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導入事例

株式会社エイチ・アイ・エス 様

エイチ・アイ・エス様イメージ画像

柔軟な権限設定で的確なアクセス管理
契約書管理業務の効率化を実現

主力の旅行事業に加え、ホテル事業など多角化を進める株式会社エイチ・アイ・エス。同社法務チームでは、契約書管理システムに楽々Document Plusを導入。ユーザー権限を細かく設定できる機能を活用して、PDFファイルを含む契約書データベースを社内に公開することにより、契約書管理業務の効率化を図っている。

契約書データの有効活用と管理業務の効率化が課題に

旅行事業を軸に成長を続ける株式会社エイチ・アイ・エス(以下、H.I.S.)。同社では“未来をより快適で豊かにする未来創造企業”を標榜し、近年、ハウステンボスの運営といったテーマパーク事業やロボットによるサービスを体験できる「変なホテル」などのホテル事業、再生可能なエネルギーを活用した発電事業を含むエネルギー事業など、新事業を次々と展開している。

H.I.S.において旅行事業などで日々発生する膨大な契約書の管理を担っているのが、同社の法務チームである。従来、現場の担当者が取引先と締結した契約書を、法務チームがデータベース管理ソフトMicrosoft Access(以下 Access)を使って管理するとともに、契約書の原本をキャビネットに保管していた。契約書管理業務の課題について、法務チーム チームリーダー 辻自由太氏は次のように話す。

「契約を締結した現場の担当者は、法務チームに原本の保管を依頼するとともに、自部門用にコピーを取って保管しています。その契約書の内容を確認する場合など、コピーした契約書を見れば事足りるはずなのですが、現状は担当者が変わることも多く、ほとんど毎日現場から法務チームに契約書の有無や契約内容について問い合わせがきます。日に平均5件程度の問い合わせがあり、それに対し法務チームのスタッフは、Accessで約2万件の契約書データの中から原本の保管場所を確認し、キャビネットから原本を取り出して契約内容を確認のうえ電話やメールで回答を行い、場合によっては複合機でスキャンの上PDFファイルを作成して、メール添付で現場の担当者に送っていました。これらの作業自体に時間を取られることに加えて、その都度法務チームの本来の業務である契約書審査業務が中断され、非効率な状況でした」(辻氏)。

同社は、現場での契約書内容の迅速な確認を可能にするとともに、法務チームの問い合わせ対応による手間暇の解消を図るべく、契約書管理システムを導入することにした。

検索制度、操作性、柔軟な権限設定が決め手に

法務チームは契約書管理システムの導入にあたり、まずコストの観点で12製品の候補から4製品に絞り込んだ。法務チーム 橋本和樹氏は「ユーザー数に応じて毎月利用料を支払うクラウド型の課金体系ではランニングコストが高くなります。イニシャルコストが多少掛かることや、アカウント数に制限があっても、10年間利用する場合のトータルコストで検討した結果、パッケージ購入を前提に考えることとなりました。またワークフローの機能をメインにした製品など、当社のニーズから考えてオーバースペックな製品も候補から外し、文書管理機能をメインに据えた製品に絞りました」と振り返る。

次に、各製品の機能を比較する一覧表を作成し検討を重ねる中で、実際に複数の製品を操作して使いやすさを検証した。橋本氏は「最も見やすく、使いやすかったのが楽々Document Plusでした。特に全文検索は精度も高く、必要なファイルを見つけ出しやすかったですね。日々の業務で利用する法務チームだけでなく、たまに利用するような現場の担当者でも使いこなせるようなわかりやすさが重要なポイントとなりました」と評価する。

データベースを公開する上でセキュリティ面も重視した。辻氏は「ユーザーのアクセス履歴、操作履歴が残ることはもとより、『この部署にどこまで見せるか、PDFファイルのダウンロードや印刷などの操作をどこまでさせるか』といった権限設定は不可欠でした。例えば、部署によって契約書の名前は把握できるけれど、その内容は見ることができないというような権限設定です。楽々Document Plusでは、その部署に合わせた情報の提供が可能でした。情報漏えいのリスク回避と情報活用を両立するために、柔軟かつ細かく権限を設定できたのは楽々Document Plusだけでした」と選定のポイントを話す。

