機能：生成AI連携(AI-Chat,AI-OCR) | 文書管理システム楽々Document Plus

こんなお困りごとはありませんか？

ほしい情報が散在していて、調べるのが大変

AI-Chatで解決
社内情報から生成AIが回答

書類を読み込むのに時間がかかる

AI-Chatで解決
1クリックで要約／翻訳

ファイルを見ながらデータの入力作業で時間かかる

AI-OCRで解決
ファイルの内容から自動データ化

古い手書き書類や図面を探すのが大変

AI-OCRで解決
手書き文字まで全文検索

楽々Document Plusと生成AIの連携(AI-Chat、AI-OCR)によって、文書管理の業務効率化にとどまらず、社内情報の資産価値を最大化するシステムへと進化します。

AI-Chatオプション

質問するだけで、生成AIが”最適な回答”を自動生成(RAG)

ChatGPTなどの生成AIとの連携により、楽々Document Plusに保管された文書(社内情報)に基づいた自然言語(話し言葉)での質問・回答が可能です。

生成AIからの回答には、参照元文書のリンクが表示されるため、そこで詳細を確認することも可能です。また、生成AIからの回答に対して、「もっと詳しく教えて」「表形式にして」「箇条書きにして」などの追加指示も可能なため、二次利用や理解しやすい形で回答を得ることができます。

従来のキーワードによる検索では、検索結果に多くの情報が並ぶと、その中から自分が探している情報を選ぶ作業に時間がかかってしまいますが、生成AI連携の活用により、欲しい情報をダイレクトに得られ、データ活用の促進だけでなく業務の効率化・省力化も期待できます。

利用シーンに合わせて、生成AIの参照範囲を指定できる

キャビネット・フォルダからAI-Chat

検索の手間なくスピーディーにほしい情報が得られます。

検索結果からAI-Chat

あらかじめ関連する情報を検索して抽出しておくことで、より高い精度の回答が得られます。

1つの文書からAI-Chat

指定の文書をもとに回答がほしい場合に、関係のない他の文書の情報などを除外した回答が得られます。

回答精度は、データの「鮮度」と「純度」で決まる。

AIチャットの回答が不正確な原因は、生成AIの性能ではなく、「参照データの乱れ」にあるかもしれません。生成AI(RAG)を真の武器にするには、整理され、信頼性が担保されたデータが不可欠です。
「楽々Document Plus」は、文書管理システムならではの強みで、参照データの品質を根底から担保します。

文書管理システム×生成AIだから実現できる「3つの信頼性」

1. 「最新版」かつ「承認済み」の文書だけを参照

古いマニュアルや未確定のドラフトを元に生成AIが回答すると、現場に混乱を招く可能性があります。生成AIが参照するソースを、「最新版」かつ承認を得た「正式版」の文書に限定できるため、情報の新旧逆転や出所不明なデータの混入を防ぎます。

2. 利用者の「閲覧権限」を考慮。安全性を確立

AIチャットが、本来閲覧権限のない社員にまで機密情報を回答してしまっては本末転倒です。
「利用者が閲覧可能な文書」のみに基づいて回答するため、セキュアな運用が可能です。

3. 「情報の整理」が、そのまま「回答精度」を押し上げる

生成AIのためにデータを整理し直す必要はありません。
日々の業務で文書を正しく保管・承認・更新するという当たり前のドキュメントマネジメントが、そのまま生成AIの回答精度の向上につながります。

導入効果と活用例

コンプライアンス・社内規程の
確認漏れ防止

規程・ガイドラインから要点を回答。参照元の情報も確認しながら手戻りやリスクを低減。

属人化の解消と
教育コストの削減

マニュアルや過去の記録を横断検索し、対応手順を迅速に回答。迷いを減らし教育負荷を軽減。

提案・営業業務のスピードアップ

類似案件の記録から条件・注意点を整理し回答。資料探索を減らして初動を短縮。

技術・専門情報の調査時間を短縮

技術資料やレポートから、結論・前提・懸念を整理して回答。探す時間を削減。

過去の意思決定プロセスを即座に復元

議事録から仕様変更の理由や会議での指摘を要約して回答。引き継ぎや再検討の手間を短縮。

自動ノウハウ化で情報共有の効率化

過去の知見から回答。問い合わせや対応手順を文書として蓄積し、ノウハウ作成の負荷軽減。

AI-Chatオプション

ファイル要約＆翻訳で“読む”手間を軽減

AI-Chatでは、文書の添付ファイルや属性情報をワンクリックで要約・日本語へ翻訳できます。複数のファイルが添付されている場合は、まとめて実行することも可能です。

