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文書管理・情報共有システム ITトレンド年間ランキング2018 文書管理 第1位 楽々Document Plus

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機能

楽々Document Plusは、複数のファイルを電子データとして、1つの「文書(ドキュメント)」にまとめ、「フォルダ」に保管することができる文書管理・情報共有システムです。日付や作成者などの項目を属性として付与し、文書を登録できます。

楽々Document Plusの機能概要イメージ図

文書の登録単位

複数の電子データファイルを1つの「文書(ドキュメント)」としてまとめ、「フォルダ」に保管することができます。

文書の登録単位のイメージ図
エクスプローラー風のフォルダ階層管理
文書の種類や部門等で階層化されたフォルダで、エクスプローラーのように文書を分類管理できます。
フォルダツリーを常時表示しているので閲覧する文書の種類をすぐに切り替えられます。
楽々Document Plus上での「文書」の考え方
文書ごとに、タイトルや登録日時など、関連する情報を必須項目・任意項目(=属性情報)としてファイルに紐づけて保管できます。
複数のファイルを1つの文書に添付できるので、関連するファイルをひとまとめにできます。なお、ファイルなしで、属性情報の入力内容のみでの文書登録もできます。
楽々Document Plusにおける文書の考え方

トップ画面からさまざまな文書にアクセス

楽々Document Plusの画面構成は、いつでも選べるメニューを上部に配置し、閲覧する文書の種類をすぐに切り替えられるフォルダツリーを左側に配置します。
ログインすると、管理者から情報を発信する「お知らせ」や「文書リンク集」のほか、全利用者の「アクセスランキング」や、自分が「最近見た文書」などが表示されトップ画面からさまざまな情報にアクセスできます。

文書の登録単位のイメージ図

1自分が承認すべき文書を件数表示

自分が承認すべき文書の件数が表示されるので承認漏れを防げます。

2トップ画面から全文検索

検索対象フォルダを選択しなくても、文書の属性情報、ファイル名、ファイルの内容をトップ画面から全文検索できます。

3よく閲覧する文書をお気に入り

  • ・利用者ごとによく閲覧する文書やフォルダを「お気に入り」として登録できます。
  • ・お気に入り登録した文書が改訂された際や、フォルダに新着文書が追加された際にはアイコンでお知らせします。

4フォルダ名検索

フォルダ階層を辿らなくても閲覧したいフォルダを見つけられます。

5必要な文書を気づかせ表示

  • ・全利用者の「アクセスランキング」や、自分が「最近見た文書」を一覧表示します。
  • ・ニーズの高い文書はトップ画面に表示されるので、自分から文書を探さなくても受動的に情報を得られます。

全文検索とビューワ

文書属性を指定して検索する「属性検索」と、文書の添付ファイルの内容も検索対象とできる「全文検索」が可能です。

<全文検索>
  • ・多様なデータ形式の文書を高速全文検索できます。
    ※オプション機能を利用すれば、CADデータの全文検索も可能です。
  • ・完全一致検索に加え、高精度のあいまい検索で検索もれがありません。
  • ・全文検索と属性項目を組み合せた複合条件での検索が可能です。
  • ・ページ単位検索により、ページ数の多い文書でも該当箇所の特定が容易です。
  • ・サムネイル表示で、欲しい文書を一目で探せます。
  • ・参照権限のない文書は検索結果に表示しません。
  • ・全文検索用の辞書メンテナンスが不要です。
  • ・更新(登録/更新/削除)された文書をリアルタイムに検索可能です。
<ビューワ>
  • ・高速ビューワで、ヒットしたページを見たいページや見たい部分だけピンポイントに表示できます。
  • ・文書を作成したアプリケーションがインストールされている必要がありません。
  • ・ヒットした文字列はハイライト表示されます。

フォルダツリーと文書表示

画面左部にフォルダツリーを表示。フォルダ移動も簡単で、検索時のフォルダ指定も容易です。
利用者ごとに、よく閲覧するフォルダや文書を「お気に入り」として登録できます。
利用者ごとに最近閲覧したフォルダ/文書/添付ファイルの履歴を一覧で表示します。

