ライセンス管理
ライセンス管理とは
ITにおけるライセンス管理とは、ソフトウェアやクラウドサービスなどの使用許諾契約(さまざまな権利の実施・使用を第三者に許諾する契約)について、使用状況や期限などを総合的に管理することです。
ライセンス管理の必要性
ライセンス管理が適切に実施されていない場合に、想定されるリスクを具体的に見ていきましょう。
- ベンダーの監査権行使時に対応できず、ライセンスの停止や損害賠償請求につながる
- 不正利用や期限超過、著作権違反などのトラブルが発生する可能性がある
- 不必要なライセンス契約の締結や継続が発生し、余計なコストが発生する
- ソフトウェアのバージョンが古いままのことに気づかず、セキュリティに問題が生じる
ライセンス管理が適切にできなければ、コンプライアンス違反などによる金銭的・社会的なリスクを負う可能性が高くなります。ライセンス管理の必要性は高いと言えるでしょう。
ライセンス管理を実施するメリット
ライセンス管理を実施する具体的なメリットは次のとおりです。
- 内部不正・権利侵害の防止および発生時に適切な対応につながる
- ライセンス監査への備えがスムーズになる
- 常に最新のセキュリティ体制でソフトウェアを利用できる
- 過剰なライセンス取得・余剰ライセンスの継続を防ぐことで、ランニングコストを抑えられる
コンプライアンス違反やその他トラブルを防ぐ意味でも、ライセンス管理を実施するメリットは非常に大きくなります。
ライセンス管理における課題
ライセンス管理の必要性やメリットは大きいものの、ライセンス管理を実施する上ではさまざまな課題をクリアする必要があります。
まず課題として挙げられるのが、従業員のライセンス知識の不足です。管理者の知識が豊富でも、実際にソフトウェアを使用する現場の従業員の知識が不足していると、ライセンス管理体制の構築が難しくなります。
また、意図しないヒューマンエラーや不正利用によって、重大なコンプライアンス違反につながるリスクも考えられるでしょう。
次に挙げられる課題は、技術の進歩によるライセンス管理の難易度の上昇です。IT機器や情報そのものの価値が上がった昨今、企業が利用するソフトウェアの数の増加やライセンス形態の多様化・複雑化(サブスクリプションやアップグレードなど)によって、管理側の労力・コストも増加しました。
ライセンス管理を適切に行うには、ライセンス管理に長けた専門性高い人材の育成や、ライセンス管理をサポートするシステム・ツールの導入などが求められるでしょう。
MCoreによるライセンス管理で解決できること
ライセンスの購入数と使用数を管理する購入したソフトウェアのライセンス情報を登録して、ライセンスの購入数とソフトウェアの導入数を突き合わせて部門単位にライセンスの過不足を集計します。さまざまなライセンス形態に対応し、ソフトウェアの不正利用などによるコンプライアンス違反の防止に貢献します。さらにボリュームライセンスの配布を管理する機能やライセンス証書やメディアなどの部材を管理する機能など、ソフトウェア資産管理に必要なライセンスの保有情報や使用状況を効率良く管理する機能を有しています。
ライセンス管理
ソフトウェアカタログへの登録
ソフトウェアカタログに対して購入単位にライセンスを登録します。パッケージやボリューム、CPUやユーザなど複雑なライセンス形態に対応し、ソフトウェアライセンスを効率良く管理するために資産管理番号など任意で設定する管理項目を用意しています。
ライセンス利用状況の可視化
部門ごと、またソフトウェアカタログ単位ごとにソフトウェアのインストール数、ライセンスの保有数、残数などを集計して見える化し、一目でその過不足が判ります。ライセンス形態に合わせて、現在の紐付け状態も考慮して最も有利な形でライセンスの過不足を計算します。
部門ごとのライセンスの割り当て
ボリュームタイプのライセンスを登録し、購入部門から利用部門に対してライセンスの一部を割り当てて使用することができます。管理者はどのライセンスをどの部門へ何本配布しているかを効率良く集中的に管理できます。
ライセンス部材の登録・管理
ライセンスに付属する部材(使用許諾書やメディアなど)をライセンスに紐付けて登録、管理できます。部材の所在を管理し、メディアのコピー状態や貸出状況を管理することが可能です。さらにライセンス証書は電子ファイルの形でサーバに保管して、ライセンスの管理画面から直接参照することができます。
