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DXの視点からドキュメントの在り方を考える

世界中の企業で優れたITソリューションが広まる中、IT発展途上国と呼ばれる日本でも、ビジネス現場や官公庁などでDX(デジタルトランスフォーメーション)が進められています。

その一環として推進を検討したいのが「ドキュメントDX」。社内・社外の重要情報やさまざまな取引記録などを扱うドキュメント(文書)に関するDXは、企業にとって必ず取り組むべき課題です。

当記事ではドキュメントDXについての概要や導入による効果、推進される理由、ドキュメントDXに失敗しないためのコツを解説します。

ドキュメントDXとは?

ドキュメントDXとは、文書の作成、レビュー、承認、締結、管理などにDXを取り入れ、業務の効率化・最適化の実現を目指すことです。

ドキュメントDXを実現するには、ただ単にITソリューションを導入してデジタル化(IT化)を図るだけでは足りません。デジタル化した上で、業務プロセス・作業フローの根本的な改善・変更までを実現してこそのドキュメントDXです。

ドキュメントDXは「目的」、デジタル化は「手段」というイメージとなります。

たとえば、ペーパーレス化のためにシステムAを導入すると仮定します。システムAによって業務効率化につながれば、デジタル化は成功と言えるでしょう。

しかしドキュメントDXと呼ぶには、「書類の保存・承認プロセスが根本的に変わる」「取引先や顧客とのやり取り方法が大きく変化する」というレベルの変化が必要です。

ドキュメントDXの実現を目指すときは、文書作成・管理体制自体を大きく変えられるITソリューション導入を検討しましょう。

ドキュメントDXで現場はどう変わる?

ドキュメントDXを実現することで、フロントオフィス・バックオフィスともに業務を大きく改善できる可能性があります。ドキュメントDXで現場はどのように変わるのでしょうか。

ペーパーレス化が実現できる

ドキュメントDXの基本は、紙の文書を電子化するペーパーレス化です。紙の文書から電子文書に置き換わることで、次のメリットがあります。

  • 紙の文書を保管するスペースが必要なくなる
  • 紙代や印刷代などのコストが削減できる
  • 文書の修正や共有が簡単になる
  • 環境保護やSDGsと取り組んでいると対外的にアピールできる

ペーパーレス化はドキュメントDXを含めた、企業全体のDXの第一歩としてもよく挙げられます。

契約書や取引記録などに関する文書をデータ保存できる

ドキュメントDXによってペーパーレス化が実現できると、契約書や請求書などの証憑書類や取引記録、出張報告書、その他企業関係の重要書類などを電子データで保存できるようになります。

文書を電子データで保存するメリットは次のとおりです。

  • 検索機能を導入すれば文書の検索が簡単になる(文書検索時間が削減できる)
  • 紙の紛失・盗難・破れ・汚染などの危険性がなくなる
  • 本店と支店、支店同士、取引先と自社、顧客と自社などでの情報共有が簡単になる

書類関係の確認・承認フローが短縮できる

ドキュメントDXによって、書類関係の確認・承認フローが短縮できる可能性があります。

たとえば申請者→上司→課長の順番で報告書を確認してもらうケースだと、「他の書類に紛れて上司が忘れてしまう」「上司→課長に渡るまでに時間がかかる」「承認フローの進捗がわかりづらく混乱する」などの問題が考えられます。

そこでドキュメントDXによって確認・承認フローをデジタル化することで、「上司がすぐに書類を探せる」「上司が確認後すぐに課長に共有できる」「フローの見える化で承認状態がすぐに確認できる」などの改善が期待できるでしょう。

ドキュメントDXが推進される理由

ドキュメントDXが推進される理由として挙げられるのは、文書関係の業務およびそれに付随する業務の効率化が一気に図れる可能性があるためです。

文書関係の業務に非常に時間がかかるから

ドキュメントと一言に言っても、ドキュメント関係の業務は非常に多く存在します。たとえば作成、確認、承認、回覧、保管、検索、活用などです。

IDC社などの調査によると、従業員1人が1週間のうちに「文書の作成・管理などにかかる時間」は約11時間、「共同で行う文書の確認・承認にかかる時間」に約12時間と、合計で23時間も費やしていると言われています。

「日本国内のインフォメーションワーカーが抱える生産性ギャップを埋める:IT部門の新たな課題と機会」(IDC, 2012年6月)

この文書関係の業務をDX化することで、大幅な業務時間の削減が可能です。管理のしやすさやセキュリティ面の向上とあわせて、ドキュメントDXは非常に効果が高いと言えるでしょう。

ドキュメントDXによって他の業務も効率化できるから

ドキュメントDXの推進は、文書関係だけでなく他の業務の効率化にもつながります。例をみていきましょう。

  • 稟議書の確認スピードが上がり、設備導入や工事関係の取りかかりが早くなる
  • 請求書・納品書などの証憑書類をすぐにまとめられる

このようにドキュメントDXは、企業全体の業務効率化への貢献度が非常に高い改善となります。

ドキュメントDXに失敗しないためのコツ

ドキュメントDXを推進するに当たって、さまざまな問題点に直面することが想定されます。失敗例は次のとおりです。

  • ITソリューションを導入したが、想定していた業務の改善につながらなかった
  • 突然のオペレーション変更によって現場から大きな反発があった
  • 他のアプリや作業との連携を考えておらず、むしろ作業時間が増えた
  • DXに理解ある人材がおらず、誰にも任せられない

