の機密情報を扱う組織です。オンプレミスで運用されることが多いのも頷けます。データを連携する際など、認証基盤(シボレスなど)の問題などをクリアできるかどうかも、システムを選ぶ上での条件になっています。

このような諸条件のなか、楽々製品を選び、利用いただいています。

ワークフロー製品による学校法人様の
ソリューション例

申請システムを軸にしたデータの一元管理

学生/教員/職員間の申請・決裁データを汎用ワークフロー基盤「楽々WorkflowII」で一元管理し、学生/教員/職員の状態管理が可能です。整った正確なデータで、法人経営のための内部調査研究(IR)活動に活用できます。

学生/教員/職員の状態管理
申請イメージ

申請システムを全学の学生/教員/職員に適用

学生が申請システムで各種届出を自らおこなうようになると、職員の手間の低減は著しいものになります。
システムの機能を駆使して組織の管理方法を工夫し、学生の取込を実現されている例がございます。
学校基本調査も整った状態のデータを出力し、提出までの手間を大幅に削減されています。

中高/複数大学の承認業務効率化

中学・高校や大学を複数もつ法人様では、かつて紙の稟議書を郵送で運び、回付にかかる時間・手間は膨大なものでした。
大企業での運用実績が多数あり、グループ会社もまとめて管理できる「楽々WorkflowII」で、全学の大規模な電子化を実現され、大幅な業務改善を達成されています。

拠点が多い場合のイメージ
市民開発ができるまで

市民開発を浸透、職員自ら申請フォーム作成

職員自ら申請フォーム作成・経路設定ができると、部門でのすばやい業務改善が可能になります。
情シスに頼りきらない市民開発で、学内の隅々までDXを行き渡らせることができます。情シスからのあの手この手の支援もおこない、実現されています。

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ワークフロー製品による学校法人様の
業務例

学校基本調査業務の大幅省力化

年に1回提出義務のある学校基本調査は、学生による進路先の申告も含まれ、紙で行っていては入力・集計に膨大な作業が発生します。
申請システムを学生のアンケートに用いて、表記ゆれの多い項目はマスターからの選択式にするなどし、整ったデータを集めることを実現されています。

教職員の兼業承認業務の
スピードアップ・省力化

教職員が外部で講演や研究をおこなうことを申請する兼業承認。学内の規定に反する場合は差戻しが発生します。
兼業時間について、楽々WorkflowIIの機能を用いて自動計算し、申請者にアラート表示で知らせることで職員の手間の大幅な低減を実現されています。

寄付・募金の申込みから給与引去りを連動

学校法人では寄付・募金の教職員への呼びかけも稀ではなく、楽々WorkflowIIを使って自己申告のしくみを構築されている例があります。給与・賞与・回数・金額などを入力してもらい、データをCSVで書き出して給与システムに連携し、給与からの引去りを実現されています。

多種類の留学/渡航申請を機能で工夫

留学にはさまざまな制度と種類があり、申請のルートはその制度によって異なります。学生に間違いなく申請してもらうことは至難の業であり、システムの機能を駆使して、自動判別により別に必要になる申請を指示したり、手戻りや問合せを少なく済ませられるように工夫をされています。

課外活動申請で学生の活動状況を把握

サークル活動を学外でおこなう場合に学生に申請をしてもらい、学生の活動状況を把握します。
団体名などは別途登録されたマスターからの選択肢にしたりして、使いやすいデータに整えておくことができます。参加者の名簿はExcel添付ができ、学生も手軽に設定が可能です。

課外活動申請の画面

東京工業大学(現 東京科学大学)様へのヒアリングを元に住友電工情報システム(株)が作成

クラウドストレージイメージ

個人情報保護
クラウドストレージ連携で担保

人事の承認など慎重に情報保護をおこなうべきデータを伴う業務には、各種機能が有効になります。楽々WorkflowIIの拡張機能を用いて、クラウドストレージにある人事情報に承認者のみアクセスし、ダウンロード制限をかけるなどの工夫をされています。

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機能や利用シーンなど詳細は製品ページをご覧ください

楽々WorkflowIIのWebサイト

電子申請・電子決裁システム / 汎用ワークフロー基盤
楽々WorkflowII

ノーコードツールでExcel業務を効率化

マスターの管理や情報共有など、部門単位でExcelでおこなっている業務をノーコードツール「楽々Webデータベース」を使って手軽にアプリ化し、鮮度高く正確なデータを管理することができます。
学内の事務業務のみならず、学生向けのアンケートなどにも使用していただけます。

特長

  • 1部門で市民開発ができる「かんたん構築」
  • 2これまでのExcel業務と同じ運用ができる「活エクセル」
  • 3データの価値を高めて利活用できる「つなげて活用」
  • 4クラウド/オンプレミスをご用意「選べる環境」
  • 5シボレス認証対応で機密性の高い情報も安心して扱える

業務例

工夫して多用途にお使いいただけます。

ToDo管理 備品管理・貸出管理 台帳管理 日報
システムユーザ申請 学生向けアンケート サークル活動登録 他多数…

マスターの更新を楽々Webデータベースで

たとえば申請フォームの項目の選択肢になるような所属学部・学科・専攻、担当教員の氏名、所属サークル名などのマスター管理には楽々Webデータベースが便利です。
Excelを取り込むこともできる手軽さで更新性が高く、正確で高鮮度にデータを管理することができます。

マスターの更新を楽々Webデータベースで

東京工業大学(現 東京科学大学)様へのヒアリングを元に住友電工情報システム(株)が作成

備品(形態)貸出管理のアプリ一覧

備品貸出管理を実施する

教職員や学生に備品を貸出する場合、貸出の申請や返却連絡をアプリを使っておこないます。メール通知を設定して、事務職員がオンタイムに貸出備品の割り当て・データ更新が可能です。一連の手続きをアプリ上でおこない、抜け漏れなくステータス管理が可能です。

学生向けアンケートを実施する

アプリでアンケートフォームをつくり、学生に回答してもらいます。フォームはExcelでつくったものを取りこんで設定も可能です。
配布・回収・集計の手間が発生せず、グラフなどを設定したExcelの集計テンプレートを帳票として登録しておけば、集計が反映されたものがダウンロードできます。

アンケート画面
エクセルでの集計イメージ
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Excel業務を効率化するツールの特長など詳細は製品ページをご覧ください

楽々WebデータベースのWebサイト

ノーコード型エクセル業務効率化支援ツール
楽々Webデータベース

学校法人様の導入事例

学校法人様の導入事例を下記にてお読みいただけます。
各法人様の導入の背景や課題、選定の決め手、社内推進の方策や工夫、そして導入の成果をご参照ください。