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Webデータベース(Web DB)

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目次

Webデータベース(Web DB)とは

Webデータベース(Web DB)とはWebインターフェース、すなわちブラウザーを使ってデータベースに対して、データの検索、参照、登録、更新、さらにはデータベース(テーブル等)を作成するなどあらゆる操作ができるデータベース及びアプリケーションです。クラウドにWebデータベースをおけばインターネットを通じて世界中あらゆる場所からWebデータベースを操作し、また利用することが可能です。ブラウザーさえあれば誰でもどこからでも使えるデータベースがWebデータベースです。

さらに、日本の製品やサービスの多くはその操作に専門的な知識や技術を必要としません。すなわち、Webデータベースは専門の知識や技術を有するプログラマーやSEなどのエンジニアではなく、特別な技術や知識がない人たちが利用することを前提に作られています。したがって、ソフトハウスや情報システム部門の手を借りることなく、現場で働く人々が自力で利用開始することができます。現場で自ら自分たちの業務を素早く効率化するためのツールがWebデータベースなのです。

ところで、そもそもデータベースとはなんでしょう。データベースとはさまざまなデータが取り出しやすいように構造化された情報の集まりを表す言葉です。例えば、住所録も立派なデータベースです。氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどデータが項目別にそれぞれ関連づけられて作成されていますね。電子化されていない紙ベースの情報もデータベースと呼ぶことがありますが、ここではコンピュータが処理できる電子化されたものとしましょう。

みなさんが日ごろ使っているExcelなどのスプレッドシート上で作成されたさまざまな表形式の資料もデータベースとみなすことができます。個人で活用するにはExcelで十分かもしれません。ただし、チームや組織や会社など多くのメンバーで活用しようとするとうまくいかないことが多く出てきます。まず、複数の人が同時にデータを更新できません。誰かがファイルを開けば他の人は待っていなければなりません。また、シート上のデータに行単位にセキュリティをかけることもできません。全部見られるか見られないかだけです。

そこで、DBMS(Data Base Management System)が必要になってきます。市販、あるいはオープンソースのDBMSはマルチユーザで利用することが前提となっており、複数のメンバーが同時に更新することができ、データの整合性も保たれます。行単位にセキュリティをかけたり、複数のデータ、例えば顧客データと製品データと販売データを関連づけたりするようなこともできます。このようにDBMSは多数のメンバーで活用する場合にその威力を発揮します。ITの世界ではこのDBMSのことをデータベースと呼びます。

データベースには、データの格納方法や関連付けの方法の違いによって階層型、スター型、リレーショナル型、オブジェクト型、ドキュメント型などさまざまな形式があります。現在、世の中で最も普及しているのはリレーショナル型のデータベース(RDB, Relational Data Base)です。RDBは表(テーブル)形式でデータを管理するものです。複数のテーブルを関連づけてひとつのテーブル(表)として見せるようなことができます。テーブルの操作やデータの入出力にはSQL(Structured Query Language)を使います。

世の中に存在するほとんどすべての情報システムにはデータベースがあり、そのデータベースには膨大なデータが格納されています。データベースに格納できるデータは、昔は数字とテキストのみでしたが、最近は画像や音声、動画、さまざまな形式のファイル等、あらゆる情報をデータベースに格納することができます。みなさんが日ごろ使っているインターネット上にあるさまざまなサービス、各種SNSやニュースサイト、ECサイトも背後に巨大なデータベースを抱えているのです。

通常のデータベースとの違い

エンジニア、現場担当者

Webデータベース(Web DB)もその内部には通常のデータベースが使われています。ほとんどの場合、それはRDBです。そしてRDBもその多くはWebデータベースと同様にブラウザーからデータベースを作成したり、データの入出力を行ったりできる機能を備えています。では、Webデータベースと通常のデータベースの違いは何なのでしょうか。

