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電子契約と契約書管理|概要や管理システム導入のメリットについて

電子契約はインターネット上で契約書の作成から契約締結まで行える新しい方式です。業務の効率化やコンプライアンス強化などの面で優れた契約方法といえます。この電子契約をさらに効率よく管理できれば、より大きな生産性の向上やコスト削減を見込めるはずです。

当記事では電子契約の契約書管理を効率的に行える「電子契約サービスと連携した契約書管理システム」の機能やメリット、電子契約と契約書管理それぞれの概要について解説します。

電子契約サービスと連携した契約書管理システムの機能とメリット

企業規模で電子契約を効率よく管理・運用したい場合は、電子契約サービスと連携した契約書管理システムの導入をおすすめします。

電子契約サービスとは、紙や印鑑の代わりに電子文書(電子ファイル)で契約締結まで完了できる電子契約をサポートするサービスです。一方、契約書管理システムとは契約書の整理や保管、検索などの作業を効率化できるサービスを意味します。

電子契約サービスと連携した契約書管理システムを利用することで、以下のメリットが得られます。

  • 契約書の作成、締結、管理などの業務を効率化・一元化できる
  • 電子契約書と紙の契約書を一元管理できる

以下では代表的な機能を解説します。

クラウドサインといった電子契約サービスとの連携

クラウドサインといった電子契約サービスと連携した契約書管理システムを使えば、契約書の管理だけではなく契約の申請から締結までをシステム上ですべて行えます。

電子契約サービスで取引先と契約を結ぶと、クラウド上でその契約書の内容が安全に保存されます。その契約内容を取得し、契約書管理システムへ反映することが可能です。

また電子契約サービスを用いることで、電子契約法といった法律に則った法的根拠のある電子文書を誰でも作成できます。

契約書の効率的な管理・保全

契約書管理システムは契約書のデータをまとめる台帳としての役割もこなせます。入力したデータはいつでも内容のチェックができ、番号や期限、設定グループごとに整理できます。社内共有も可能です。

またサービスを提供するメーカーによる保全や技術サポートも受けられるため、保守管理の面でも安全が担保されているといえるでしょう。

紙の契約書の電子化

紙の契約書として印刷したものをスキャン機能によってデータ化した場合でも、他の電子文書と同じように管理できます。サービスによってはスキャンから電子データ化まで請け負ってくれるメーカーもあります。

契約書の更新期限の通知機能

あらかじめ契約書の更新期限や契約満了日などのデータをシステムに登録しておくことで、その期日が近づいたタイミングで自動的に通知してくれる機能があります。

詳細な設定内容はサービスごとに異なるものの、例えば通知するグループの範囲や通知のタイミングなどを自由に決めることが可能です。また通知だけでなく、契約書を自動的に更新したり破棄したりできるものも存在します。

登録した契約書の検索機能

契約書管理システムに搭載された検索エンジンを用いることで、登録した電子文書を簡単に検索できます。検索方法は契約名や企業名、テキスト、その他の属性・キーワードなど多岐にわたります。

膨大な量の紙の契約書をひっくり返して探し当てるよりも、シンプルかつ整頓が保たれたままの検索が可能です。

電子契約とは|紙と比較したメリット・デメリット

電子契約とは、紙の契約書の代わりに電子文書を用いて締結する契約のことです。WordやPDFなどで作成した電子文書に電子署名などを施し、紙の契約書と同様の法的効力を持たせることで契約書として成立させます。

電子契約は内閣府や経済産業省などの行政機構による推進の活発化や、民間企業での導入率の上昇など、日本でも普及が徐々に進んでいる傾向が見られます。

電子文書

電子契約のメリット

電子契約は紙の契約書と比較して、生産性やセキュリティ面でさまざまなメリットが存在します。

業務の効率化やスピードアップにつながる

電子契約は紙の契約書で必要だった印刷や押印、文書の郵送・返送などの工程を短縮できます。文書の作成から署名、送信、締結まですべてオンライン上で完結可能です。

そのため業務の効率化やスピードアップにつながります。1週間以上必要だった作業も、契約内容によっては1日以内に短縮することも可能です。また電子データであるため、管理や検索が容易になる点もメリットといえるでしょう。

