楽々Document Plusと電子契約サービスのいいとこ取り!

電子契約サービスとの連携を利用した契約締結を実現することで、紙と印鑑での作業を撤廃し、契約書の申請から締結・保管までをシステム上で一貫して管理できます。サービスとの連携を利用した契約締結を実現することで、紙と印鑑での作業を撤廃し、契約書の申請から締結・保管までをシステム上で一貫して管理できます。

楽々Document Plusと電子契約サービス連携

楽々Document Plusで承認を得た契約書のPDFファイルを電子契約サービス(クラウドサイン/DocuSign eSignature/GMOサイン)へファイル連携できます。また、電子契約サービス上で締結した契約書を保存先として楽々Document Plusへ取り込むことで、全文検索や期限管理などのあらゆる機能で契約書を活用できます。

連携方法は2パターン

電子契約サービスとの連携では、以下の2通りの方法で契約書を連携できます。

  1. アップロード連携
  2. ダウンロード連携

それぞれの連携方法をデモ動画で解説します。

アップロード連携(申請~締結~保管)

契約書管理業務における、申請から契約審査などの承認、契約締結から保管までをシステム上で一気通貫できます。

楽々Document Plus上で、申請~承認した契約書を電子契約サービスに自動でアップロードし契約締結ができます。さらに、電子契約サービスでの契約結果を、楽々Document Plusに自動で取り込んで保存し、「締結済み」なのか「却下」されたのかといった契約状況も楽々Document Plus上で確認できます。

アップロード連携

アップロード連携時に利用する電子契約サービス側のアカウントは、フォルダごとで異なるアカウントを指定できるので、契約書の種類、自社の部署や相手先などごとに契約担当者(送信者)が決められている場合でも、それぞれの契約担当者で運用できます。
(GMOサインではフォルダごとに異なるアカウントの指定は行えません。)

それぞれの契約担当者で運用できます。

ダウンロード連携(契約締結~保管)

電子契約サービス上で作成・送信した契約書や相手方から受信した契約書を、楽々Document Plusに自動で取り込み、保存します。取り込んだ後は、楽々Document Plusの中で契約書を保管し、全文検索や期限管理、権限制御などを行えます。(GMOサインとの連携では未対応です。)

ダウンロード連携

ダウンロード連携では、指定した電子契約サービス側のアカウントが作成または承認し、締結された書類が楽々Document Plusに自動連携され保存します。

フォルダごとで異なるアカウントを指定できるので、契約書の種類、自社の部署や相手先などごとにフォルダを作成しそれぞれの契約担当者で運用できます。

それぞれの契約担当者で運用できます。

連携可能な電子契約サービス

楽々Document Plusと連携できる電子契約サービスは以下の3つです。

サービス名 提供元 利用条件
クラウドサイン
弁護士ドットコム株式会社 クラウドサインWeb APIが利用可能な契約状態である必要があります。
SMBCクラウドサイン
SMBCクラウドサイン株式会社 クラウドサインWeb APIが利用可能な契約状態である必要があります。
DocuSign eSignature
ドキュサイン・ジャパン株式会社 DocuSign eSignature REST APIが利用可能な契約状態である必要があります。
GMOサイン
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社 GMOサイン API連携機能が利用可能な契約状態である必要があります。

電子契約書は楽々Document Plusでらくらく管理

電子契約サービスから楽々Document Plusに取り込んだ契約書は、契約書管理に便利な機能を活用し管理できます。

  • 更新管理
    • 満了日など期限が近づくとシステムから自動で関係者にメールで通知します。また、期限を過ぎた文書は、自動的に期限を延長したり廃棄したりできます。
  • 古い契約書との変更点比較
    • 契約書同士をリンクで関連を付けることができます。たとえば、基本契約と個別契約のような上位文書と下位文書を関連付けて相互に参照できます。

…etc.
ほかにも契約書管理に便利な機能について、こちらのページで紹介しています。

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