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楽々Webデータベースでコレクトアプリを活用し、複数の売上表を集計してみよう

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エクセル売り上げ管理表の作成業務

複数の店舗の売上台帳のデータから売上管理表を作成する業務を考えてみましょう。例えば、エクセルで作成された店舗別の売上台帳の明細データから、店舗別、商品別に集計された売上管理表を作成するとします。どのようにすればいいでしょうか。

まず、エクセルの売上台帳データを集めなければなりません。メールでやりとりするか、ファイルサーバに直接置いてもらうなどで、ひとつのフォルダー配下に集めます。次に、集めた売上台帳をひとつのエクセルファイルに結合します。最後に結合された売上台帳データを元に店舗別、商品別に集計された売上管理表を作成します。

実現方法はいろいろありますが、お薦めの方法は下記です。

複数のエクセルファイルのデータを統合する

集められた売上台帳のエクセルファイルを一つのシート内のテーブルにまとめるにはだいたい3つの方法が考えられます。

1．ひとつひとつファイルを開いて手作業でコピペする。

まずは地道にコピペ。直感的で前提知識がいらないので店舗数が少なくかつ1回きりか頻度が少なければこの方法が一番楽です。一方、店舗数が多い場合や、繰り返し実施する場合は面倒です。とはいっても、多くの人は地道にコピペしているのではないでしょうか。

2．VBA(Visual Basic for Applications)を作成して自動化する。

次に、VBAで自動化です。結合だけなら20行程度のコードで実現でき、ネット上でサンプルコードも手に入るので、VBAを知っていれば簡単です。一方、VBAを知らない人にはハードルが高いでしょう。VBAはいろいろな処理を追加して改善していけるのがメリットですが、逆に複雑になり他人が維持できない原因にもなります。

3．Excelの一機能のPower Queryで設定して取り込む。(お薦め！)

お薦めはExcelの一機能のPower Queryを使うことです。Power Queryはエクセルシートに外部のさまざまなデータソースから必要なデータを取り込むための機能です。設定だけで取り込めるので特別な知識は必要ありません。ただ、あまり知られていないのか活用する人は少ないようです。エクセル上部メニューの[データ]-[新しいクエリー]から呼び出すことができます。

今回の場合、所定のフォルダー配下のエクセルファイルを取り込むように設定すれば店舗が増えた場合でも追加分も含めて自動で取り込まれます。また、取り込み時にフィルターをかければ、集計行やその他不要な行を排除することもできます。

ピボットテーブルで売り上げ管理表を作成する

売上管理表を作成するには、ピボットテーブルで作成するか、計算式で作成するかですが、これは圧倒的にピボットテーブルがお薦めです。

1．ピボットテーブルで集計する。(お薦め！)

ピボットテーブルであれば、集計項目を決めるだけで簡単に売上管理表が完成します。さらに、ドリルダウンで明細を確認する、集計単位を自由に変更してさまざまな見方をするなど、さまざまな視点で分析できます。例えば、店舗別製品別の売上管理表を製品別店舗別というように集計の順番を変えることも簡単です。

2．計算式で集計する。

計算式で作成する場合、SUMIF()やSUMIFS()などの関数を使えば集計することができます。しかし、店舗や商品が増えて大きな表になれば集計条件をそれぞれのセルに設定していくのは非常に手間がかかります。さらに、新しい商品が増える度に表を修正してかなければなりません。計算式にミスが混入するリスクも大きく、集計表の信頼性が安定しません。計算式が有利なのは指定されたレイアウトに集計値を埋め込まなければならないような限られた場合だけしょう。

エクセル(Excel)を使っていてもピボットテーブルは使い慣れていないという人が多いようですが、一度覚えてしまえば作成方法は簡単です。ピボットテーブルはエクセルで最も強力で役に立つ機能です。ぜひ活用しましょう。