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在宅勤務

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在宅勤務の勤怠管理(申請・承認・報告)
をしてみよう

在宅勤務

在宅勤務とは、テレワークのひとつで会社に出社せず自宅で仕事をすることです。在宅勤務やテレワークは働き方改革の切り札として総務省が中心となって普及のためにさまざまな施策が推進されてきました。

例えば、日本テレワーク協会などによるテレワーク支援事業、テレワークマネージャー派遣事業や在宅勤務時のセキュリティガイドラインの作成などです。そして2020年東京オリンピック・パラリンピック開催時の混雑緩和をターゲットにテレワークデイズなどのキャンペーンが実施されてきました。

ところが、ここにきて新型コロナウイルス感染拡大により、急速に在宅勤務が普及し始めました。在宅勤務を通常勤務形態のひとつとして定着させている企業はまだ一部で、多くの企業は準備不足のまま、半ば強制的に在宅勤務が始まったのではないでしょうか。

在宅勤務のメリット

在宅勤務の普及は企業、社会、個人それぞれにメリットがあります。

個人にとっては、①通勤時間の削減、②育児、介護などと仕事の両立、③場所や時間を選ばない多様な働き方の実現などです。一方、企業にとっても、①人材確保、②ペーパーレスによる生産性の向上やコスト削減、そして今回のような③災害時のBCP対策などのメリットがあります。さらに、社会にとっても、働く場所の制限がなくなることでの地域活性化への効果が期待されています。

ICT(情報通信技術)を活用した在宅勤務やリモートワークはこれからの発展には欠かせないものであることは間違いありません。

在宅勤務の課題

在宅勤務やテレワークの大前提は在宅での仕事が可能であることです。製造現場や接客を伴う業務などそもそも在宅で行うことが難しい仕事もあります。さらには、ICTを活用して業務を行うため、機器やネットワーク環境、そして、ペーパーレスの業務をサポートするシステム環境も必要でしょう。

さらに、上記の課題をクリアしているにもかかわらず、本格的に在宅勤務やテレワークに踏み出す妨げになっているのが、労務管理、業務管理、そして情報セキュリティに関する懸念事項です。

1.労務管理

マネージャーにとっては、在宅勤務では業務開始時間、就労時間や労働時間などの実態が把握しづらく管理しにくい。在宅勤務する社員もオンオフの切り替えが難しく、ついつい深夜労働やサービス残業をしてしまうというようなリスクがあります。

2.業務管理

部下とマネージャー、あるいはチーム内のコミュニケーションの量や質が落ちることで、適切な指示が出せない、受けられない、ひいてはチームとしての生産性が低下するというおそれがあります。さらには、人事評価に関しても情報不足から適正な判断が難しくなります。

3.情報セキュリティ

PCを携帯することによる紛失リスク、管理者が見えない場所でPCを操作することによる情報漏洩リスクが増し、このようなリスクへの対策が必要になります。

在宅勤務申請

これまでは、多くの企業がこれらの懸念から大々的には在宅勤務やテレワークに踏み切れず、少しずつ様子を見ながら導入を進めてきたというのが実情でした。ところが、新型コロナウイルスの影響により、半ば強制的に一気に普及が進む形になりました。

在宅勤務に必要な制度は一応あるけど、これまでは、介護や育児などの事情のある人や、試行としてしか使ってこなかったのが、いきなり多くの社員が在宅勤務を始めることとなったのです。

そこで、まず必要になるのが在宅勤務申請のしくみです。

従来の在宅勤務申請は在宅勤務の可否を承認するという色あいが強かったのですが、現在では、マネージャーが在宅勤務者の就業状況や業務状況を把握することが重要になっています。そのため、在宅勤務申請は、毎日申請して業務予定、業務実績を報告するような形式がいいでしょう。例えば、下記のような形式です。

