ペーパーレス化の課題

長年にわたって紙で文書を保存してきた企業でも、DXや働き方改革の一貫としてペーパーレス化を図ることが増えてきました。膨大な量の文書を紙のまま運用すると、文書探しと管理にコストがかかったり、改訂ミスや紛失などが起こりやすくなったりします。しかし、いざ文書を電子化しようとしても、下記のような課題にぶつかりがちです。

  • 書類を一つひとつスキャンして登録するのが大変
  • 書類の中身を確認して種別を分ける時間がない
  • 検索・活用するために台帳を作成する負担が大きい
  • 人によってファイル名やフォルダ名のルールがバラバラ

このような課題を解決するためにはただ文書を電子化するだけではなく、その後の運用まで見通した管理が必要です。

ペーパーレス化個別ルールは煩雑となる

ペーパーレス化のポイント

紙文書をただ電子化するだけでは、ペーパーレス化は達成できません。文書といっても、さまざまな種類があり、種類ごとに性質や用途が異なります。文書を電子化し、紙で管理していたときよりもうまく管理・活用していくペーパーレス化のためには、下記のような点に気を付ける必要があります。

書類の種類を整理しながら電子化する

すべての文書を一つのフォルダにまとめて入れてしまうと、閲覧性が悪くなってしまいます。電子化したファイルをうまく活用するには、種類ごとに区別し、管理・保管することが重要です。そのためには、事前にファイルの中身を確認して文書の種類を判断し、保存先フォルダを選定しなければいけません。ただし、社内に大量の紙文書がある場合は、すべての書類を整理するまでに膨大な時間がかかってしまう可能性もあります。

検索・活用しやすいファイル名や台帳の用意

紙文書をただ電子化しただけでは検索できず、うまく活用できません。ファイルごとに適した名前を付けたり、ファイルの中身に合わせて台帳を用意することで、欲しいファイルを見つけやすくなります。ただし、ファイル名の変更や台帳の用意の際も、文書量によっては膨大な時間がかかってしまうため、文書管理のツールを使うなどの工夫が必要です。

ファイルやフォルダの管理ルールを決める

ファイルサーバなどの共有フォルダに文書を保管すると、誰でも自由にフォルダを増やせるので、管理が煩雑になってしまうリスクがあります。そのため、ファイルのネーミングルールやフォルダの作成ルールなど、電子化時にルールを定めて運用するのがオススメです。管理ルールがあいまいになると、せっかく共有フォルダに入れても情報が属人化してしまい、社内での共有・活用に役立ちません。

楽々Document Plusはペーパーレス化の課題解決に貢献します

楽々Document Plusは、電子化した文書を使って「情報の仕分けと仕組みづくり」ができる、ペーパーレス化に最適なシステムです。紙文書の電子化と文書管理を同時に実現します。

電子化前に書類の種類を整理する必要なし

複数種類の書類をまとめてスキャンし、ファイルサーバの指定箇所へ保存するだけで、楽々Document Plusへ自動的に登録できます。AI-OCR製品やQRコードを利用し、スキャンしたファイルに記載されている情報から、登録先フォルダを自動で振り分けます。また、複合機から電子化されたファイルに限らず、ファイルサーバ内のファイル群を自動で振り分けて登録することも可能です。スキャンする文書の種類や保存場所をいちいち確認する必要がないため、登録作業の省力化に大きく貢献できます。

簡単登録/自動登録機能を見る

検索に必要な情報を書面から抽出して自動登録

非定型帳票や手書きなどの書類を登録する場合、書類の情報をAI-OCR製品で抽出し、文書の属性項目として自動登録できます。煩わしい登録作業を行うことなく、自動登録で台帳管理ができ、属性項目での絞り込み検索も可能になります。

また、契約書など期限付きの文書は、期限日も自動で抽出。期限が近づくとシステムから担当者へ自動でメール通知する期限管理機能も活用できます。

利用シーン・契約書管理を見る

OCR化で紙文書も全文検索の対象に

楽々Document Plusは全文検索やあいまい検索に対応した、高性能の検索エンジンを搭載しています。複合機でスキャンしたファイルは、楽々Document Plusへ登録するとOCR処理され、ファイルの中まで全文検索できるようになります。OCRのテキスト誤認識や表記ゆれがあっても、あいまい検索で柔軟に検索できます。

全文検索とビューワを見る

フォルダ管理権限によるルールの徹底

楽々Document Plusでは、エクスプローラー風の階層構造のフォルダで分類し、効率よく文書が管理できます。ファイルサーバとは違い、フォルダを作成できるのは管理権限のあるユーザのみなので、フォルダが勝手に増えていくことはありません。また、管理者が文書に必要な情報を入力する属性項目をフォルダごとに決められるので、利用者はルールに沿った文書管理を行えます。

フォルダツリーと文書表示を見る

常に最新版の文書を表示

版管理機能により、文書を更新する際は改訂ボタンをクリックするだけで文書の旧版と最新版を同時に管理できます。文書一覧や、検索結果には常に最新版の文書が表示されるので、まちがえて旧版の文書を利用することはありません。

また旧版文書の参照も可能です。楽々Document Plusに登録された文書は、システム上ではファイルの編集ができません。最新版・旧版共に、改ざんのない原本を確認できます。

ワークフロー機能で文書の承認や周知を簡単に

楽々Document Plusにはワークフロー機能が標準搭載されています。文書の登録時に承認・保管までをワンストップで行えます。また、改訂時にも同様に、承認ワークフローを回すことができます。文書ごとにワークフローの作業履歴が紐づき、登録した文書が承認を得た正式な文書であることを担保できます。

紙の書類では把握しづらかったワークフローの進捗状況を可視化できるので、承認作業の停滞を減らせます。また、承認以外にも、ワークフロー機能で回覧や周知の徹底も可能です。

ワークフロー機能を見る
導入後の見える化イメージ図

実際の活用事例

実際に楽々Document Plusを活用いただいているお客さま向けに、当社がこれまでの商談で提案した事例をフォルダやフォームの例とともに一部紹介しています。具体的なフォルダの構成や、入力フォームの内容を知りたい方はぜひご覧ください。

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