のメニューISO文書管理
ISO9001/14001に基づいた文書管理を行うために必要な機能が揃っています。
ISO文書管理の要求事項のポイントと対応する機能をご紹介します。
原本管理がされているか？
最新版が管理されているか？
定められた承認者によって承認されているか？
関係者にきちんと配付されているか？
定期的に見直しがなされているか？
記録はすぐに取り出せるようになっているか？
セキュリティが確保されているか？楽々Document Plusで行うISO文書管理の全体イメージ
担当者がISO文書の登録や改訂を行い、承認されたものが最新版として公開されます。公開後は関係部署へ自動配付できるため、最新版への差替え作業は不要です。そして、見直し時期になると自動通知され、必要に応じて改訂を行うというサイクルをシステム上で一貫して行えます。
登録するだけで「原本管理」
Point1原本管理がされているか？
登録した文書の元ファイル（Word,Excel等）および配付用のPDFファイルを電子データとして保管します。
差替えの手間ナシ「版管理」
Point2最新版が管理されているか？
版管理機能により、ユーザは常に最新版を閲覧することができます。また、改訂前の旧版文書を保管・参照することも可能です。
4月1日などの節目を公開日として指定すると、自動で文書を一斉公開したり、関連する複数の文書を一斉改訂できます。改訂された文書は公開と同時に旧版となるので、最新版と旧版の混在を防止でき、差替え作業の手間もありません。
柔軟なワークフローで「承認＆配付」
Point3定められた承認者によって承認されているか？
Point4関係者にきちんと配付されているか？
ワークフロー機能により、定められた経路で電子承認を行います。配付先を設定することで、関係部署・担当者に自動配付することもできます。また、いつ・誰が承認したのかという記録も確認でき、受領状況も一目で分かります。
見直しタイミングや記録も管理「定期見直し」
Point5定期的に見直しがなされているか？
設定したルールに基づき、定期的な見直し実施を管理者に自動通知します。また、見直し作業の記録も行えるため、担当者の割り当てから進捗確認まで一元管理が可能です。
必要な時に、必要な場所でサクッと「検索」
Point6記録はすぐに取り出せるようになっているか？
文書種別ごとのフォルダや属性（文書番号、文書名など）によって、文書を明確に管理できます。また、高性能の検索エンジンを搭載しているので、調べたい内容を瞬時に探し出すことができます。
不要な操作はさせない「セキュリティ」制御
Point7セキュリティが確保されているか？
フォルダ単位で部署や役職、ユーザに応じたアクセス権限を細かく設定できます。文書を登録・改訂できるのはISO事務局のメンバーのみ、その他のユーザは閲覧のみなどとすることで、文書の改ざん・不正利用のリスクを抑えます。
表紙付きPDFファイルのダウンロード
楽々Document Plusに登録された文書を紙で配付する場合、文書の属性情報と承認履歴を表紙とし、添付ファイルと連結したPDFファイルをダウンロードできます。PDFファイルをダウンロードする際には、複数の添付ファイルに開始、終了ページを指定してPDFファイルを作成することも可能です。
これにより、文書の属性情報・承認履歴・添付ファイルの必要な情報を1つにまとめたPDFファイルをそのまま印刷し、紙で配付することが容易にできます。
あわせて読みたい資料
ISO文書管理に関するお役立ち資料や事例カタログをダウンロードいただけます。
社内共有や情報収集にご活用ください。
