文書管理とは?
正しく行うためにルール化すべき内容や重要性など徹底解説

この記事のPoint

  • 文書管理とは、必要なときにすぐに取り出せて整理されている状態にすること
  • 正しく文書を管理するには、その方法をルール化する必要がある
  • 企業にとって大事な文書を効率よく管理するには文書管理システムがおすすめ

企業には顧客情報や契約内容、労務関連の書類など、重要な文書が数多くあります。
一方で、文書数と比例するかのように「目当ての文書が見つからない」「どれが最新かわからない」など多くの課題を感じている方も多いのではないでしょうか。

思わぬトラブルを招いてしまう前に、正しい文書管理の方法を知る必要があります。
まずは、文書管理とは何か?というところから解説していきます。

文書管理とは

文書管理とは、業務上で作成あるいは受け取った文書を管理することです。これは紙媒体だけではなく、電子データにも同じことがいえます。
ここでいう「管理」とは文書の保管だけでなく、文書が発生する作成からレビュー、通知、保管、活用、廃棄といった一連の流れが含まれます。

正しく文書管理が行えていない場合、目当ての文書を探すのに時間がかかったり、ノウハウとなり得る文書が共有化されないことによる業務効率の低下、また保管期限を把握できず不要になった文書がいつまでも残り続ける、あるいは誤って廃棄してしまうなど様々なリスクが考えられます。

上記のようなリスク回避や業務効率化のためには、文書管理の方法をルール化し、社内に周知させることが大切です。では、何をルール化すれば良いのでしょうか?

文書管理のポイント

各プロセスごとにルール化すべき事項例をご紹介いたします。

作成
フォーマットや表記の統一、ファイル名の命名規則を決めておきましょう。また、社外秘の文書の場合は、それがわかるような記載も必要です。
レビュー
文書の品質を保つため、だれにどういうルートでワークフローを回し承認をもらう必要があるか決めておきましょう。
通知
共有漏れがないように、作成した文書はだれに通知する必要があるのか、明確にしておきましょう。
保管
どのような形式(紙or電子)で、だれが、どこに、どのくらいの期間保管するのかを決めておきましょう。なお、電子帳簿保存法など法律によって保管期間やルールが定められている文書もあるので注意が必要です。
活用
意図しない人への共有を防ぐため、だれにアクセス権を付与する/しないを明確にしましょう。
廃棄
不要な文書が残ったり、情報流出を防ぐためにも廃棄時期や廃棄方法を決めておきましょう。

このように文書を「置いておくだけ」では管理できているとは言えず、文書のライフサイクルを最適化し、活用したい時にすぐに取り出せて整理されている状態、つまり、文書管理されている状態とは「管理できている状態」を指します。

社内に散乱する紙文書を電子データ化してデジタル上で保管する取り組みを行うケースは多く見られますが、単に紙をスキャンしてデジタルファイルに変換して保存するだけにとどまっている企業も少なくありません。

活用事例:スキャンしたデジタルファイルの管理

管理できている状態

文書管理の重要性

文書管理ができていないと、必要な情報をすぐに取り出すことができません。
そのほかにも情報漏洩の危険性や業務の遅延など様々なデメリットが生じるため、企業の作業効率や情報保護の観点でも重要です。

外部に漏らしたくない社内機密や製品の設計図など、企業が大切に保管しなければいけない書類は多くあります。
そのため、企業にとっては自社を守っていくためにも文書管理は力を入れて行うべき施策といえます。

紙媒体の場合、取り出しができる人を制限することでセキュリティ面の対策ができますが、データの場合には、外部からの侵入で書類が取られてしまうかもしれません。
その場合、セキュリティ対策ソフトを入れるなどの対策が必要になってきます。
保存するだけでなく、どのように保護をしていくのかも文書管理の課題となるでしょう。

紙の管理では鍵の施錠や入退室管理などの物理的な対応で間に合いましたが、デジタルデータの場合には物理的な対応だけでは成立しません。デジタル上で文書を管理保管するにあたってはセキュリティ対策が不可欠です。また、閲覧権の付与など運用には十分に注意を払う必要があります。

機能紹介:柔軟な権限設定による万全のセキュリティ

文書管理の重要性

文書管理には管理システムの導入がおすすめ

文書は紙媒体とデータの二種類ありますが、文書管理しやすい形式としてはデータに軍配があがります。
理由としては、保存性と管理効率、取り出しやすさが紙媒体と比較して高いためです。

