文書のライフサイクル管理

ビジネス文書は作成して終わりではありません。活用、保管、更新、廃棄など、文書ごとのライフサイクルに合わせた管理が必要です。

ライフサイクル管理が適切にされていないと、「必要な時に文書がすぐに見つからない」「更新や解約漏れでトラブルにつながる」「情報漏えいや改ざんなどにすぐに気づけない」といった不利益を被る可能性があります。

楽々Document Plusにはこのようなリスクを防止するのに役立つ、文書のライフサイクル管理機能が揃っています。文書更新や定期見直しの通知機能や、版管理機能などを活用し、漏れやミスのない文書管理を実現できます。厳密な管理が必要な契約書の管理や、ISO文書の管理などにも役立ちます。

文書のライフサイクル管理機能の使い方

文書のライフサイクル管理に役立つ機能の使い方を詳しく紹介します。

文書の更新期限管理

契約書を中心とし、期限管理が必要なビジネス文書は多く存在します。楽々Document Plusは下記の3つの機能で、文書の期限管理をサポートします。

期限管理

文書の期限が近づくとシステムから自動的に関係者にメール通知する機能を標準搭載しています。この機能は、契約書など期限のある文書を管理する際にご活用いただけます。

通知タイミング	文書登録時に入力した期限日をもとに、何日前に通知するかを指定できます。
通知先	文書登録者や関係者(承認者、通知先)のほか、文書ごとに特定のユーザやグループ(部署)を指定できます。
督促メール	期限が過ぎても改訂作業をしていない場合は、改訂作業を開始するまで文書の管理担当者へ督促メールを自動送信できます。
状態確認	期限通知済み文書の状態を「通知済み／督促中／改訂作業中／ワークフロー回付中／改訂完了／期限日経過」の6段階で一覧表示します。更新漏れや期限日を超過している契約書など、該当する文書全体の進捗を一目で確認できます。

たとえば、契約書であれば下図のように契約更新の通知設定ができます。文書に「満了日」という項目を用意し、入力した日付の［30日前］に［契約締結時の関係者］へ期限通知のメールを自動送信。更新漏れや、期限日超過を防げます。

自動更新

期限を過ぎた文書は、自動的に期限を延長したり廃棄したりすることも可能です。

自動更新	期日と更新間隔を設定することで、契約更新のたびに新しい期日に自動更新されます。毎年や半年単位で繰り返し通知することができます。
自動廃棄	自動更新と同様にして期日を設定することで、自動的に廃棄され、文書一覧表示されないようになります。廃棄された文書でも、管理者であれば閲覧できるため、契約書が勝手に削除されることはありません。

複数期限管理

通知対象となる期限日を、ひとつの文書に対して複数設定できます。たとえば、契約書であれば継続や解約を判定するための「更新期限」と「満了日」両方の設定が可能です。このように、ひとつの文書に対して複数の期限を設定できるので、複雑な期限管理にも対応できます。

文書更新時の版管理

文書を更新すると、一覧画面では常に最新版が公開されます。どれが最新版か迷うことなく、文書を探し出せます。最新版に紐付けて旧版の世代管理も可能で、最新版と旧版の変更箇所も確認できます。

文書を更新した際には、下図のように自動で変更箇所を色分けして表示するので、承認者にいちいち変更箇所を伝える必要もありません。ピンポイントに変更箇所がわかり、変更漏れや変更内容のチェックをスピーディーに行えます。契約書や資料、マニュアルの更新時に役立ちます。

定期見直しの通知と記録(ISO文書管理)

ISO文書管理で必要となる「定期見直し機能」を搭載しており、あらかじめ指定した時期に見直しの実施を管理者および担当者に自動通知します。見直し作業の記録も行えるため、担当者の割り当てから、進捗確認までを一元管理できます。