言葉の定義だけでいえば、Webデータベースはブラウザー経由ですべての操作ができるデータベースのことを指します。しかし、特に日本の製品やサービスでは、Webデータベースはブラウザー経由ですべての操作ができるだけでなく、素人でも簡単にデータベースを活用できるツールやサービスを指しています。すなわち、大きな違いはエンジニアをターゲットにしているかエンドユーザをターゲットにしているかなのです。

企業全体や大きな組織で使うデータベースは多くの部門が長期間活用できるように、データ項目のひとつひとつ注意深く設計することが要求されます。データベース設計の善し悪しはシステム全体の品質、保守性に大きく影響を及ぼします。経営や業務の変化に応じてシステムの機能は変化しますが、その都度、データベースを一から作り直していたらたまりません。
企業全体で共通で利用でき、変化に強い構造にするため、データベース構築においては、データモデリングし、データベースの設計図であるER図を描いてデータ構造を設計します。また、データベースの機能や性能を最大限に活用するためには、SQLなどの専用の知識も必要になってきます。従って、データベースは必要な技術と知識を持ったSE(システムエンジニア)が構築することが前提なのです。

一方、WebデータベースはITに詳しくない現場で働く人達がデータ ベースを作成することを前提にしています。本格的な設計をしてきっちり開発するというよりも、現場の人たちが思い立ったらすぐにデータベースを作成して使い始められる、そして使いながら少しずつ改善していく、そのようなコンセプトのもとに製品やサービスが作成されています。

例えば、簡単なひとつの帳表であっても、通常のデータベース設計ではひとつのテーブルから作成されることはまずありません。正規化された複数のテーブルにわけてデータを格納し、それらを結合(JOIN)しながら必要なデータをSQLで取り出すのです。しかしながら、これはRDBを設計したことがない一般の人にはハードルが高い作業です。

従って、しっかり構造化されたデータベースを生成するというよりも、今そこにあるExcelや紙帳表のデータをそのままデータベース化する。そして、データベースやテーブルを作成するだけでなく、現場の人たちが実際に使う入出力画面も同時に作成する、Webデータベースは「データベース」という名前はついていますが、実際は簡易アプリケーション作成ツールと言った方が近いかもしれません。

一方、Webデータベースではデータベースが本来持っている機能すべてをブラウザーから操作できるとは限りません。データベース自身はRDBなのでSQLを書けばたいていのことはできるはずですが、Webデータベースがターゲットとしているのは、エンジニアではなく簡単なアプリケーションを作りたい現場の人たちなのです。難しいことはできるだけ知らなくとも使えるようにしなくてはなりません。

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クラウド型超高速開発/ローコード開発ツールとの違い

ローコード開発ツールとの違い

Webデータベース(Web DB)は簡易アプリケーション作成機能を備えたデータベースと前述しましたが、それではクラウド型超高速開発ツールやローコード開発ツールとはどう違うのでしょうか。これらのクラウド型開発ツールもブラウザーからデータベースを構築したり、データベースに情報を簡単に登録したり検索することができます。高度なプログラミング技術はなくとも少し訓練すれば入出力画面や帳票を作成することが可能です。

例えば、超高速開発/ローコード開発ツールの楽々Framework3は、ブラウザーからデータベースを構築すると、各々のテーブルに対する入出力画面は自動的に生成されます。Webデータベースで実現できそうな機能はすべて実現することができます。高度なプログラミング知識がなくとも高機能な画面や帳票を簡単に開発することが可能です。それでも、楽々Framework3は開発ツールです。それは、プログラミングがどれだけ簡単であっても、データベースと同じように楽々Framework3はエンジニアがシステム設計することを前提にしているからです。

楽々Framework3に限らず、多くの超高速開発/ローコード開発ツールは本格的なシステム開発をターゲットにしています。そして、どれだけツールが便利であっても、本格的なシステム開発ではエンジニアがシステム設計することが必要です。例えば、データベース設計が欠陥だらけであれば開発ツールがどれだけ優れていてもまともなシステムはできません。