しかし、データであっても手作業で整理して管理をすることは難しく、担当者を一人たてて、各部署に必要書類を都度メールなどで送る方法も効率が悪いといえます。

この効率を良くするためには、管理システムの導入がおすすめです。
システムの利用により、部署ごとにパスワードを設けるなどにより、制限したい分野を作ることもできます。
社員一人ひとりの業務効率が向上し、社内での情報共有も円滑になるため、工数が大幅に削減可能です。
紙媒体の資料もスキャンをして電子化できるため、業務効率を上げるためにも書類はデータ化して一括管理することが望ましいです。

書類のデータ化

効率よく管理するためのシステムとして、文書管理システムを積極的に活用しましょう。

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検索性や機密性が高まり、目的の文書に最短距離でたどり着くための最適な設計がなされているので、活用次第では作業効率や生産性が大幅に高まることになります。

活用事例:様々なシーンでの手間の削減と業務の効率化を実現

オンラインでの製品説明・デモも可能です

文書を分類することでわかりやすくなる

システムなどハード面の強化も大切ですが、導入した後に活用できなければ導入する前と同じです。
そのため、導入したあとは格納した書類を管理するために分類しましょう。

社内機密や雇用情報などの重要な書類については「重要」、プロジェクトや進行管理などの書類については「一般書類」といった形で分類を決めることで誰でもわかりやすくなります。
前項にもありますが、部署毎にフォルダを分けることで必要な書類をすぐに検索できるほか、役職などで権限を分けることによりセキュリティ面での不安も取り除けるでしょう。

書類を整理する際は、必要ではない書類の処分も検討したほうがよいです。
長年溜まった書類の中には、必要のない書類も多く混ざり込んでいる可能性があるので、システム導入前に処分も進めましょう。

今まで紙媒体で管理してきたものをすべて電子化する前に、一度、紙媒体の管理における整理整頓を行います。要らないものを捨て、本当に必要なものを厳選してデジタル化することでコストの削減や、スリム化につながります。

文書分類

文書管理システムの導入をスムーズに進めるためのコツ

ここでは、文書管理システムの導入をスムーズに進めるためのコツをご紹介します。

施策に対する上司の理解度を高める

文書管理をするために、システムの導入など新たな手法を取り入れようとして上司の反対にあってしまい進行が遅れてしまうことがあります。
理由としては、「手作業でできる」や「既存のシステム・ソフトウェア」を活用してできると考えている方も少なからずいるためです。
このような場合、いくら効率化できるといっても稟議が通らないと新たな手法の導入は難しいでしょう。

そのため、まずは上司に現状と今後の施策をプレゼンテーションすることが必要です。
概念だけではなく、機能や作業フローなど詳細な情報を共有しましょう。
費用対効果や見込める成果などを明確にすることにより、上司に理解してもらえる可能性が向上します。

文書管理システムの導入は計画性が大切

文書管理システムの導入は計画性が大切です。
無計画のままシステムをいれてしまった場合は、失敗に繋がってしまうかもしれません。
また、他社で効果が出ているシステムを何となく導入するというのも避けるべきです。

文書管理システムの導入を進める場合、まずは文書の分類や整理などの準備が必要です。
社内にあるすべての文書をシステムで管理するのではなく、管理が必要な文書の分類と整理を行い、計画性を持って段階的に移行していくことがスムーズな導入のコツです。

他にも、例えば、社内でデジタル化に取り組む意欲の高いメンバーを集めたプロジェクト組織を結成するなど、部門横断的な体制をとることでうまく導入が進んだケースがあります。経営層のバックアップを得られる組織作りが重要になります。

システム導入の計画性

文書管理を正しく行うことで業務効率化に繋がる

文書管理を正しく行うことで、社内の業務効率が向上します。
一般的に、文書管理を正しく行おうとすると、それだけ手間がかかると思われがちですが、紙での管理をデジタル化するだけで文書を紛失するリスクが減り、保存性と管理効率、取り出しやすさを向上できます。

さらに、文書管理システムを導入し、そこに保管することで、適切な権限のもと文書を管理できるので、情報漏洩の危険性を低減できます。
また、文書管理システムを使えば、部署や業務ごとに必要な文書の分類や整理も簡単に行えるので、すぐに取り出して活用できるほか、役職などで権限を分けた運用も可能になります。

社内の文書管理の在り方を見直すにあたり、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。従来、手作業で行っていた作業を大幅に削減できるので、社員の業務負担の減少にも繋がります。

「楽々Document Plus」は、文書や図面など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システムです。

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