項目名 概要
在宅勤務者 在宅勤務社員の名前、所属部署
実施日 在宅勤務予定日
在宅理由 「新型コロナウイルス対策のため」など
予定 勤務予定時間 開始予定時間~終了時間
業務予定 予定の業務を箇条書き記述
実績 勤務実績時間 開始予定時間~終了時間
業務実績 実施できた内容を記述
備考

在宅勤務申請では、申請・承認機能だけでなく、マネージャーが申請内容を日別、人別の一覧形式で簡単に確認できる機能なども必要になってきます。そのため、エクセル(Excel)やメールで申請するという方法では実現が難しく、かといって専用システムの導入は時間がかかります。そのようなときはWebデータベースです。

在宅勤務アプリの活用

在宅勤務アプリは5つのアプリから成り立っています。
それぞれを活用し、在宅勤務の申請~報告をスムーズに行ってみよう。

在宅勤務アプリの5つのアプリ

現状の課題

緊急事態宣言で急に在宅勤務をしなければならなくなった
そこで、在宅勤務申請をメールで始めてみたものの…

メールによる申請のため、
リーダーには大量のメールが来て
埋もれてしまう

勤務の開始終了について、
メールでは誰がどのような
状況なのか管理しにくい

実績管理のために
エクセルに転記するのも手間

楽々Webデータベースでできること

楽々Webデータベースを使えば…

担当者は、
いつでもどこからでも申請が可能
上司も、
Web上でもれなく承認が可能

上司は在宅勤務の状態把握を
アプリからすぐに可能

Webデータべースに全て
保存されているため、
過去の実績を簡単に検索可能

5つのアプリを活用して在宅勤務を行ってみよう

実際にアプリを使って、在宅勤務の申請から報告までを行います。

アプリを使った在宅勤務の流れ

申請アプリ
担当者
担当者
在宅勤務日や作業内容を申請アプリから入力
指定した上司にメールが送信
承認アプリ
上司
上司
在宅勤務申請の承認/否認をする
担当者にメールが送信
開始報告アプリ
担当者
担当者
アプリで在宅勤務の開始を知らせる
指定した上司にメールが送信
実績報告アプリ
担当者
担当者
勤務終了後、実績をアプリに入力する
指定した上司にメールが送信
在宅勤務終了
状況確認アプリ
上司
上司
在宅勤務申請の状況確認を行う

それぞれのアプリの使い方

在宅勤務の申請

在宅勤務日や作業内容を申請アプリから入力しましょう。承認者となる上長をここで指定しておきます。

【PCでの表示】

在宅勤務の申請PC画面

【スマホでの表示】

在宅勤務の申請スマホ画面

在宅勤務の承認

申請内容をもとに、実施の可否を記入します。自身が承認者に設定された申請だけがアプリで閲覧できます。

【PCでの表示】

在宅勤務の承認PC画面

【スマホでの表示】

在宅勤務の承認スマホ画面

在宅勤務の開始報告

「在宅勤務開始」にチェックを入れて開始の報告をします。実施を承認された申請だけがアプリで閲覧できます。

【PCでの表示】

在宅勤務の開始報告PC画面

【スマホでの表示】

在宅勤務の開始報告スマホ画面

在宅勤務の実績報告

勤務終了後、実績を報告します。勤務開始アプリで「在宅勤務開始」にチェックを入れた申請だけがアプリで閲覧できます。

【PCでの表示】

在宅勤務の実績報告PC画面

【スマホでの表示】

在宅勤務の実績報告スマホ画面

在宅勤務の状況確認

上司は部下の在宅勤務状況をアプリ上で確認できます。状況に応じ、データをエクセルファイルで出力することも可能です。

【PCでの表示】

在宅勤務の状況確認PC画面

【スマホでの表示】

在宅勤務の状況確認スマホ画面

在宅勤務アプリの構成

5つもアプリがあるということは、それぞれ別にデータを登録・更新しなければいけない…?

在宅勤務アプリの構成図

承認・開始報告・実績報告・状況確認アプリは申請アプリから派生したサブアプリというものです。
5つのアプリ間のデータは連動しており、個別の管理は必要ありません。

在宅勤務アプリの構成