一方、Webデータベースは今目の前にある現場の課題を現場が解決することを目的にしています。全社のことを考える必要はありませんし、何年も先のことを考える必要もありません。現場の人たちが今見えている範囲ですぐに活用できればいいのです。そのために、Webデータベースでは難しいことはできるだけ省いています。例えば、データベースとアプリケーションを一対で「アプリ」と呼んで、データベースの設計とアプリケーション作成を分けずに同時に行うようにしている場合もあります。

実際には現場の利用者のレベルは幅があり、製品やサービスの利用者のターゲットにも幅があります。データベース構造を全く意識させないようなレベルで提供しているものもあれば、少なくとも基本的なデータベース構造を知っていることを前提にしているレベルで提供しているもの、プログラム開発という概念を必要とするものしないものさまざまです。現場で働く人達の多くは、Excelは使いこなせるがAccessはちょっとという人が大半です。どのツールがよいかは、実現したいことと実際に活用するメンバーによって変わってくるでしょう。

Webデータベース(Web DB)で働き方改革

Webデータベースで働き方改革

ところで、Webデータベース(Web DB)は何ができるのでしょう。

現在、日本では働き方改革の号令のもと、多くの企業が業務効率化に努力しています。大企業であれば大きな業務改革は情報システム部門が中心となり、ERPを導入したり、個別に情報システムを開発したりして取り組みます。

定型的でその業務量が多ければ、しっかりした情報システムを開発して効率化することが効果的です。しかしながら、情報システムがカバーできない小さな業務が多い、変化が激しくて標準化しにくい、取り組みたくても繁忙で対応するまで時間がかかるなどの理由で、まだまだ手作業や非効率な業務は多く残っているのが現状です。最前線の業務は常に変化しており、その業務効率化はシステム開発だけでは解決しません。現場ですぐにできる方法が必要です。

そのひとつの方策がRPAです。RPAは定型的な手作業を自動化します。システム化の狭間にある個々人が実施している手作業をそのまま自動化することで業務を効率化しようとするものです。RPAを現場で開発できるかは疑問の残るところですが、いわゆるIT専門家でなくとも訓練を受ければ開発することは可能です。

そして、もうひとつの対応策がWebデータベースです。Webデータベースが得意とするのは、個人のPCに埋もれているさまざまな情報、特にExcelなどのスプレッドシートで管理されているデータを共有化し、見える化することです。企業内には膨大なExcel形式のデータが個人のPCやファイルサーバに保管されています。それらをWebデータベース化することで、最新で信頼性の高い情報が迅速に伝わるようになります。また、複数の情報を関連させて新しい情報を得ることもできるようになります。これは業務効率化につながるだけでなく、業務の信頼性や質の向上も期待できます。

Webデータベースは現場で必要な機能をさっと作ってすぐに使い始めるような活用方法を想定しています。大きな組織全体で整合性をとりながら、かゆいところに手が届くようなシステム構築は情報システム部門でじっくり開発してもらいましょう。現場の業務効率化は待ったなしなので、まずは現場単位の効率化を素早く実現することが目的です。

関連製品

楽々Webデータベース
  • 自分で業務効率化、現場で改善をすばやく実現する「Webデータベース」
  • Excel業務を簡単にWeb化し、業務改善をすばやく実現できるクラウドサービス

Webデータベース(Web DB)の適用業務

Webデータベースの適用業務

RPAが主に個人の操作を自動化して業務効率化につなげるのに対し、Webデータベース(Web DB)は個々に分散する情報を共有化することで、情報の収集や配信の手間と時間を省き、情報共有によって業務のスピードアップを図ろうというものです。

具体的には例えば下記のような適用が考えられます。
業務分類 業務名
各種情報収集業務 在庫棚卸調査、固定資産棚卸調査(現物照合調査)、各種アンケート調査、売上計画集計
業務管理、プロジェクト管理 課題管理、プロジェクト管理、タスク管理、営業案件管理、問い合わせ管理
情報管理 顧客管理、契約管理、貸出管理
各種報告、連絡 営業訪問録、日報、作業報告、作業指示