導入をきっかけに契約書入力項目の見直しに着手

2017年6月、同社はコスト、操作性、セキュリティなど総合的に高い評価を獲得した楽々Document Plusの採用を決定。2017年10月、システムのセットアップ終了後に法務チームは契約区分などの入力項目の見直しに着手した。

「これまでは、例えば“業務委託”か、“業務請負”かなど、同じ内容でも担当者によって表記の仕方が異なっていました。この状況のままで移行しても楽々Document Plusの検索性能を活かすことができませんので、契約区分とその表記をーから見直すことにしました。法務チームで毎週検討会を開催し、整理していきました。Accessで管理していた契約書データも新しい契約区分に修正し、楽々Document Plusに一括移行しました」(橋本氏)

契約書データを有効活用し業務の効率化と迅速化を実現

2018年10月、楽々Document Plusによる契約書管理システムが本稼働し、法務チームの契約書管理業務が大きく変わった。橋本氏は「法務チームの日常業務の中で、契約書の類似案件を見たいときなどは、これまでは自分の記憶をたどったり、他のスタッフに聞いたりして探し出していましたが、今は、条文の一部で全文検索して探し出すことができます。類似案件をすぐに見つけ出すことができるため、業務の効率化と迅速化が図れました」と語る。

製品標準で提供されているワークフロー機能を利用し、業務の正確性も高めている。辻氏は「法務チーム内で入力担当とチェック担当を分けて業務を行っています。入力作業を担当するパート社員は、楽々Document Plusに入力後、その契約書の審査を担当した者にワークフローの機能を使って入力内容のチェックを依頼し、そこで担当者が入力内容を最終確認し登録しています」と話す。

原本の保管方法も簡略化できたと橋本氏は指摘する。
「これまでは、原本を探しやすくするために、契約書の種類ごとに異なるチューブファイルに原本を入れ、そのチューブファイルの番号をAccessに入力するなど原本の保管ルールが複雑で、多くの手間と時間を要していました。今は、基本的には楽々Document Plus上で契約書の内容が確認できるので原本を取り出す機会が減ったことから、思い切って作業を簡略化して、楽々Document Plusのフオルダー構成に合わせて、キャビネットに用意したファイルボックスに楽々Document Plusで自動採番される番号順に原本を入れるだけです。作業がとてもシンプルになり作業の大幅な効率化を実現できました」(橋本氏)。

すべての契約書を楽々Document Plus上で管理する

楽々Document Plusは、2018年11月に法人・団体契約など契約書の作成・参照の頻度の高い3部署に先行して公開され、2019年2月には全50部署に展開した。

今後について辻氏は「楽々Document Plusを利用し契約書の内容を確認するためには、契約書のPDF化が必要です。楽々Document Plus導入後に締結した契約書は原則全て、また過去に締結済みの契約書も連送・宿泊施設関係の契約書など一部ニーズの高いものは順次PDF化を進めています。今後、契約書のPDFが蓄積されることで法務チームヘの問い合わせも大幅に減少していくはずです。また現場部門では自分のデスクで必要なときに過去の契約書内容を確認できるため、ビジネスのスピードアップが図れます」と述べる。

辻氏は楽々Document Plus上で契約書管理に関するすべての業務の完結を目指すと語る。「契約書の作成・審査業務をするときに過去の契約書を参考にすることが多いのですが、現在はまだ大部分の契約書がPDF化されていないので、契約書の原本は社内に保管しています。今後、法務チームの業務上参照する可能性が高い契約書のPDF化が進めば、楽々Document Plus上で大部分の契約書の内容を確認できるようになり、キャビネットに原本を探しに行く必要もなくなるため、増え続ける原本を遠地の倉庫で保管することも可能となり、本社スペースの有効活用とコスト抑制はもとより、災害対策の強化にも繋がります」と意欲を語った。

HIS社の担当者写真

(写真右)
本社法務グループ
法務チーム チームリーダー

辻 自由太 氏

(写真左)
本社法務グループ
法務チーム

橋本 和樹 氏

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