楽々Webデータベースでリンクアプリを使ってノウハウ管理に活用してみよう

ノウハウとは

ノウハウ(Know-How)とは、一般語としては、何かを行うときの進め方、実施手順や実施方法に関する技術や知識を表す言葉です。例えば、料理のノウハウ、整理整頓のノウハウ、時間管理のノウハウというようにさまざまな分野で広範囲に使われています。

一方、ビジネスの世界ではノウハウは知的財産のひとつとして位置付けられています。例えば、国際商業会議所(ICC)が作成した「ノウハウ保護基準条項」では、「ノウハウとは、単独で又は結合して工業目的に役立つ、ある種の技術を完成し、又は、それを実際に適用するために必要な秘密の技術知識と経験又はそれらの集積をいう」と定義されています。

また、ノウハウは営業秘密のひとつです。日本の不正競争防止法で営業秘密は「秘密として管理されている生産方法、販売方法その他の事業活動に有用な技術上又は営業上の情報であって、公然と知られていないものをいう。(第2条6項)」と定義され、盗用などから保護されています。営業秘密との違いは技術にフォーカスしている点です。

一方、特許もノウハウと同じく技術に関する知的財産ですが、一般に公開され特許法により排他的に権利保護される点が大きく違います。ノウハウは特許法で保護されませんので、知的財産として保護するためには「秘密」であることが重要になります。

知的財産のノウハウ管理

知的財産としてのノウハウ管理とは知的財産管理そのものです。

発明により価値の高い知的財産が創出された場合、それを特許出願するかノウハウとして秘匿するかを決定しなければなりません。知的財産を特許出願するかノウハウのまま秘匿しておくかはその中身や企業の戦略によります。ノウハウとして管理する場合、最も重要なことは営業秘密管理と先使用権の証拠確保・保全を確実に実施することです。

不正競争保護法の保護を受けるためには、ノウハウを営業秘密として厳格に管理していなければなりません。

まず、該当するノウハウの管理者を決め、どこに保管して誰がアクセスできるかなどを決めます。さらに、技術的なアクセス制御方法や外部からの攻撃への対応方法、やバックアップデータの廃棄方法などを検討し、システム化・マニュアル化します。

組織として営業秘密管理の責任者や体制を定め、基本方針、各種規定、運用ルール等を整備します。さらに、関係者に秘密保持を周知し徹底させるため、役員や従業員に対し就業規則や各種規定に秘密保護義務を規定する、従業員から秘密保持誓約書を徴収する、派遣事業者と秘密保持契約を締結するなどを行います。

このようにして、厳格にノウハウとして秘匿しておいても、他社が同じ方法を独自に発明して特許化するとそのノウハウは利用できなくなります。ただし、他社が特許出願する以前に既に対象となるノウハウを使って事業を行っていることを証明できれば、その特許を無償で使い続けることができます。これを「先使用権」と言います。

そのため、ノウハウ管理ではノウハウの発明から事業化にいたるまでの企画書、設計書、事業計画書などの書類を証拠として集めて確保します。また、これらの証拠が改竄されていない信頼できるものと証明するため、公証サービスやタイムスタンプ・電子署名などを活用して証拠を保全します。

ノウハウの流出は場合によっては企業経営をも左右します。ノウハウ管理は企業にとって戦略的に非常に重要なものなのです。

業務知識のノウハウ管理

一般的な業務知識としてのノウハウ管理は業務の進め方や技術を個人に埋もれさせず、組織で共有するための活動です。

企業で働く熟練労働者は長い経験で培われた「技」や「知見」を持っています。この中で、理屈や言葉で伝達できないものを「暗黙知」といいます。「匠の技」や「感覚」という言葉でよく表現されます。ベテランの工場の作業員、優秀な営業パーソン、料理人などは暗黙知を駆使して高いパフォーマンスを発揮しています。

一方、暗黙知を理屈で解明し、言葉で伝達可能にしたものを「形式知」と言います。さらに、この形式知を実際に文書化したのが手順書やマニュアルです。ノウハウとは文書化される前の形式知、あるいは文書化されていても個人のメモなどに留まり共有化されていない形式知のことです。

暗黙知を形式知にして組織で活用するための一連の活動をナレッジマネージメントと言いますが、この中で個人に埋もれている「形式知＝ノウハウ」を集めて体系化し、組織全体で活用できるよう共有化するのがノウハウ管理です。

暗黙知を形式知に変換することは容易ではありません。また、ノウハウを集めて体系化するには地道な作業が必要です。一方、ノウハウの共有はツールを導入することで比較的簡単に実現することが可能です。Webを利用した情報共有ツールや検索システムを活用すれば欲しい情報をピンポイントで探したり、関連情報をいもづる式に参照することが可能なのです。

楽々Webデータベースのリンクアプリはノウハウ管理におすすめ

楽々Webデータベースを使って担当者が2つのWebアプリから効率的に情報を取得できるようにしよう。

リンクアプリとは

• それぞれのアプリに含まれている共通の項目を使って情報を検索し、活用することができるアプリ
• 複数のアプリ間を横断的に見ることができる

リンクアプリで使用するアプリを画面から作成する

01.アプリの作成画面を開きます

アプリの新規作成画面が開きます。 設定したい項目を左画面にドラッグ＆ドロップします。

02.アプリに必要な項目を設定します

項目に任意の名前を付け、アプリ名を設定します。

作成をクリックすると、アプリが作成されます。

_{※同様の手順で、「お取引先リスト」のアプリも作成します。}

リンクアプリを作成する

01.新規作成からリンクアプリ作成の画面を開きます

リンクアプリの作成画面が開きます。
右側には、作成済みのアプリが表示されています。

02.関連付けたいアプリの項目をリンクさせます

ここでは、先ほど作成した「ノウハウ管理」アプリと、「お取引先リスト」アプリを使用します。
2つのアプリを右のリストから、左にドラック＆ドロップします。

取引先の社名を使用してデータを検索できるようにしたいので、それぞれのアプリの「会社名」と「社名」にチェックを入れます。(チェックを入れると、項目同士が緑の線でつながります)

アプリ名を付け、作成をクリックするとアプリが作成されます。

_{※ここでは、アプリ名を「ノウハウ検索[会社名]」と付けます。}

リンクアプリが完成しました

リンクをアプリを実際に使ってみましょう。

リンクアプリを使って目的のデータを検索する

①今回は、数あるお取引先のうち、「住友電工情報システム株式会社」に関するノウハウを調べてみます。

②作成したリンクアプリ(ここでは「ノウハウ検索[会社名]」)を開き、「検索の起点になるアプリ」を選択します。

③ここでは、会社名からノウハウを検索したいので、「お取引先リスト」を起点にします。

④「お取引先リスト」アプリと同様の項目が検索条件に出てくるので、調べたい会社名を入力します。ここでは「住友電工情報システム株式会社」を検索してみます。

検索結果が表示されるので、「照会に遷移」をクリックします。

⑤すると、社名が「住友電工情報システム株式会社」となっているノウハウ管理アプリのデータを検索することができます。