ワークフロー

文書登録時に、ワークフロー機能を使用して電子承認を得るように設定することもできます。電子承認で「脱ハンコ」を実現することで、押印のために会社に行く「やむなく出社」を減らすことができ、テレワークの導入が急速に進みます。また、外出先からスマートフォンやタブレットを利用して承認や回覧受領も可能になります。

電子承認のワークフローをまわすことで、誰がいつ承認したかの履歴が記録され、いつでも確認できます。また、文書改訂・廃棄時もすべて履歴が記録されます。
つまり、正規な手続きを踏んだ正式な文書として品質を担保できます。

楽々Document Plusでは、申請者がワークフローを開始すると、次の承認者へ承認依頼メールが自動送信されます。承認依頼メールには、楽々Document PlusのURLと文書の概要が記載されており、承認者は楽々Document Plusへログインして承認作業を行います。承認作業を終えると、次の承認者へ承認依頼メールが自動送信されます。

すべての承認を終えた文書は、正式な文書として発行されます。発行のタイミングでは、これまでワークフローに係った申請者・承認者・決裁者へ発行通知のメールが自動送信されます。また、発行後に通知先を設定しておけば、指定の部署・ユーザーへメール通知することもできます。

また、メールの内容は編集することもできるので、重要な文書の承認依頼が埋もれないよう、件名や本文を工夫することもできます。
他にも、承認作業が滞っている場合は、督促メールを自動送信できるので、スムーズな承認作業を促すことができ、承認漏れを防止できます。

合議など日本の商習慣にあった、柔軟なワークフロー定義を実現します。
状況に応じて、多様なワークフローの承認ルートが実現できます。

並列経路（合議）	複数の承認者に対して、同時にフローをまわすことができます。
自動経路選択	あらかじめ、経路を複数設定しておき、条件にあった経路を自動的に選択するように設定できます。
上長承認	申請者の所属部署によって承認や決裁の担当者を切り替えることができます。
追記	承認者が文書の修正・追記を行えます。ファイルの差替えや追加登録も可能です。
否認・差戻し	承認者が自分より前の担当者を指定して戻すことができます。否認するとワークフローの再申請が必要になります。
代理承認	承認者が不在時に、代理人が承認を行います。
まとめ申請	1つの入力画面で文書を作成すると、その文書の内容を基に複数の文書を自動的に作成します。複数の申請文書が必要な事象に対して漏れなくすべての申請を行うことができ便利です。
発行日指定	承認・決裁を終えた文書をすぐに発行（公開）するのではなく、指定した日に発行（公開）できます。

ブラウザ上のマウス操作により、ワークフロー経路を簡単に設定できます。
並列経路のような複雑な経路もマウス操作でらくらくです。
「承認」「決裁」などのアイコンを選択し、描画エリアに配置していきます。配置したアイコンを承認経路の順にクリックし紐付けした後、各アクションを行う担当者を選択するだけでワークフロー経路を簡単に設定できます。

添付ファイルをビューワで表示した際や、ビューワから印刷またはPDFファイルでのダウンロードを行った際に、ファイル内の任意の位置に承認者の電子押印を印字できます。また、あらかじめ画像データをシステムにアップロードしておくことで、社印などの任意の画像を電子押印することもできます。

また、文書の属性情報や電子押印を表紙とし、添付ファイルと連結したPDFファイルをダウンロードできるので、正式な文書として紙で配付することが容易にできます。