「社内最重要機密」をペーパーレスで管理し保管スペース圧迫からも解放

業種

ゴム製造業

主管部署

経理部 情報管理室

利用部署

技術開発部

ご利用ユーザー数

150人

従来の管理方法と課題、新システム導入の目的

紙で管理していたため、保管スペースの圧迫が問題となっていた。また、社内最重要機密であるゴム配合標準に関する資料の管理を行う必要性もあり、システム導入を検討した。

楽々Document Plusを選択した決め手

システムに求める要件を全てカバーしており、コスト面でも安価であると感じたから。

インストール後、構築に着手～最初に業務で利用開始するまでの期間

2ヶ月

管理している文書の種類

• 登録ゴム配合に関する資料(メイン)
• 環境負荷物質調査関連資料
• 外部提出技術資料
• 総務関係(届出・勤務表)
• 出張報告書

フォルダ構成

フォルダ数は約50。基本的には部署ごとにキャビネットを分け、さらに管理単位に分けて管理している。

工夫点

楽々Document Plusへの文書登録時、マスタTBLを表示したままのExcelファイルを添付すると、すべてが検索対象となってしまうため、検索対象として不要なシートや列は非表示にした状態でアップロードするようにしている。

導入効果

• 重要文書を安心して管理・保管ができる
• 文書やファイルの閲覧履歴等が残るので何かあった場合に安心

ユーザーの評価

やはり検索が非常に高速で、便利である。

今後の展開プラン

• 未導入(未利用)部門への展開
• 図面管理(現在はスクラッチシステムで管理)

その他コメント

まだまだ便利機能を使いこなしていないのでサポートをお願いしたいと思います。

_{※本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}