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簡単登録/登録自動化

文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」は、複数のファイルに属性情報を付けて一つの文書として登録することができます。

様々な入力支援

様々な入力支援機能で文書登録の負担を軽減します。
例えば、ファイルをドラッグ&ドロップで簡単に文書へ添付したり、ラジオボタンやチェックボックスなど選択形式で入力したりできるので、文書登録フォームへスムーズに入力できます。他にも、文書番号の自動採番や必須項目チェック、エラーチェックがあるので、記入漏れや入力ミスなどの事務ミスを抑制できます。

様々な入力支援により記入漏れや入力ミスなどの事務ミスを抑制します

1

文書番号は自動で採番されます。

2

所属グループ(部署)・作成者は、ログインIDを元に自動で入力されます。

3

■は入力必須項目です。
空欄のままだとエラーになるので、入力漏れを防止できます。

4

ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンなどの入力形式で入力が楽々です。

5

日付逆転チェックや過去日入力エラーも可能です。

6

日付はカレンダーから選択可能です。

7

ドラッグ&ドロップをするだけでファイルを添付できます。

文書登録フォームも簡単レイアウト編集

文書登録フォームのデータ項目設計、レイアウト編集をマウス操作だけで行えます。
特別なツールを使うことなくブラウザだけで、追加したい項目を作成し、ドラッグ&ドロップで文書登録フォームへ追加したりレイアウトを変更したり、直感的な操作でイメージ通りの画面を簡単に作成できます。

文書登録フォームもマウス操作で簡単レイアウト編集

文書管理システム「楽々Document Plus」について
お気軽にお問い合わせください

文書管理システム「楽々Document Plus」についてお気軽にお問い合わせください

複合機連携

複合機などのスキャナ機能によって電子化(PDF/TIFF化)されたファイルを自動で登録できます。

ファイルサーバ上に出力された電子化ファイルを監視し、定期的に指定のフォルダに自動登録を行うので、複合機から電子化されたファイルに限らず、ファイルサーバ内のファイル群を自動で登録することも可能です。

登録されたファイルはOCR処理され、全文検索の対象となるので、紙文書等の情報を効率的に活用・再利用できるので、ペーパーレス化を促進できます。

複合機連携

CSVファイルを利用した自動登録

楽々Document Plusの登録に必要な属性情報を入力したCSVファイルと、登録する文書ファイルをセットにして、ファイルサーバ内に設定した監視フォルダ(*1)へ格納することで、楽々Document Plusにある複数のフォルダへ振り分けて自動登録できます。

登録された文書は自動でワークフローを開始し、承認や関係者への通知を行えます。

利用者が簡単な作業をするだけで、複数の文書を一括登録できます。

別のシステムで処理された文書も、CSVファイルと登録ファイルを出力する簡単なプログラムを追加するだけで、楽々Document Plusに自動的に登録・公開できます。データの変更などがあった場合、既に楽々Document Plusに登録されている文書の情報も連動して更新(改訂)することができます。

*1 監視フォルダ:ファイルサーバ上に設定された指定フォルダを監視対象とすることで、楽々Document Plusが定期的に監視し自動登録を行います。

CSVファイルを利用した自動登録

QRコード/バーコードを利用した自動登録

紙文書に記載されている必要な情報をQRコードやバーコードとして埋め込んでおくことで、複数の書類をスキャンして楽々Document Plusへ自動登録する際に、QRコード/バーコード単位でファイルの分割やリネームができ、QRコードから読み取った情報を属性項目に自動セットできます。また、登録先フォルダの振り分け情報も埋め込んでおくと、フォルダを振り分けて自動登録できます。
捺印のために印刷しないといけない書類などは、QRコードやバーコードを付けて印刷する仕組みづくりを行えば、捺印後、スキャンするだけで仕分けや保管などの業務を自動化でき、保管作業や検索時間の手間を軽減できます。

QRコード/バーコードを利用した自動登録のイメージ図

指定したエリアの情報を抽出する自動登録(エリアOCRオプション)

楽々Document Plusへ自動登録する際に、形式が決まった紙書類から指定したエリアの情報を自動抽出し、文書の属性項目に自動セットできます(エリアOCR)。
書類内の表記ゆれや不要な文字を自動補正できます。例えば、社名の“(株)”を“株式会社”に自動置換したり、氏名の情報から“様”や“殿”などの文字を除去したりといった自動補正を行います。
抽出した情報に誤字が含まれるなど誤りがある場合は、エリアOCR結果を一括で修正できます。
これにより、ペーパーレス化で発生する検索キーワードの追加作業や登録内容の修正作業などの手間を大幅に軽減でき、業務効率の向上が期待できます。

指定したエリアの情報を抽出する自動登録

メールの取込機能

楽々Document Plusへメールを送信することで、メールの「件名」、「内容」、「添付ファイル」を一つの文書として登録できます。

メールの本文はもちろん、添付ファイルも検索でき、メールによる日々の報告を管理し、貴重な情報資産として蓄積、活用することができます。

メールの取込機能のイメージ図
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