タイムスタンプと一括検証機能で解決できること

手間なく確実に電子帳簿保存法に対応

企業が電子帳簿保存法を適用するにあたって、さまざまなハードルが存在します。その中でも、紙文書のスキャナ保存や、過去の書類の検索環境の整備など、手間がかかる作業が多くあります。

楽々Document Plusはそのような手間を軽減する機能を搭載しています。電子データの改ざん防止のために必要とされるタイムスタンプの付与(※)や、画像ファイルのPDF化をスムーズに行えるので、電子帳簿保存法のスキャナ保存にも簡単に対応できます。また、一括検証機能(※)で文書の改ざんをまとめてチェックすることも可能です。

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証(JIIMA認証)を取得しているため、安心してご利用いただけます。

      ※クラウド版ではご利用いただけません。クラウド版ではタイムスタンプ付与無しに電帳法に対応できます。

タイムスタンプ機能の使い方

電子帳簿保存法における電子データ保存で必要なタイムスタンプ機能を備えています。使い方を詳しく紹介します。

PDFファイルにタイムスタンプを付与

電子データの改ざん防止のためにタイムスタンプを付与して保管する必要があります。楽々Document Plusでは、PDFファイルにタイムスタンプを付与して、国税関係書類のスキャナ保存ができます(*1)(*2)。

タイムスタンプ付与のイメージ

また、楽々Document Plusの画面上からタイムスタンプ付PDFファイルのダウンロード、タイムスタンプ付与の状況確認が行えます。電子取引要件については、タイムスタンプの付与が不要な「訂正削除の履歴を記録するシステム」としてJIIMA認証を取得していますが、タイムスタンプを付与して保存することも可能です。

タイムスタンプ付与状況のイメージ

画像ファイルもPDFに自動変換して保管可能

スマホやタブレットなどで撮影した画像ファイル(png、 jpg、 jpeg、 gif、 bmp)を自動でPDFに変換して保管することも可能です。紙で授受した領収書なども、わざわざ出社してスキャニングする必要はありません。在宅ワーク中や外出先から領収書などをスマホで撮影し、そのまま楽々Document Plusに登録することで電帳法のスキャナ保存要件に対応できます。

タイムスタンプ付与状況のイメージ

また、画像からPDFに変換した後は、ビューワから画素数情報を確認できます。電帳法の要件を満たす解像度になっているか、簡単に確認できます。なお、要件を満たさない場合は、下図のように赤字で表示します。

画素数情報をビューワから確認

一括検証機能の使い方

登録した文書を検索する際には、登録日や文書番号、作成者などの要件から検索可能です。抽出された検査対象のファイルに対し、改ざんの有無を一括検証することもできます(*1)。

ファイル一括検証のイメージ
*1 タイムスタンプと一括検証はセットオプションとなります。クラウド版ではご利用いただけません。 *2 タイムスタンプ付与には、アマノセキュアジャパン株式会社が提供するe-timingの契約・費用が別途必要です。

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