例えば、会議で使用される多数の配布資料。直前で読み込む時間がなくても、まとめて要約すれば、わずかな時間で要点を把握できます。単なる「時短」にとどまらず、限られた時間で的確な発言や意思決定を行うための強力な武器となります。

AI-OCRオプション

手書き・非定型帳票も自動データ化。生成AIが入力作業の負荷軽減

時間と労力を要するデータ入力作業をAIに任せて、従業員の負荷を軽減しコア業務に集中できます。ファイルの内容からAIが情報を自動抽出し、適切な属性項目へ自動入力。台帳作成を自動化するだけでなく、電子帳簿保存法に対応した検索性の向上や、期限管理機能によるリスク対策まで一気通貫で実現します。

非定型帳票・手書き文字の読み取りにも対応

取引先ごとにフォーマットが異なる非定型の請求書や見積書、現場から上がる手書きの報告書、一部手書きが含まれる契約書など、多様な種類のデータに対応可能です。

対象書類例：稟議書、申請書、証憑書類、日報、契約書、議事録、報告書、など

AI-OCR×生成AIのコラボレーションで、座標指定の手間をゼロに

従来のOCRのような「読み取り位置を座標で指定する」といった面倒な事前設定は不要です。AI-OCRで抽出したテキスト情報を、生成AIがその文脈からどの情報をどの項目(取引先名、金額、日付など)に該当するかを自動判別するため、事前に面倒な設定で苦労することなく利用できます。

”抽出ヒント”で、抽出精度の調整やデータの整形ができる

どういう情報をどういう風に抽出してほしいか、簡単な日本語で指示を設定しておくことが可能です。たとえば、「甲」「乙」といった記載がある契約書の場合、「甲」欄に記載されている会社名を抽出するよう指示することで、抽出精度を高めることが可能です。

また、金額について「税込で取得して」と指示しておけば、後から表記を統一するための手直し作業は不要です。

単なるデータ化で終わらない。検索性とリスク管理の向上

抽出したデータは自動で台帳化。電帳法の検索要件(日付・金額・取引先)即座に満たせるほか、「契約満了日」をもとにのアラート通知(期限管理機能)を行うなど、管理業務の自動化を促進します。

Office系ファイルからも自動抽出

紙をスキャンしたPDFや画像だけでなく、ExcelやWordなどのOffice系ファイルにも対応。デジタル・アナログ問わず一元管理が可能です。

他の登録自動化の仕組みは「機能：簡単登録／登録自動化」ページへ

AI-OCRオプション

手書き文字の検索・精度向上

AI-OCRにより、紙に手書きで書かれた文字をテキストデータとして検索できます。これにより、古い契約書・図面・ノウハウなど、社内に眠っているアナログ情報もデジタル資産として活用できます。また、標準搭載のOCRエンジンに比べて、認識精度が高く、幅広い言語にも対応できます。

少し不安な手書き文字でも検索できる認識精度

実際に全文検索を試し、ヒットした手書き文字をいくつか紹介します。
一見、読み取れるか不安な文字でも検索して情報資産として活かすことができます。

少しかすれた字

⇒「テスト」

斜めに書かれた字

⇒「来年度で検討中」

一部塗つぶれた字

⇒「図面」

癖のある文字

⇒「江口好美」

[ワ,ク,7]で読み違えそうな字

⇒「ネットワーク」

線と重なった字

⇒「net」

連携可能な生成AIサービス

楽々Document Plusと連携できる生成AIサービスは以下の通りです。

導入形態	生成AIサービス	提供元
オンプレミス版	ChatGPT	OpenAI社
	Azure OpenAI Service	Microsoft社
	Gemini（Vertex AI）	Google社
	Amazon Bedrock	Amazon社
	Claude	Anthropic社
クラウド版	Azure OpenAI Service	Microsoft社