楽々Document Plusで「契約書管理」

契約書の作成段階では、法務部による契約書チェック（リーガルチェック）が必要です。しかし、メールや紙でのやりとりでは、状況を把握しづらいといった課題があります。
契約書チェックが終わり契約締結の段階では、紙への記名・捺印、郵送に時間がかかります。さらに、契約締結後の契約書管理において、Excelファイルなどで台帳を作成して期限管理をしている場合は、契約書の保管とは別に台帳への書き込み作業が必要であったり、期限の確認・通知漏れや、更新漏れなどさまざまなリスクと課題があります。

楽々Document Plusは、契約書管理を効率よく確実に行う機能が満載です。
契約書の作成や審査から締結後の保管までをシステム上で一貫して管理できます。

承認ワークフローや追記の機能を活用することで、審査過程で発生した指摘事項等を履歴として残しながら契約書を完成させることができます。審査状況はシステム上でいつでも確認できます。

電子契約サービスと連携した契約締結が可能です。郵送にかかる時間やコストを削減でき、契約締結までのリードタイムを短縮できます。電子契約なら、印紙税も不要です。

• 契約審査→締結→保管・管理をシステム上で一気通貫できます。
• 電子契約サービス上で締結した契約書は楽々Document Plusに自動取込します。
• 取り込んだ契約書は、ファイルの中まで全文検索や期限管理など契約書管理に便利な機能を活用できます。
• 電子契約サービスを直接確認することなく楽々Document Plus 上で契約状況や契約書ファイルを確認できます。

台帳を別途作成する必要はありません。契約書の一覧はブラウザ上でいつでも確認できます。たくさんの契約書の中から、目的の契約書を見つけることは、契約書管理において重要です。高性能の検索エンジンを搭載しているので、素早く・確実に目的の契約書を探すことができます。

有効期限を管理することは、契約書管理の基本です。
契約書の期限が近付くと自動で通知し、契約書の更新手続き忘れなど、業務ミスを事前に防止できます。

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、電子契約による取引関係の書類・契約書に関しても、電子保存が義務付けられました。
２年間の猶予期間が設けられたものの、2024年1月以降は完全義務化となり、電子契約による契約書は「電子で保存しないとダメ」になります。

では、電子で保存できれば何でも良いのかというと、そうではありません。
電子帳簿保存法の「電子取引」の法的要件を満たせるシステムで電子保存する必要があります。

楽々Document Plusでは、内閣府などが所管する公益社団法人日本文書情報マネジメント協会「JIIMA」が適合性をチェックし、認証を与える「JIIMA認証」を取得しているため、電子契約した契約書も改正電子帳簿保存の要件を満たした上で保管・活用できます。

担当者に依存しやすい契約期限の更新など、契約状況を漏れなく管理したいという案件について、フォルダやフォームの例を一部ご紹介します。

契約状況管理