<応用>
  • ・フォルダ内の文書を任意の項目でグルーピング(カテゴリ分け)し、グルーピング単位での件数や合計値の表示ができます。

簡単登録/登録自動化

簡単登録のイメージ図

添付ファイルをドラッグ&ドロップで簡単登録でき、属性を指定しての詳細登録も可能です。
大量の文書はCSVファイルを利用して一括で登録できます。
フォルダごとに登録フォームを簡単作成できます。

<応用>
  • ・複合機などのスキャナ機能によって電子化(PDF/TIFF化)されたファイルを自動登録できます。登録されたファイルはOCR処理され、全文検索の対象となるので、紙文書等の情報を効率的に活用・再利用できます。
  • ・楽々Document Plusへメールを送信することで、「件名」、「内容」、「添付ファイル」を一つの文書として登録できます。メールの本文はもちろん添付ファイルも検索でき、メールによる日々の報告を管理し、貴重な情報資産として蓄積、活用できます。

セキュリティ

組織や役職に応じて様々な権限を設定することで、厳密なアクセス管理を実現できます。
文書の種類に応じて閲覧・編集の権限が設定できます。
厳格な管理が必要な機密文書や自由に閲覧できる文書が混在した環境下でも、的確なレベルで運用できます。

<応用>
  • ・添付ファイルのダウンロード禁止、PDF/ビューワからの印刷禁止により、情報漏洩リスクを最小化できます。

お気軽にお問い合わせください

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ワークフロー

フォルダごとに、登録時に承認ワークフローを使用するかどうか設定できます。
参照ウィンドウによる選択型の入力項目や「査閲」「決裁」「回覧」といったワークフローの決裁ルートの定義をフォルダ共通で利用できます。
文書の登録/変更/参照/廃棄に関する権限を設定可能です。
並列/結合、否認/差し戻しなど、フレキシブルで簡単に経路を設定できます。
承認状況は画面上で照会でき、承認・否認時にはメールで通知します。

フレキシブル経路のイメージ図

版管理・履歴管理

版管理ができるので、ユーザは最新版の文書を効率的に参照できます。
もちろん必要に応じて、旧版文書の参照も可能です。
いつ誰がどこでどんな操作をしたか全て記録を残すことができますので、内部統制の対応にもなります。
文書や文書に添付されたファイルを閲覧した「ユーザ」と「日時」を一覧表示できます。

<応用>
  • ・ユーザは文書や添付ファイルを以前に開いたことがあるかどうか確認できます。

文書のアーカイブ機能

登録から一定期間を経過した文書をアーカイブとして、HTMLファイルに出力・保管する機能です。大量の過去文書をシステムから退避させることで、ディスクの削減やレスポンス改善が期待できます。

楽々Document Plusで管理する文書を HTMLファイルで出力することができます。
HTMLファイルを出力する際に、同時に文書の削除もできます。

多言語対応

システムが出力するメッセージやタイトル、ボタンの表示を日本語/英語/中国語(簡体字)に切り替えることができます。
ユーザ情報やフォルダ情報などお客様が登録される情報も日本語/英語/中国語(簡体字)それぞれの表示名を登録できます。

タブレット対応

タブレット端末(iPad、Android)からの文書の閲覧と承認作業をサポートしています。
指を使ったタッチ操作が必要なタブレットからでも操作しやすい画面デザインです。

操作しやすい画面デザインのイメージ図

グループウェアとシームレスな連携

すでにご利用中の他社製グループウェア画面に、楽々Document Plusの情報画面(ガジェット)を埋め込むことで、ワークフロー文書の件数などを容易に確認することができます。さらに、文書件数のリンクをクリックして、承認待ち文書一覧などの楽々Document Plus画面を表示させることが可能です。
連携の際には、シングルサインオン(SAML認証)を利用することで、ログイン作業を不要としグループウェアと楽々Document Plusとのシームレスな操作性を実現します。

簡易なデータ移行

既存システムから楽々Document Plusにスムーズに移行して頂けるよう、以下の機能をご提供しています。

ユーザー/グループ/所属の情報を一括で登録できます。
文書を登録するためのフォルダツリーを一括で簡単に作成します。
指定形式のCSVファイルを作成することで、既存システムやファイルサーバにある大量の文書を一括で移行できます。

e文書法への対応

国税関係書類のスキャナ保存にもご活用頂ける様々な機能をご提供しています。

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