ビジネス文書の保管・活用における課題

社内では、業務の中でさまざまな文書が作られます。しかし、それらの保管・活用において下記のような課題を抱えている方は多いのではないでしょうか。

  • 電子データがいろいろな場所に保存されており、見つけにくい
  • 電子データの中身を確認するのに、つどアプリを立ち上げるのが手間
  • 同じようなファイルが数多く存在する
  • ファイルやフォルダの変更が周知されていない
  • セキュリティ面でデータの保管方法に不安がある

このような状況では文書を探す度に時間がかかり、業務の効率を落とす一因になりかねません。

導入前は増え続ける文書ファイルの管理・保護ができていない

ビジネス文書の保管・活用のポイント

社内の文書を適切に管理するためには、以下のような観点からルールを設定するのがオススメです。

探しやすいように属性分けする

検索性を高め、欲しい文書がすぐに見つかるようにすることは、文書管理の大切なポイントです。文書を探しやすくするためには、ファイル名だけではなく、さまざまな切り口から属性分けをして管理するのがオススメです。たとえば文書の分類、文書番号、作成者、作成日時などがこれに該当します。文書を使う人が、どんな風に文書を検索するのかイメージしながら属性分けができるとよいでしょう。

承認フローを組んで不適切な改訂を防ぐ

社内で扱う文書の中には、責任者や技術者の確認が必要なものも出てくるでしょう。認識のずれや大きなミスを防ぐため、承認のワークフローを組み、関係者の承認を経てから文書を保管するのがオススメです。また、業務の中で文書の改訂が必要になった場合にも同様に、関係者に確認を取ります。事前にワークフローを確立させておけば、スムーズに承認を得られます。

楽々Document Plusはビジネス文書の保管・活用の課題解決に貢献します

楽々Document Plusには、社内の文書を効率的に管理するための機能が揃っています。

全文検索ですぐにほしい文書が見つかる

楽々Document PlusではWordやExcelなどのファイルに加え、紙文書までOCR処理して電子ファイルとして登録可能です。さまざまな属性情報を付与して登録できること、全文検索・あいまい検索が可能なことで、必要な文書を探し出しやすくなります。また、検索結果の一覧画面で文書の中身を確認できるビューワ機能も備わっています。

検索結果の一覧画面で文書の中身を確認できるビューワ機能

電子承認と版管理の機能でミスを防止

電子承認の機能を標準搭載しています。文書の改訂時や新規登録時などに、ペーパーレスで登録・承認・公開のワークフローを回すことができます。承認の記録を残すことも可能です。

また、版管理機能で改訂前の文書を履歴として保持できます。楽々Document Plusに登録されている文書は、Webアクセスで公開しているため、元ファイルの編集はできません。旧版・最新版ともに確実に原本を保管したいときにもオススメです。

文書の登録/変更/参照/廃棄に関する権限を設定可能

文書の改訂時には自動で関係者にメール通知

重要な改訂があった際には、関係者全員にメールで通知することができます。わざわざメールなどを書くことなく、楽々Document Plus上の設定で、メールの自動送信が可能です。また、関係者が改訂した文書を確認した記録を残したい場合は、回覧機能を活用して、確認状況を把握することもできます。

コメント機能で社員とメモを共有できる

社員は、公開された文書にコメント投稿できます。文書改訂を要しない些細な変更や補足などをコメントし、社内で共有できます。また、それ以外にも社内で共有された情報に関係者がコメントを寄せ合うなどさまざまな用途で利用できます。

コメント機能で社員とメモを共有できる

ファイルサーバーのファイルもシームレスに閲覧可能

ファイルサーバの一部を楽々Document Plusに公開フォルダとして設定することが可能です。設定したファイルサーバのファイルも、楽々Document Plusからシームレスに閲覧・検索できます。また、ファイルサーバから見つけ出したファイルのうち、版管理や承認ワークフローなどの機能を利用して厳格に管理したいものは、閲覧・検索画面から簡単に楽々Document Plusに登録できます。

ファイルサーバーのファイルもシームレスに閲覧可能

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