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テレワーク(在宅勤務)での文書活用

テレワーク(在宅勤務)で抱える文書管理の課題

近年、新型コロナウイルスの影響を受け、各社でテレワークが急速に推進されています。
しかし、文書管理や情報共有について以下のような課題があり、社内でのテレワークの普及率が低いといったお悩みはありませんか。

出社しないと申請書のハンコを押せない
申請書のペーパーレス化ができておらず、紙での申請や承認を行っていると、押印のために「やむなく出社」をしなければいけません。「やむなく出社」は、テレワークの妨げになるだけでなく、承認スピードの低下により業務の遅延や停滞にも関係します。
書類の持ち出し・閲覧はセキュリティ面が心配
在宅勤務のために社内の書類を持ち出すことは、紛失や情報漏えいのリスクがあります。また、業務に必要な書類を電子化して、社外からでもアクセスできるようにクラウドサービスなどに移す場合も、閲覧権限が妥当であるかといったセキュリティ面のリスクがあります。セキュリティ以外にも、上述のような運用では、内容が更新された場合に、いつまでも古い情報を閲覧してしまうといったリスクも発生します。
書類を電子化しても、ファイルサーバから必要な文書を探すのに時間がかかる
業務に必要なファイルをクラウドサービスやファイルサーバに保管している場合、データ量が増加するにつれて必要な文書を探すのに時間がかかるケースが多くあります。社内であれば、同僚にファイルの場所を気軽に聞けますが、テレワーク環境では単純なことで同僚へ連絡するのも億劫になり、生産性が低下してしまいます。

楽々Document Plusを導入すると...

楽々Document Plusなら、ペーパーレスでの承認作業や最新情報の共有・活用の仕組みが揃っているので、テレワーク(在宅勤務)での文書管理や情報共有を実現できます。

1

電子承認(ワークフロー)により「脱ハンコ」を実現

柔軟なワークフロー機能により「脱ハンコ」を実現でき、押印のために会社に行く「やむなく出社」を減らすことができます。ペーパーレスで場所を問わず承認作業が行えるので、承認スピードも短縮できます。

2

ストレスフリーな資料閲覧

楽々Document Plusなら、紙文書の頃と同じように文書を仕分けして管理できるので、さまざまな種類の文書もスムーズに検索・活用できます。高性能の検索エンジンを搭載しており、ファイルの中まで高速に検索できます。紙文書を電子化したファイルも、楽々Document Plusに搭載されているOCR機能とあいまい検索を組み合わせて、ファイルの中まで検索できます。
また、検索にヒットした文書のヒットページをピンポイントで閲覧できるビューワ機能も搭載されているので、パソコンやスマートフォン・タブレットなど端末を問わず、ストレスなく資料を閲覧できます。版管理機能で常に文書の最新版を表示できるので、間違って古い情報を閲覧する心配もありません。

3

万全のセキュリティで情報漏えい対策

文書へのアクセス制御はもちろん、ファイルのダウンロードや印刷の制御も細かく設定できます。ほかにも、ファイルへの透かし挿入やアクセスログの管理など、セキュリティに特化した機能を取り揃えており、安全に文書の保管を行えます。

テレワークでの利用実績があります

楽々Document Plusを活用して、テレワーク環境での文書管理・情報共有をスムーズに進められた実際の利用事例をご紹介します。

会議の資料共有、議事録共有

楽々Document Plusは、ペーパーレスな会議資料の共有に最適のシステムです。 テレワークの導入に伴い、会議の開催方法が電話会議やWeb会議にシフトしている企業も少なくありません。楽々Document Plusで会議資料を共有することで、テレワークの環境でも、参加者がそれぞれパソコンやスマートフォン・タブレットなどからビューワで資料を閲覧しながら会議に臨むことができます。
ペーパーレスな会議開催により、会議の準備にかかるペーパーコストや会議室予約などの人員コストを削減できるだけでなく、資料の紛失などのリスクもなくなります。

