簡単登録／登録自動化

簡単登録／登録自動化とは？

楽々Document Plusでは、煩わしい登録作業の手間を軽減するさまざまな機能を提供しています。

楽々Document Plusの画面から文書を登録する場合は、電子ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで「簡単登録」が可能です。他にも、複合機や他システムからの自動登録や、生成AIによる属性情報の自動入力も可能です。

楽々Document Plusは、WordやExcel、メールや紙文書といったあらゆる資料やデータを文書として簡単に登録・管理ができます。これまで社内に点在していてアクセスしにくかった情報を一元管理できるようになるので情報の資産化が進み、業務の効率化はもちろん、情報をより活用できるようになります。

簡単登録／登録自動化機能の使い方

簡単登録／登録自動化の詳細機能について紹介します。

スムーズかつミスを抑制する文書登録

文書を登録するときは、ファイルをドラッグ＆ドロップで簡単に文書へ添付したり、ラジオボタンやチェックボックスなど選択形式で入力したりできるので、文書登録フォームへスムーズに入力できます。他にも、文書番号の自動採番や必須項目チェック、エラーチェックがあるので、記入漏れや入力ミスなどの事務ミスを抑制できます。

①文書番号は自動で採番されます。
②所属グループ(部署)・作成者は、ログインIDを元に自動で入力されます。
③■は入力必須項目です。空欄のままだとエラーになるので、入力漏れを防止できます。
④ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンなどの入力形式で入力が楽々です。
⑤日付逆転チェックや過去日入力エラーも可能です。
⑥日付はカレンダーから選択可能です。
⑦ドラッグ＆ドロップをするだけでファイルを添付できます。

業務事情に合わせやすいレイアウト編集

文書登録フォームは、データ項目設計やレイアウト編集がマウス操作だけで行えるため、お客さまごとの業務に合わせやすい仕様になっています。特別なツールを使うことなくブラウザだけで、追加したい項目を作成し、ドラッグ＆ドロップで文書登録フォームへ追加したりレイアウトを変更したり、直感的な操作でイメージ通りの画面を簡単に作成できます。

ペーパーレス化を促進するスキャンデータの自動登録^(※)

複合機などのスキャナ機能によって電子化(PDF/TIFF化)されたファイルを自動で楽々Document Plusに登録できます。ファイルサーバ上の指定フォルダに出力された電子化ファイルを監視し、定期的に楽々Document Plusに自動登録します。複合機から電子化されたファイルだけでなく、ファイルサーバ内に新たに登録されたファイル群も自動で楽々Document Plusにまとめられます。

登録されたファイルはOCR処理され、全文検索の対象となります。登録の自動化により、紙文書等の情報を効率的に活用・再利用できるので、ペーパーレス化を促進できます。

CSVファイルの登録もスムーズ^(※)

登録に必要な属性情報が入力されたCSVファイルと、登録したい文書ファイルをセットにして、ファイルサーバ内に設定した監視フォルダ(*1)へ格納すれば、楽々Document Plusにある複数のフォルダへ振り分けて自動登録ができます。登録された文書は自動でワークフローを開始し、承認や関係者への通知を行えます。このように利用者が簡単な作業をするだけで、複数の文書を一括登録できるため、これまでの業務を効率化できます。

また、データの変更などがあった場合には、既に楽々Document Plusに登録されている文書の情報も連動して更新(改訂)することができます。

他システムで処理された文書も、CSVファイルと登録ファイルを出力する簡単なプログラムを追加し、自動登録を実行するURLにアクセスすれば、楽々Document Plusへのリアルタイムな取り込みが可能です。さらに、取り込み結果を返すことができるので、登録された文書のURLを他システムに表示するなど、シームレスな連携が可能です。

複数のシステムに点在していた情報が一元管理しやすくなり、楽々Document Plusを情報の保管庫としてより一層活用することができるようになります。

_{*1 監視フォルダ：ファイルサーバ上に設定された指定フォルダを監視対象とすることで、楽々DocumentPlusが定期的に監視し自動登録を行います。}

生成AIによる属性自動入力で登録の手間削減^(※)

指定のフォルダに登録したい電子ファイルを置くだけで、生成AIがファイルの内容から自動的に属性情報を抽出し、楽々Document Plusの属性項目に自動入力することができます。これにより、属性項目への手入力や属性情報が入力されたCSVファイルを用意する必要がなく、登録作業の負担を大幅に軽減できます。

属性情報の抽出に複雑な指示は不要です。「取引先」などの項目名から生成AIが適切な属性情報を抽出します。文字数や表記方法などの条件を加えたい場合には、項目ごとに「抽出ヒント」を設定することで、意図した情報をより高い精度で取り出せます。抽出ヒントには「会社名は“(株)”の表記で抽出する」といった簡潔な内容で設定可能なため、特別なスキルは必要ありません。

生成AI連携についてはこちら

QRコード／バーコードの情報を読み取って自動で登録^(※)

QRコードやバーコードが記載されている複数の紙文書をスキャンすれば、QRコードに埋め込まれている情報を読み取って、楽々Document Plusの属性項目に自動セットできます。複数の書類の場合、QRコード／バーコード単位でファイルの分割やリネームも可能です。

またQRコードやバーコードに登録先フォルダの振り分け情報を埋め込めるので、フォルダを振り分けての自動登録も可能です。たとえば、捺印のために印刷しないといけない書類などは、QRコードやバーコードを付けて印刷する仕組みづくりを行えば、捺印後にスキャンするだけで仕分けや保管ができ、保管作業や検索時間の手間を軽減できます。

メールの内容を文書化^(※)

楽々Document Plusへメールを送信すると、メールの「件名」「内容」「添付ファイル」が一つの文書として登録されます。メールの本文はもちろん、添付ファイルも検索できるので、メールによる日々の報告を楽々Document Plusで管理し、貴重な情報資産として蓄積、活用できるようになります。

_{(※)クラウド版ではご利用いただけません。}