全文検索とビューワ

多くの企業が抱える文書管理の課題は、「ファイル名の不統一」「フォルダ階層の複雑化」「ファイル内テキスト（全文）が検索できない」ことによる情報の埋没です。
これらにより、必要な書類の特定に多大な時間が費やされています。
楽々Document Plusは、強力な高速全文検索エンジンと、ファイル名に頼らない属性（メタデータ）検索を組み合わせることで、膨大なデータの中から目的の情報を即座に抽出。記憶が曖昧な状態でもヒットさせる「あいまい検索」により、目的の文書を漏れなく検索でき、情報探しのロスタイムを最小化します。

検索機能の使い方

楽々Document Plusでの基本的な検索の仕方や、特徴的な検索項目を紹介します。

1. 検索条件を入力

   検索条件の入力画面にて、文書の絞り込みをします。完全一致検索とあいまい検索から、検索方法を選ぶことができます。また、「ファイル種別」「文書番号」「作成者」などで絞り込みが可能です。

   

2. 検索結果が表示される

   検索結果は、検索条件にヒットした箇所を表示する「サマリ表示」と、ヒットした文書をすべて表示する「一覧表示」があります。「一覧表示」からは、文書一覧をExcelファイルとしてダウンロードできます。

   

3. ビューワで中身を確認

   検索結果のうち「サマリ画面」からは、文書のサムネイルをクリックし、ビューワを起動させられます。各文書のページを開く前に、一覧ページで文書の中身を大まかに確認することが可能です。また、元々の文書が作成されたアプリケーションを開いて確認することも可能です。

   

便利な検索方法と検索結果画面

ファイル名が不明でも中身で探せる「高速全文検索」

楽々Document Plusでは、登録されている文書の添付ファイルの中身まで横断的に検索できます。ファイル名や作成者がわからない時でも、文書に記載のキーワードなどをもとに検索できるので、素早く文書を見つけ出せます。また、半角全角や大文字小文字の区別なく検索でき、Word、Excel、PPT、PDFなど異なるファイル形式でも横断検索可能なため、だれでも簡単に目的の文書へたどり着けます。
全文検索機能は、当社の検索システム「QuickSolution」の機能と同様のものを搭載しています。

表記揺れやOCR誤認識があっても検索できる「あいまい検索」

スペルミスや短縮表現があっても検索できる「あいまい検索」が可能です。紙書類を電子化したファイルで、OCRで誤認識した文字があっても、「あいまい検索」の活用によって検索にヒットさせられます。また、表記揺れ(中黒の有無、“ー”の有無)も吸収して検索できるため、目的の情報を漏れなく探し出せます。

AI-OCRで手書き文字も検索可能（オプション）

AI-OCRにより、手書き文字の情報をテキストデータとして検索できるため、古い契約書・図面・ノウハウなど、社内に眠っているアナログ情報もデジタル資産として活用できます。

用途に合わせて2つの検索結果画面を使い分け

検索結果は、サムネイル付きでファイルの中身が一目でわかる「サマリ表示」と、各文書の属性情報が確認しやすい「一覧表示」を自由に切り替えて表示できます。

サマリ表示では、検索にヒットした添付ファイルのページ番号や、ヒットした文字列を表示します。閲覧回数や発行日を考慮して、文書の表示順を変更。ヒットした文書の一覧をフォルダ順、スコア(類似度)順などで並べ替えできます。

一覧表示では、文書番号やタイトルなどを端的に表示します。たとえば、あるキーワードを含む契約書を一覧表示形式でExcelファイルに出力し、そのまま台帳として関係部門にメール添付するといった二次利用が可能です。

高速ビューワで内容がすぐ確認できる

検索後には、ビューワが瞬時に起動し、検索でヒットしたページを表示します。ヒットした箇所はハイライト表示されるので、目的の文書かどうかの確認に役立ちます。

ビューワには個人用や共有用の付箋を貼り付けることも可能です。たとえば、コールセンター業務でよく使うマニュアルのビューワにメモをしたい時などに便利な機能です。

ビューワは拡大縮小、回転など自在に表示サイズを調整でき、スクロール操作で次のページを簡単に表示できます。拡大表示しても、図表や細かい文字もつぶれずに表示可能です。また、オプション機能を利用すれば、CADデータのビューワ表示も可能です。