ドキュメントDXに失敗しないためには、次に挙げるコツを意識しましょう。

文書業務に関する問題点を洗い出しておく

「◯◯社も導入しているから」「DXの流れがきているから」といった曖昧な目的のままでは、適切なITソリューションを導入できず、課題も解決できずに終わる危険性があります。ドキュメントDXを推進する前に、現状の文書業務に関する問題点を洗い出しておきましょう。

  • 文書作成・管理の業務での具体的な問題点は何か(文書の共有方法が適切でない、文書の検索が困難であるなど)
  • 問題を解決するにはどのようなシステムやツールが必要になるのか
  • ITソリューション導入のスケジュールや、その後の運用方法を検討できているか
  • 実際に実現可能な計画であるのか

問題点を洗い出すには、ドキュメントに関係する業務を行う現場でのヒアリングや現場視察、従業員との話し合いなどを行いましょう。

紙での対応を前提としたルールを変更する

ドキュメントDXは、現状の業務を大きく変えることになります。これまで紙での対応を前提としたルールの整備・変更を行いましょう。

ルールの整備がされないまま無理やり進めても、現場の従業員の戸惑い・混乱を招きます。導入前・導入後の両方で、ドキュメントDXにまつわるルールの見直しをしっかり行い、現場との共有や意見交換を進めてください。

e-文書法などの法律に則ってDXを進める

ドキュメントDXの推進において無視できないのが、文書や帳票の電子保存に関する法律の順守です。次に挙げた法律をチェックしておきましょう。

法律の種類 概要
e-文書法
(電子文書法)
  • 法律により紙による原本保存が義務付けられている文書や帳票の電子保存を容認する法律。
  • 多数ある法律に対し、一括で電子データでの保存を認める通則法。
  • 見読性・完全性・機密性・検索性などの要件を満たす必要あり。
電子帳簿保存法
  • 国税に関する法律に対し、国税関係帳簿や国税関係書類の電子保存を認める法律。
  • 国税関係帳簿書類の保存方法の特例(第4条)。
  • 電子取引に係るデータの保存義務を定めたもの(第7条)。

DXに強い人材を育成しておく

ドキュメントDXを推進するには、DX自体に強い人材が中心となって進めるのが効果的です。ドキュメントDX導入後の従業員教育や体制作りに協力してもらう意味でも、DXに強い人材を育成しておきましょう。

方法としては、社内での勉強会、外部講師による研修、eラーニングによる学習などが考えられます。

一部改善ではなく一貫性のあるシステム構築を目指す

ドキュメントDXを導入する際は、新しく導入するシステム・ツールと既存システム・ツールとの連携や互換性を考慮し、一部改善ではなく一貫性のあるシステム構築を目指しましょう。

日本企業は、長期間使い続けてきたレガシーシステムや老朽化・複雑化したITシステムが残っているケースが多く見られ、新しいITソリューションとの連携が難しいことも珍しくありません。

そのため、導入時には既存システムの改善・活用・連携を考慮した、総合的な環境整備をあらかじめ計画しておくことが大切です。

楽々Document Plusから始める「ドキュメントDX」

ドキュメントDXを行うには、文書作成・承認・管理などの業務フローを改善できる、優れた機能を持つITソリューションの導入が必須です。

そこで、住友電工情報システムが提供する「楽々Document Plus」をご紹介します。業種問わずさまざまな文書や図面を一元管理できる文書管理・情報共有システムです。

ドキュメントにおける業務フロー(文書作成~承認~保管・活用)をシステム上で一貫して行え、ドキュメントDXの実現を強力にサポートします。

1.優れた業務への適用性

楽々Document Plusは、企業様のあらゆるニーズに応じられる機能を搭載しており、文書の種類ごとに異なるシステムを導入する必要なく、まとめて管理できます。

  • 契約書の期限通知はもちろん、電子契約サービスとの連携により、契約審査~締結~保管までシステム上で一気通貫できる。
  • 電帳法(e-文書法)のスキャナ保存、電子取引にも対応(JIIMA認証取得済)。
  • 版管理や定期的見直し、配布などISO9000/14000要求事項を網羅。

2.業務効率化につながる充実した機能

楽々Document Plusのメリットは、企業のドキュメントDXの実現や業務効率化につながる充実した機能にあります。

  • らくらく検索&サクサク表示:高性能な全文検索エンジンと高速ビューワで、求める情報をいつでもどこからでもスピーディに確認。
  • ワークフロー機能:登録~承認~公開をペーパーレスで実現でき、回付時間を大幅短縮。「やむなく出社」も不要に。
  • かんたん登録:複合機連携やCSVファイルを利用した自動登録により、文書登録の負担を軽減。

3.高性能な検索機能

楽々Document Plusの機能の中で、とくに注目すべきは検索機能です。

属性検索や自然文検索など、幅広く効率的に検索できます。
複合機からスキャンしたPDFファイルも全文検索の対象となり効率的に書類を活用可能です。
誤認識した文字もあいまい検索でヒットできるためペーパーレス化が進み、ドキュメントDXの実現に貢献します。

もし導入に興味がある場合は、オンラインでの製品説明やデモ、資料請求などにも対応しております。ぜひ一度、気軽にお問い合わせください。

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