ISO文書管理
ISO9000/14000に基づいた文書管理を行うために必要な機能が揃っています。
| ISO文書管理のポイント | 楽々Document Plusの機能 |
|---|---|
| 原本管理がされているか？ | 作成した文書の元ファイル（Word,Excel等）および配付用のPDFファイルを電子データとして保管します。 |
| 最新版が管理されているか？ | 版管理機能により、ユーザは常に最新版を閲覧することができます。また、改訂前の旧版文書を保管・参照することも可能です。4月1日などの節目を公開日指定すると、自動で文書を一斉公開したり、関連する複数の文書を一斉改訂できます。また、改訂された文書は公開と同時に旧版となるので、最新版と旧版の混在を防止できます。 |
| 定められた承認者によって 承認されているか？ |
ワークフロー機能により、定められた経路で電子承認を行います。また、いつ・誰が承認したのかという記録も確認できます。 |
| 関係者にきちんと 配付されているか？ |
ワークフロー機能で配付先を設定することで、関係部署・担当者に配付することができます。 |
| 定期的に見直しが なされているか？ |
設定したルールに基づき、定期的な見直し実施の通知を管理者に行います。また、見直し作業の結果も記録できます。 |
| 記録はすぐに取り出せる ようになっているか？ |
文書種別ごとのフォルダや属性（文書番号、文書名など）によって、文書を明確に管理できます。また、高性能の検索エンジンを搭載しているので、調べたい内容を簡単に探し出すことができます。 |
| セキュリティが 確保されているか？ |
部署や役職、ユーザに応じ閲覧や編集などの権限設定により、「不必要な文書は閲覧・操作させない」ことができます。 |
表紙付きPDFファイルのダウンロード
楽々Document Plusに登録された文書を紙で配付する場合、文書の属性情報と承認履歴を表紙とし、添付ファイルと連結したPDFファイルをダウンロードできます。PDFファイルをダウンロードする際には、複数の添付ファイルに開始、終了ページを指定してPDFファイルを作成することも可能です。
これにより、文書の属性情報・承認履歴・添付ファイルの必要な情報を1つにまとめたPDFファイルをそのまま印刷し、紙で配付することが容易にできます。
