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契約書管理

契約書をしっかり管理・活用できていますか?

契約書管理において、Excelファイルなどで台帳を作成して期限管理をしている場合は、契約書の保管とは別に台帳への書き込み作業が必要であったり、期限の確認・通知漏れや、更新漏れなどさまざまなリスクと課題があります。
契約書など期限付きの文書を管理するにあたり、期限が近づくとメールで自動通知する機能や期限までに対象文書の更新(改訂)や削除(廃棄)などの処理を促す機能が必要になります。
楽々Document Plusは、契約書管理システムとして欠かせない期限管理などの便利な機能を数多くご用意しています。

契約書の更新管理

期限管理

楽々Document Plusは、期限が近づくとシステムから自動的に関係者にメールで通知する機能が標準搭載されています。
この機能は、契約書管理など期限のある文書を管理する際にご活用いただけます。文書を登録する際に、入力した期限日をもとにその何日前に期限通知のメールを送信するかを指定できます。また、通知先には、文書登録者や契約締結時の関係者(文書登録者、承認者、通知先)のほかに、特定のユーザーやグループ(部署)を指定できます。
例えば下図のように、文書に「満了日」という項目を用意し、入力した日付の[30日前]に[契約締結時の関係者]へ期限通知のメールを自動送信するといった設定ができます。期限日が異なるような複数文書の期限管理を漏れなく実施できます。

自動通知設定

楽々Document Plusでは、更新期限を超えても改訂作業をしていない場合、改訂作業を開始するまで契約書管理の担当者へ督促メールを自動送信できます。期限通知済み契約書の状態は「通知済み/督促中/改訂作業中/ワークフロー回付中/改訂完了/期限日経過」の6段階で一覧表示されます。
管理者は、文書の更新漏れや期限日を超過している契約書など、該当する契約書全体の進捗を一目で確認できます。

自動更新

期限を過ぎた文書は、自動的に期限を延長したり廃棄できます。
自動更新の契約書は、期日と更新間隔を設定することで契約更新のたびに新しい期日に自動更新され、毎年や半年単位で繰り返し通知することができます。
また、自動廃棄したい契約書についても同様にして期日を設定することで自動的に廃棄され、文書一覧に表示されないようになります。利用者は廃棄文書を閲覧できませんが、管理者であれば廃棄文書を閲覧できますので、契約書が勝手に削除されるといったことはありません。

複数期限管理

通知対象となる期限日を、ひとつの契約書に対して複数設定できます。例えば、継続や解約を判定するための「更新期限」と「満了日」のように、ひとつの契約書に対して複数の期限を設定できるので、複雑な期限管理にも対応可能です。

古い契約書との変更点比較

契約内容の更新時に新旧契約書を比較でき、変更箇所を色分けして表示するので、見た目で変更点がわかりづらいような契約書であっても、契約内容の変更点をピンポイントに確認できます。
承認者へいちいち変更箇所を伝えなくても文書の新旧比較ボタンをクリックするだけで、変更漏れがないか、また、変更内容に相違がないかをスピーディに確認できるので、承認作業もスピーディに行えます。
この機能は、契約書管理以外に資料やマニュアルの更新の際にも役立ちます。

古い契約書との変更点比較

契約書同士のリンク付け

契約書同士をリンクで関連を付けることができます。例えば、基本契約と個別契約のような上位文書と下位文書を関連付けて相互に参照できます。
文書登録の際に関連する文書を選択すると、関連文書へのリンクが生成されます。生成された関連文書のリンクをクリックすると、別ウィンドウで文書の内容を確認できるので、横断して文書を閲覧できます。また、リンク先の文書にもリンク元の文書が一覧表示されるので、文書の内容を更新する際に関連する文書の更新が必要ないかも一目で確認できます。
このように、紙では実現できない契約書管理システムならではの機能があります。

契約書同士のリンク付け

そのほかにも契約書管理に便利な機能が充実

上記で紹介した機能以外にも、契約書管理システムに不可欠な便利な機能が充実しています。

  • ・紙の契約書をスキャンするだけで指定箇所の情報を抽出して文書の属性へ自動登録できます。
  • 承認のワークフローが標準搭載されているので、正式かつ最新版の契約書を管理できます。
  • ・契約書を登録していくだけで一覧画面で台帳管理ができ、一覧をCSVファイルやExcelファイルでのダウンロードもできます。
  • ・仮想フォルダでフィルタリングして契約が有効な文書のみを絞り込んで表示できます。
  • ・スキャンしたファイルはOCR処理で全文検索できます。
  • 透かし文字の挿入印刷・ダウンロードを禁止して情報漏えい対策ができます。
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