営業報告書の目的

営業報告書は何のために書くのでしょうか。
営業報告書の種類や営業担当者とマネージャーなどの立場によって目的はさまざまですが、主に下記のようなものがあげられます。

• （１）情報を上司及びチームで共有し、最善の方策をチームとして対応するため
• （２）業務の反省、改善に役立てるため
• （３）担当者自身の頭の整理をするため
• （４）業績の見通しをたてるため
• （５）顧客対応の記録として

このように、営業報告書はチームとして営業業務を素早く高い品質で遂行するために作成するのです。

一方、営業報告書を作成する最大のデメリットは作成に時間がかかることです。営業報告書作成のために顧客対応がおろそかになれば本末転倒です。
営業報告書は決して営業担当者の行動記録ではありません。営業活動を必要以上に事細かく記述しても、活用されなければ時間の無駄です。営業報告書は目的に即した内容をできるだけ手間をかけずに簡潔に記述し、タイミングを逃さず報告することが重要です。

タイムリーな情報共有と情報活用

営業報告書、特に営業日報や顧客訪問録は簡単でもいいのでできるだけ早く提出することが重要です。マネージャーはすぐに内容確認して必要なコメントをするなどのアクションを起こしましょう。迅速な情報の流れを作り出すことで、タイミングを逃さず最善の対応をとることができます。

さらに、営業報告書をデータベース化しておけば、さまざまな情報の取り出し方法が可能になり、活用範囲が広がります。

例えば

• 訪問録を顧客別、時系列に並べて過去の経緯を素早くに確認する。
• 今月及び次月の受注予定の案件、金額を集計する。
• 経験の浅い営業担当者が過去の類似案件を検索して参考にする。
• 営業担当者毎に週別・月別に訪問回数を集計して負荷管理を行う。

というような利用方法が考えられます。

このようなことは、エクセル（Excel）ファイルをファイルサーバで共有して検索システムを導入する、エクセルマクロを駆使する、あるいはSFA（Sales Force Automation）を導入すれば可能になりますが、最も手軽なのがWebデータベース化することです。

エクセルで作った営業報告書フォーマットをアップロードすれば、すぐにWebデータベース化できます。Webデータベース化されれば営業報告書を素早く共有し、必要な情報を検索し、データをエクセルで加工することも簡単です。