契約書管理

契約書管理は文書管理の一種ですが、契約書ならではの管理が必要になってきます。
管理方法としては、Excel台帳や契約書管理システムを使用する方法が挙げられます。しかし、Excel台帳での場合、低コストですぐにスタートできる一方で検索性やセキュリティ面はもちろん、期限管理や関連する契約書同士の紐づけなど契約書ならではの管理に対応するには課題が残ります。

しまった！　
気づかないうちに契約期限が切れていた

基本契約書に紐づく関連契約書が見つからない…

細やかな権限制御ができないから、不要な契約書も見えてしまう

ヒューマンエラーやセキュリティ面のリスクを減らし、契約書管理の“質”と“効率”を上げるなら断然「契約書管理システム」を使用した管理がおすすめ！
楽々Document Plusなら、契約書ならではの管理に対応できる機能を豊富に取り揃えています。

契約書の作成、審査(リーガルチェック)

• 
• 契約書の作成後は、トラブルを未然に防ぐためにも社内承認やリーガルチェックを行い、契約書の内容に問題がないか確認が必要です。

締結後の更新管理

• 
• 保守契約など継続的な契約の場合には、有効期限が定められています。期限が切れる前に更新や解約の判断を行うため、期限管理は必須です。

契約内容を変更した場合の差分比較

• 
• 契約内容が変更になった場合、変更内容や正しく変更されているかなどの確認をするため、契約書の差分比較が必要なシーンが出てきます。

契約書同士の紐づけの管理

• 
• 契約書には紐づく関連契約書がばらばらに管理されていると、契約内容を把握できないため、契約書同士の紐づきの管理も大切です。

電子契約の管理

• 
• 近年、普及が進んでいる電子契約と書面契約の混在など、さらに管理が複雑化。更なる効率化を目指すには電子契約においても一元的な管理が求められます。

検索性とセキュリティ

• 見たい契約書をすぐに探し出せる検索性や、情報漏えいや改ざんのリスク減には細やかな権限制御は文書管理の大前提となります。

• 
• 

契約書の登録、承認、保管、活用、更新管理、改訂…のサイクルでスマートに契約書管理をスマートに行えます。また、システム上では常に最新版のみ公開するため、ユーザーはどれが最新の契約書かを気にすることなく閲覧や検索ができる点においても負荷を軽減できます。

承認ワークフローや追記の機能を活用することで、楽々Document Plus上で契約締結前に審査担当者が契約内容を審査し、申請者とやり取りすることができます。契約書チェックの過程で発生した指摘事項等は履歴として残ります。また、確認完了後は最終版のみを公開するなど、確認途中の契約書の公開範囲を限定することも可能です。

書面契約だけでなく、電子契約の保管・活用にも対応できます。
電子契約サービスと連携することで、契約書の申請から締結・保管までをシステム上で一貫して管理でき、ペーパーレスな契約締結を実現できます。

デモ動画で確認

実際にどのように連携するのか、デモ動画で解説します。
（本機能の詳細はこちらのページでもご紹介しています。）

期限管理

期限が近づくとシステムから自動的に関係者にメール通知する機能を標準搭載しています。この機能は、契約書管理など期限のある文書を管理する際にご活用いただけます。

通知タイミング

文書登録時に入力した期限日をもとに、何日前に通知するかを指定できます。

通知先

文書登録者や契約締結時の関係者（承認者、通知先）のほか、契約書ごとに特定のユーザーやグループ（部署）を指定できます。

督促メール

期限が過ぎても改訂作業をしていない場合は、改訂作業を開始するまで契約書管理の担当者へ督促メールを自動送信できます。

状態確認

期限通知済み契約書の状態を「通知済み／督促中／改訂作業中／ワークフロー回付中／改訂完了／期限日経過」の6段階で一覧表示します。更新漏れや期限日を超過している契約書など、該当する契約書全体の進捗を一目で確認できます。

例えば、下図のように文書に「満了日」という項目を用意し、入力した日付の［30日前］に［契約締結時の関係者］へ期限通知のメールを自動送信するといった設定ができます。期限日が異なるような複数文書の期限管理を漏れなく実施できます。

楽々Document Plusでは、更新期限を超えても改訂作業をしていない場合、改訂作業を開始するまで契約書管理の担当者へ督促メールを自動送信できます。期限通知済み契約書の状態は「通知済み／督促中／改訂作業中／ワークフロー回付中／改訂完了／期限日経過」の6段階で一覧表示されます。
管理者は、文書の更新漏れや期限日を超過している契約書など、該当する契約書全体の進捗を一目で確認できます。

自動更新

期限を過ぎた文書は、自動的に期限を延長したり廃棄できます。

自動更新

期日と更新間隔を設定することで契約更新のたびに新しい期日に自動更新され、毎年や半年単位で繰り返し通知することができます。

自動廃棄

自動更新と同様にして期日を設定することで、自動的に廃棄され、文書一覧表示されないようになります。廃棄された文書は、管理者であれば閲覧できるため、契約書が勝手に削除されることはありません。

複数期限管理

通知対象となる期限日を、ひとつの契約書に対して複数設定できます。例えば、継続や解約を判定するための「更新期限」と「満了日」のように、ひとつの契約書に対して複数の期限を設定できるので、複雑な期限管理にも対応可能です。

契約内容の更新時に新旧契約書を比較でき、変更箇所を色分けして表示します。

• 契約内容の変更点をピンポイントに確認できます。
• 承認者へいちいち変更箇所を伝えなくても、ワンクリックで変更漏れや変更内容に相違がないかをスピーディに確認でき、承認作業もスピーディに行えます。
• 契約書管理以外に資料やマニュアルの更新の際にも役立ちます。

契約書同士をリンクで関連を付けることができます。例えば、基本契約と個別契約のような上位文書と下位文書を関連付けて相互に参照できます。
文書登録の際に関連する文書を選択すると、関連文書へのリンクが生成されます。生成された関連文書のリンクをクリックすると、別ウィンドウで文書の内容を確認できるので、横断して文書を閲覧できます。また、リンク先の文書にもリンク元の文書が一覧表示されるので、文書の内容を更新する際に関連する文書の更新が必要ないかも一目で確認できます。
このように、紙では実現できない契約書管理システムならではの機能があります。

上記で紹介した機能以外にも、契約書管理システムに不可欠な便利な機能が充実しています。

• 承認のワークフローが標準搭載されているので、正式かつ最新版の契約書を管理できます。
• 契約書を登録していくだけで一覧画面で台帳管理ができ、一覧をCSVファイルやExcelファイルでのダウンロードもできます。
• 仮想フォルダでフィルタリングして契約が有効な文書のみを絞り込んで表示できます。
• スキャンしたファイルはOCR処理で全文検索できます。
• 透かし文字の挿入や印刷・ダウンロードを禁止して情報漏えい対策ができます。

≫契約書管理の基本や適切な管理方法などについてはこちら
楽々Document Plus｜契約書管理とは？