研究報告書の管理・活用における課題

研究開発の場では、類似研究の調査など、他のメンバーの研究成果を参照するシーンによく遭遇します。しかし、その管理や活用において下記のような課題を抱えている組織も多いのではないでしょうか。

  • 共有のファイルサーバが整備されておらず、必要な書類を見つけにくい
  • 報告書のページ数が多く、欲しい情報かどうか見定めるのに時間がかかる
  • 機密性の高い情報にもかかわらず、セキュリティ対策に不安がある

これらの課題を解決し、研究の成果をよりわかりやすく共有できたら、新しい研究にも役立つはずです。

導入前のイメージ

研究報告書の管理・活用のポイント

使いやすく、また安全に研究報告書を管理するためには以下のようなポイントを抑える必要があります。

報告書の属性や内容で見つけやすいように分類する

膨大な報告書の中から必要なものを見つけるのには時間がかかります。少しでも効率的に研究開発を進めるために、研究報告書は誰が見ても見つけやすいように保管します。たとえば、研究の分類、研究の実施者などの項目でフォルダを分けるなどの工夫ができるでしょう。また、報告書の概要をまとめて、検索時に見れるようにしておくのもオススメです。

閲覧・編集権限を厳格に管理する

機密情報を含む研究報告書を扱う際には、閲覧・編集権限の厳格な管理も必要です。外部への持ち出しに制限をかけたり、報告書ごとに閲覧権限を設定できるようにするとよいでしょう。同じ報告書でも、部署やユーザごとに付与したい権限が異なる場合もあるため、柔軟に閲覧・編集権限が設定できるようにしておくのがオススメです。

楽々Document Plusは研究報告書の管理・活用の課題解決に貢献します

楽々Document Plusなら、膨大なページの研究報告書でも簡単に管理・活用ができます。

導入後の報告書登録のイメージ

報告書の格納場所がわからなくても検索可能

高性能な検索機能を備えているため、格納場所のわからないファイルでもすぐに見つけ出せます。ファイルの文章すべてを対象とした全文検索と、分類や研究テーマなどの属性情報からの検索、両方とも可能です。また、表記ゆれがあっても検索可能なあいまい検索機能も標準装備しているので、検索漏れなく、欲しい報告書へたどり着けます。

全文検索とビューワを見る

見たいページや情報をピンポイントで表示

検索結果画面のサマリ表示では、一目で文書の内容がわかるサムネイル画像が表示されます。また、そのサムネイルをクリックすると高速でビューワが起動し、見たいページや見たい部分だけをピンポイントで表示できます。検索にヒットした箇所はハイライト表示されるので、目的の文書かどうかの確認に役立ちます。

文書ごとに閲覧・編集権限を管理できる

文書ごとに秘密保護レベルに応じて閲覧・編集権限のフィルタリングが可能です。たとえば極秘レベルの文書は知的財産部だけが閲覧可能、普通レベルの文書は全社員が閲覧可能などといった調節ができます。厳格な管理が必要な機密文書や自由に閲覧できる文書が混在した環境下でも、柔軟に運用可能です。

セキュリティを見る

実際の活用事例

実際に楽々Document Plusを活用いただいているお客さま向けに、当社がこれまでの商談で提案した事例をフォルダやフォームの例とともに一部紹介しています。具体的なフォルダの構成や、入力フォームの内容を知りたい方はぜひご覧ください。

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