リスクの回避やコンプライアンス面の強化につながる

強固なセキュリティが施された中で行う電子契約は、情報漏えいや文書の盗難・紛失、データの改ざんなどのリスクを抑えられるため、コンプライアンス面の強化に寄与します。

また取引先とのやり取りや文書作成の履歴を端末上に残したり、閲覧制限をしたりなどができる点もコンプライアンスの面でメリットです。取引先からの信頼獲得につながるでしょう。

コスト面を削減できる

電子契約はペーパーレス化を可能にするため、用紙の購入代や印刷代、インク代、書類保管用の棚の購入費などのコストを削減できます。付随する作業にかかる人件費の削減も可能です。

また電子契約は収入印紙が不要になり、印紙税が非課税になるとの内閣や国税庁の見解も存在します。

電子契約との比較

電子契約のデメリット

電子契約は比較的新しい契約形態であること、また企業への導入が完全に進んでいないことなどから、電子契約ならではのデメリットも存在します。

取引先との調整が発生する

取引先が電子契約に対応していない場合は電子契約を行うことはできません。もしこちらから相手側に電子契約を望んだとしても、相手側に業務フローの見直しやシステム導入などの手間やコストを強いることになります。

いくら自社で電子契約の基盤を整えたとしても、電子契約に理解ある取引先が相手でないと、実際に運用するのは難しいといえるでしょう。

電子契約のデメリット

業務フローの見直し・改善が発生する

電子契約は紙の契約書を用いた契約のときと比べて作業内容が大きく変化します。そのため導入にあたり、業務フローや社内体制の見直し・改善を考えなければなりません。

電子帳簿保存法・電子署名法などにしたがう必要がある

電子契約に法的根拠を持たせるには、さまざまな法律に従って作成する必要があります。代表的な法律は次のとおりです。

民法
契約内容そのものについて
電子署名法
手書きの署名や押印と同じ効力を持たせるための条件について
電子帳簿保存法
電子文書で受け取った電子契約書の保存方法について
e-文書法
電子帳簿保存法と同じく電子文書で受け取った書類の保存方法について

など

とくに電子署名法や電子帳簿保存法などは、電子契約に対してピンポイントで適用される法律です。正しい契約を行うためにも、必ず条文を確認しておきましょう。

また他の法律によって書面での締結や交付が義務となっているものも存在します。

電子契約の法律

契約書管理とは|特徴や電子契約との相性

契約書管理とは契約書を整理したり、保管場所を定めたり、持ち出しに制限をかけたりなどを実施して契約書関係を総合的に管理することです。

書類の保管場所や管理体制を見直すアナログな方法もあれば、クラウドサービスを利用した電子的な契約書管理システムを導入する方法もあります。

契約書管理を実施する目的は次のとおりです。

  • 契約書に関する情報の社内共有による実態把握や更新期限超過の防止
  • 文書の整理や管理による紛失・盗難の防止や早期発見
  • 業務の効率化

など

契約書管理を効率よく行うには、管理の一元化や電子化が効果的です。体制構築や管理台帳の作成、区別の基準、保管(ファイリング)の方法などの見直し・改善を行います。

前述のとおり、電子契約サービスと連携した契約書管理システムが登場していることもあり、電子契約と契約書管理は非常に相性がよいといえます。

契約書管理の特徴

電子契約の契約書管理なら「楽々Document Plus」がおすすめ

普及しつつある電子契約は契約書管理を進める上で非常に相性がよく、電子データとして効率的に管理・運用できます。

もしより効率的な電子契約の契約書管理を行いたい場合は、弊社の「楽々Document Plus」の導入がおすすめです。電子契約の管理に便利な以下の機能を搭載しています。

  • 楽々Document Plus上で審査担当者の審査や法務部のリーガルチェックができる
  • 電子契約サービスクラウドサインと連携している
  • 更新前と更新後の契約書の内容について変更箇所を色分け表示し比較できる
  • 契約書同士をリンクさせることで同時確認や関係文書の紐付けなどができる
  • 透かし文字の挿入や印刷・ダウンロードの禁止などの情報漏えい対策ができる

など

上記以外にもさまざまな機能を搭載しています。ぜひ一度お問い合わせや資料請求をご利用ください。

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