働き方改革

今や一般社会で認知されている「働き方改革」。
働き方改革には「多様な働き方の実現」や「長時間労働の是正」があり、その一環として「テレワーク」や「生産性の向上」に取り組んでいる企業も多いのではないでしょうか。

また、一方で経済産業省が推奨している「DX（デジタルトランスフォーメーション）」。働き方改革とは異なる背景から発生した概念ではありますが、働き方改革実現のためにはペーパーレス化や電子承認などドキュメントDXが不可欠であると考えられます。

楽々Document Plusは文書管理の視点からドキュメントDXの推進をサポートし、働き方改革の実現に貢献します。その第一歩として、まずは現在の働き方を見直してみましょう。

日常業務のなかで、このような働き方をしていませんか。

会議の開催にあたり、資料を参加人数分印刷して配付している

印刷するにも時間と手間がかかります。不注意で情報漏えいのリスクもあります。

書類や図面を書庫へ取りに行ったり、探すことに時間をかけている

探す時間は想像以上に業務を停滞させ、生産性を低下させます。また、紙での業務は保管スペースや倉庫のコストが増え続ける原因となります。

本社への申請書類を支社からいちいち転送している

書類受け渡しによる業務ミスやタイムラグが発生するなど保管と共有が難しく、時間と場所に制約されます。

出張や在宅勤務が続き、事務処理や承認業務が滞っている

紙での業務の場合、出張が続くと帰社後に事務処理や承認業務が発生します。事務処理に時間がかかり、通常の業務へ迅速にシフトできないこともあるでしょう。
また、テレワークの導入が進む中、紙文書のままでは押印のために会社に行く「やむなく出社」を減らすことができません。

業種・業界を問わず、文書が紙であることで、あらゆる業務が制限されてしまいがちです。しかし、紙での業務を見直し、ペーパーレスを前提とした働き方にすることで、業務効率化の可能性は一気に広がります。そのためには、ペーパーレス化や情報共有を支援するツールの導入が欠かせません。

楽々Document Plusは、ペーパーレス化を進めることで、働く場所を選ばず、生産性を高め、労働時間を短縮するなど、ドキュメントDXの推進に貢献します。

ペーパーレスで一元管理！　書類保管スペースの大幅削減

楽々Document Plusを導入すると、あらゆる文書の管理ルールを個々に確立できます。登録した内容はファイルの中まで高速全文検索できるので検索効率の向上が可能となり、「長時間労働の是正」につながります。楽々Document Plus上で会議資料などを共有することで、印刷のコストや手間の削減と共有の承認作業時間の短縮を行うなど「生産性の向上」にもつながります。

工場でのタブレット活用！　図面や仕様書をタブレットで閲覧

パソコンで作成したWordやExcelなどのファイルだけでなく、紙で保管している図面や仕様書などをスキャンして楽々Document Plusへ登録すると自動OCRを行い、楽々Document Plusに搭載されている全文検索エンジンでファイルの中まで高速検索できます。さらに、検索した結果を専用ビューワで閲覧できますので、各従業員のパソコンに専用ソフトが入っている必要はありません。そのため、パソコンやタブレットなど端末を選ばずに閲覧・承認が可能で、利用者や利用シーンに合った「柔軟な働き方がしやすい環境」を実現できます。

本社への申請もスムーズに！　書類転送なく情報共有

承認経路をいちいち調べてから申請する必要はありません。文書の内容によって承認ワークフローを自動判定できますのでスムーズに申請できます。離れた場所でも同じ書類をタイムラグなく閲覧できますので、書類受け渡しによる業務ミスを防止するだけでなく、申請業務もスピーディに行えます。

承認スピードの短縮！　外出先やテレワーク環境での閲覧・承認

スマートフォンやタブレットを利用して、外出先など場所を問わず文書の閲覧・承認が可能なので、出張中に営業資料の最終確認や部下の申請を承認できます。いままで出張により滞っていた承認業務も移動時間内で済ませられるので、承認スピードも大幅に軽減でき、外出先から帰社した際の業務も軽減できます。また、電子承認や電子契約で「脱ハンコ」を実現することで、押印のために会社に行く「やむなく出社」を減らすことができ、テレワークの導入が急速に進みます。

テレワークを実現！　高速ビューワでストレスフリーな資料閲覧

紙書類であるからこそ発生していた業務をパソコンで行えるようになることで、場所や場面を問わずに文書を活用できます。そのため、テレワークを導入して、在宅勤務での通勤時間の削減や、子育て・介護等と仕事の両立などワーク・ライフ・バランスも実現できます。