楽々Document Plusなら、一つの文書に複数のファイルを添付できるので、会議資料と補足資料をまとめて共有でき、会議開催後に議事録も追加して共有できます。
会議関係者への周知メールも自動送信できるので、資料案内メールを作成する手間もありません。

役員会議など、閲覧者が限定される重要な資料も、楽々Document Plusのアクセス管理で細かく権限設定でき、資料のダウンロード時もランダムなパスワードを付与することで、情報漏えい対策も可能です。ほかにも、社則で保存期間が決まっている会議資料なども保存期間を過ぎると自動的に削除する機能を活用して、効率的かつ正確に保管できます。

会議前に資料を共有
項目名記入内容
会議名会議名
開催日会議開催予定日
会議資料資料を添付
補足資料補足資料を添付
備考 
会議後、文書を改訂し議事録を添付
項目名記入内容
会議名会議名
開催日会議開催日
会議資料(改訂時の変更不可)
補足資料(改訂時の変更不可)
議事録議事録を添付
議事録
補足資料
議事録の補足資料を添付
備考会議後の決定事項など

在宅勤務申請、時短勤務申請

マネージャーや労務担当は、だれがいつ在宅勤務や時短勤務を行っているかを把握する必要があります。また、在宅勤務ではチーム内のコミュニケーションが不足するため、業務管理も難しくなります。これらを見える化するため、楽々Document Plusで在宅勤務申請や時短勤務申請を行った事例をご紹介します。
楽々Document Plusなら、申請内容に合わせて自由自在に申請フォームを作成できるので、下記のように、在宅勤務申請と合わせて業務予定や業務実績を報告できます。
マネージャーや労務担当が就業状況や業務状況を把握することで、在宅勤務者がきちんと働いているか、逆に働きすぎていないかの確認も可能になります。
時短勤務申請についても同様の申請フォームを流用できます。

楽々Document Plusには、柔軟なワークフロー機能が搭載されていますので、申請・承認の実施や改訂時の項目追加も容易に実現できます。また、申請内容はプライバシーを考慮して、申請者とその上司、労務担当以外には見せないようにアクセス権限も細かく設定できるので、安心して申請していただけます。

前日までに在宅勤務申請を実施
項目名記入内容
申請者情報在宅勤務者の所属と氏名
在宅勤務
実施日
在宅勤務予定日
勤務時間
(予定)
就業開始時刻~終了時刻
業務内容
(予定)
当日予定している業務内容
備考 
在宅勤務実施後、文書を改訂し実績を入力
項目名記入内容
申請者情報在宅勤務者の所属と氏名
在宅勤務
実施日
(改訂時の変更不可)
勤務時間
(予定)
(改訂時の変更不可)
業務内容
(予定)
(改訂時の変更不可)
勤務時間
(実績)
就業開始時刻~終了時刻
業務内容
(実績)
当日実施した業務内容
備考予定通り実施できなかった場合の理由など

研修資料共有

楽々Document Plusで、研修資料の共有を行った事例をご紹介します。
新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言の折、製造現場で働く方のテレワーク導入が課題となりました。現場でしかできない仕事と現場以外でもできる仕事を振り分けた場合、例えば研修であれば、テレワーク環境での実施が実現できます。しかし、複数社員の研修受講には、資料の共有基盤が必要です。そこで、楽々Document Plusを研修資料の共有基盤として活用し、在宅勤務中の研修受講をスムーズに進めました。

楽々Document Plusなら、適切なアクセス管理のもと、テレワークの環境でもパソコンやスマートフォン・タブレットなどからビューワで研修資料を閲覧できます。また、動画ファイルも共有でき、ストリーム再生によりダウンロード時間を待たずに再生できます。

研修資料を共有
項目名記入内容
研修名研修名
研修対象者事務職・技術職など
研修資料資料を添付
補足資料補足資料を添付
備考 
お問い合わせ
文書管理・情報共有システム 楽々Document Plus
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