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文書管理・情報共有システム 楽々Document Plus
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データ移行

データ移行の流れ

楽々Document Plusでは、既存システムからの文書データ移行を想定した機能を提供しています。データ移行には以下の3つのステップが必要ですが、それぞれのステップで簡単にデータ移行を行うための機能が充実しています。

(ステップ1)組織情報の登録
ユーザー情報の登録
グループ情報の登録
所属情報の登録
(ステップ2)キャビネット・フォルダの作成
キャビネットおよびフォルダの作成
キャビネットおよびフォルダの権限設定
移行データを登録するフォームの作成
承認や回覧など経路の定義
(ステップ3)文書データの登録
属性情報+ファイルをCSVで一括登録
  • ステップ1:組織情報の登録
  • ステップ2:キャビネット・フォルダの作成
  • ステップ3:文書データの登録

(ステップ1)組織情報の登録

社内の人事マスタから抽出したユーザー・グループ・所属の情報のファイルを整形して楽々Document Plusへ一括登録できます。ユーザー情報/グループ情報/所属情報のCSVファイルがそれぞれ独立しているので、運用開始後に人事異動などで発生するメンテナンスも最小限のデータ更新でおこなえます。

組織情報の登録イメージ

(ステップ2)キャビネット・フォルダの作成

文書を保管するためのキャビネット・フォルダは、システム構築に記載のステップで1件ずつ作成するほかに、CSVファイルでツリー構造を一括作成できます。これにより、データ移行時にフォルダを手作業で作成する手間を大幅に削減できます。

キャビネット・フォルダの作成

(ステップ3)文書データの登録

既存システムやファイルサーバにある大量の文書を、CSVファイルを利用して一括登録することができます。登録する文書は、属性情報(文書名、作成者、部署、コメント等)と添付ファイルと承認ワークフロー情報で構成されます。文書一括登録機能では、これらの情報を1行1文書で指定形式のCSVファイルに記載して、文書登録処理をおこないます。

文書データの登録イメージ

文書一括登録用のテンプレート出力

楽々Document Plusは、文書の種類によってフォルダを分けて文書管理をおこないます。フォルダによって文書に付随する属性情報を自由に設定できるので、フォルダごとに一括登録用CSVファイルのフォーマットが異なります。しかし、フォルダごとに異なるフォーマットのCSVファイルを用意するのは大変ですし、作成したCSVファイルを文書一括登録でアップロードすると、必要な項目が足りない等のフォーマットエラーが発生する可能性もあります。そこで、楽々Document Plusでは、このようなエラーを最小限にして簡単に移行作業をおこなうための機能を提供しています。

楽々Document Plusでは、簡単に移行作業をおこなうため、フォルダごとに一括登録用CSVファイルのテンプレートを出力できます。また、楽々Document Plusの画面上に属性情報やワークフロー情報の項目説明と設定例を一覧表示しているので、CSVファイルの内容を簡単に編集できます。さらに、ファイルサーバなどの指定したフォルダ配下のファイルを簡単に楽々Document Plusへ移行できるように、ファイル名や特定の作成者情報、ワークフロー情報をテンプレートに同時に出力することも可能です。これにより、ファイル名や文書情報をCSVファイルに転記する手間やミスを最小限に移行作業がおこなえます。

文書一括登録用のテンプレート出力イメージ図
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