住友電工情報システム

文書管理・情報共有システム ITトレンド年間ランキング2018 文書管理 第1位 楽々Document Plus

閉じる
ホーム > 楽々Document Plus > 活用事例 > 活用事例:図面管理

図面管理

大量の紙図面を上手く管理していますか?

書庫にある大量の紙図面の中から目的の図面を探すのに無駄な時間や手間をかけていませんか。別部門へ図面を貸し出して原本がどこにあるかわからなくなったりしていませんか。
「もっと楽に図面管理する方法はないのか」、「図面を探す時間や共有する時間を短縮したい」と思ったことはありませんか。

図面管理システム「楽々Document Plus」で図面管理方法を見直すと、過去の図面を効率よく活用できるようになります。

導入前のイメージ図

大量の図面データを上手く管理していますか?

紙ではなく、CADソフトで作成した大量の図面データを保管されている方も多くいると思います。必要な図面を探して、確認のためにファイルを開く作業を繰り返していては時間だけが無駄に過ぎていませんか。他にも、以下のようなお困りごとはありませんか。

  • 専用のCADソフトがないとファイルを開けない
  • ファイルサイズが大きくて開くのに時間がかかる
  • 複数ファイルを横断して検索したい
  • 製品情報や仕様書情報など、図面に関係する文書もまとめて閲覧したい
  • 最新版の図面や関連する図面がどこにあるかわからない
  • 細かくセキュリティ制御をかけられない

図面データをファイルサーバや安価な図面管理ソフトで保管・共有する場合、だれでもフォルダを簡単に作成できる反面、フォルダ管理ルールがあいまいになり、必要な図面データを探すことが大変になっていきます。図面管理システム「楽々Document Plus」を導入すると、上述のような図面データ管理でのお困りごとを解決し、効率よく活用・保管ができるようになります。

導入前のイメージ図

楽々Document Plusを導入すると...

図面管理システム「楽々Document Plus」で図面管理を実現すると、下記の6つの項目の作業を効率化できます。

1

専用ソフト不要! 
サムネイルと高速ビューワで瞬時に図面を表示

楽々Document Plusへ登録した大量の図面データはサムネイルが表示されるので、必要な図面を視覚的に探せます。楽々Document Plusの高速ビューワで瞬時に図面を表示できるので、CAD図面のようなファイルサイズが大きくて開くのに時間がかかるファイルもサクサク表示できます。
また、専用のCADソフトがインストールされていないパソコンからでも高速ビューワで図面を表示できます。拠点に関係なく図面の共有ができ、工場や外出先でも図面データを確認できます。

2

検索スピードの短縮! 
CAD図面も高速全文検索

楽々Document Plusへ登録した内容はファイルの中まで高速全文検索できるので、検索効率が向上します。複数のフォルダを横断した全文検索も可能なので、図面を探す時間を大幅に短縮できます。紙図面もスキャンして楽々Document Plusへ登録すると、自動OCRを行い、ファイルの中まで高速全文検索できます。また、紙図面の状態が悪くOCRで誤認識した文字がある場合も、あいまい検索でヒットさせることができます。

3

最新版と旧版を版管理! 
ユーザは最新版を意識せず参照可能

版管理ができるので、ユーザは最新版の文書を効率的に参照できます。
もちろん必要に応じて、旧版文書の参照も可能です。

4

タブレットも対応! 
工場や外出先からも図面データを確認

楽々Document Plusはマルチデバイスに対応しておりますので、工場などの現場でタブレットを利用して図面やマニュアルを参照できます。 また、営業部門が外出先でタブレットを利用して図面など必要な情報を参照することもできます。

5

フォルダ管理の徹底! 
図面・仕様書・製品情報をまとめて管理

楽々Document Plusは、下記の機能で社内の技術伝承をサポートします。
また、設計ノウハウの共有や流用設計、不得意分野の設計業務のサポートや若手技術者の戦力強化の手助けにも役立てることができます。

  • エクスプローラ風のフォルダ階層管理で図面を管理できるので、プロジェクト単位などでフォルダ管理が行えます。
  • 図面だけでなく、製品情報や仕様書などのドキュメントとまとめて管理できるので、関係資料を参照するのにフォルダを行き来する必要がありません。
  • 関連する図面や部品情報も関連部品としてリンク付けができ、ワンクリックで参照できるので、1図面に対する関連情報がわかりやすく管理できます。
6

セキュリティも万全! 
ファイルの印刷・ダウンロードも権限制御

楽々Document Plusは、以下のようなさまざまなセキュリティ制御が可能です。

組織や役職に応じて、柔軟な権限設定が可能です。
例えば、設計部門は図面の登録・閲覧や改訂ができますが、営業部門のメンバーは閲覧だけしかできないようにして、図面の改ざんや不正利用のリスクを制御するといった権限設定も可能です。
「社外秘」などの文字や印刷者の氏名・日時をファイルに透かし挿入できます。
透かしを挿入することで、ファイルの社外流出や印刷を抑制します。
フォルダ毎に添付ファイルセキュリティを強化できます。
ログインするユーザによって図面などの添付ファイルのダウンロード権限や印刷権限を細かく制御ができるので、「営業部のメンバーは楽々Document Plus上で図面を閲覧できるだけでファイルを持ち出せない」といった厳密なセキュリティも設定できます。
アクセスログ管理機能も充実してます。
いつ誰がどこでどんな操作をしたか、すべて記録を残すことができます。
導入後の図面管理イメージ図
お問い合わせ
文書管理・情報共有システム 楽々Document Plus
ページの先頭へ