社内規程の管理・周知における課題

どの会社にも存在する社内規程集。しかし、上手く活用できていないという組織もあるのではないでしょうか。社内規程の管理や周知に関しては下記のような課題があります。

  • 社員が社内規程集の保管場所を把握していない
  • 最新版と旧版が混在し、どれを見ればいいのかわからない
  • 最新版しか管理しておらず、過去の規程が見れない
  • 新しい規程や既存規程の改訂時に公開作業に手間がかかる
  • 新たな規程ができたときに周知徹底できていない

社内規程には、情報セキュリティーポリシー、コンプライアンスマニュアル、危機管理マニュアルなど、さまざまな重要な情報が含まれます。これらを社員へ周知徹底することは、重要な経営課題のひとつに位置づけられています。

社内規程の管理・周知における課題

社内規程の管理・周知のポイント

社内規程を周知徹底し、効果的に活用するためには、以下のようなポイントを抑えましょう。

全社員がいつでもアクセスできる場所に保管

社内規程は、仕事をスムーズに回すためのルールとなるため、全社員にしっかりと周知し、その内容を把握してもらう必要があります。そのため、完成した社内規程は、社員がいつでも閲覧できる場所に保管しましょう。また、改訂する際には、常に社員が最新版を閲覧できるようにしましょう。

定期的な見直しで業務の実態に即した規程にする

社内規程の内容は、社内の働き方や法律、時代の変化に合わせて、変更していく必要があります。たとえば近年では、テレワークに関する規程や副業に関する規程など、時代に合わせて新たに必要な社内規程が出てきました。

定期的に規程を見直して、その時の会社のあり方に即した内容にしていく必要があります。そして、規程を変更する時は、その都度社内に周知し、内容を把握してもらわなければなりません。

楽々Document Plusは社内規程管理・周知の課題解決に貢献します

楽々Document Plusに社内規程を登録することで、社員は簡単に規程集にアクセスできるようになります。また、改訂時の周知も効率的に行えます。

楽々Document Plusに社内規程を登録することで、社員は簡単に規程集にアクセスできるようになる

誰でも簡単に検索・閲覧できる

楽々Document Plusには全文検索やあいまい検索に対応した高性能な検索機能が備わっています。規程の内容をよく知らない社員でも、簡単に目的の規程を見つけ出すことができます。また、楽々Document Plusへ登録された文書は専用のビューワで確認できるため、楽々Document Plus上ですぐに内容を閲覧できます。

たとえば、「フレックス」で検索すると、下記のように規程を確認できます。

「フレックス」で検索したときの表示
全文検索とビューワ機能を見る

承認機能で改訂をミスなく実施

ワークフロー機能を使用することで、決められた経路に沿って文書の承認を依頼できます。社内規程の改訂をする際にも、責任者や法務部など、必要な相手の承認を受けてから公開することが可能です。また、いつ、誰が承認したのかといった記録を残すこともできるので、トラブルの防止につながります。

ワークフロー機能を見る

旧版と新版の違いが一目でわかる

版管理機能によって、改訂前の社内規程を履歴として保持できます。新旧の文書は「新旧比較ボタン」をクリックするだけで簡単に楽々Document Plus上で比較できます。変更箇所を色分けして表示するので、内容の変更点をピンポイントに確認できます。変更漏れがないか、変更内容に相違がないかをスピーディに確認できるので、承認作業の際にも活用できます。

版管理機能で社内規程の履歴を比較

改訂時の周知もマウス操作で簡単にで設定可能

重要な改訂があった際には、全員にメールで通知することができます。承認を経て、改訂後の社内規程を公開するタイミングでは、承認ワークフローに関わった申請者・承認者・決裁者へ発行通知のメールが自動送信されます。合わせて発行後に通知先を設定しておけば、全社員へ通知することもできます。

実際の活用事例

実際に楽々Document Plusを活用いただいているお客さま向けに、当社がこれまでの商談で提案した事例をフォルダやフォームの例とともに一部紹介しています。具体的なフォルダの構成や、入力フォームの内容を知りたい方はぜひご覧ください。

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