ケース1:固定資産棚卸調査(現物照合調査)

ケース1

固定資産棚卸調査(現物照合調査)に関して考えてみましょう。固定資産棚卸調査(現物照合調査)とは、定期的に固定資産台帳と現物を照合する作業です。①固定資産台帳への記入漏れはないか、②実在しない固定資産が台帳に計上されていないか、③廃棄すべき固定資産が放置されていないかなどをチェックします。会計処理を行う上でどの企業でも実施している重要な作業になります。

専用のシステムを導入しておらず、Excelの固定資産台帳を使って現物照合調査を実施する場合、大まかには下記のような業務になります。

  • 1. 経理部門より固定資産台帳に項目を追加して各部門に配布し調査依頼する。
  • 2. 各部門の担当者が担当分について状況を記入する。
  • 3. 確認済みの固定資産には新しいシールを貼る。
  • 4. すべて記入後経理部門にメールで送付する。
  • 5. 経理部門では回答内容をマージして新しい固定資産台帳を作る。

固定資産台帳にはそれぞれの資産の管理者、利用者が記載されています。各部署にExcelの固定資産台帳を送付し、管理者は実際のものを確認し、確認済みのシールを貼ります。モバイルPCなど利用者が携帯しているものもあり確認には手間がかかります。経理部門は各部署から送付されてきた固定資産台帳をマージして新しい固定資産台帳を作成します。

ExcelをWebデータベース化すれば、下記のようになります。

  • 1. 固定資産現物照合調査入力用のデータをWebデータベースにアップする。
  • 2. 各部門に調査依頼を出す。
  • 3. 各部門は自分の担当分の入力を行う。入力はWebアプリで直接入力してもよいし、担当分のみExcel形式でダウンロードして記載してからアップロードしてもよい。
  • 4. 各利用者は配布された新しいシールを貼る。
  • 5. 経理部門では締め切りにデータが入力されていることを確認する。
Webデータベース化すれば

Webデータベース化することで、各部門別にデータを分割したり、また、入力されたデータをマージしたりする手間を省くことができます。データを部署別に分割し、マージする手間がなくなりますので、従来、各部署の担当者が走り回って確認していたのを、それぞれの固定資産の利用者が直接入力するように確認担当を細分化すれば、確認作業の大幅なスピードアップにつながります。Webデータベース化の大きな利点のひとつは、データの配布、集計の手間がなくなること、担当者がその場で入力することで、業務のスピードアップを実現できることです。

固定資産棚卸調査(現物照合調査)だけでなく、Excelを多数のメンバーに配布して結果を集めて集計するような、各種アンケート調査、店舗別売上予想の集計などの業務全般に対して有効です。

ケース2:プロジェクト管理、進捗管理、課題管理

ケース2

次の例はプロジェクト管理です。プロジェクト管理やそれに付随する進捗管理、課題管理ではプロジェクトリーダやプロジェクトマネージャーが各担当者に進捗状況を確認しプロジェクト管理表、進捗状況表、課題管理表に書き込んでいきます。進捗会議は通常週1回、多い場合は毎日実施することもあります。専用システムがない場合、ここでも活躍するのがExcelです。Excelで作成したプロジェクト管理表は項目の融通が利き、プロジェクトリーダの工夫を加えることも自由です。一方、これも、固定資産棚卸調査と同様にデータを集めて集計する手間がかかります。

特にプロジェクト管理の場合、固定資産棚卸調査と違いプロジェクトリーダは逐一最新の状況を把握したいはずです。実際に業務を行っている担当者が自分の業務の開始、終了をリアルタイムで入力するようにすれば、プロジェクト管理表、進捗状況表、課題管理表は常に最新に保たれ、プロジェクトリーダは素早く異常に気づいて対処することが可能になります。

Webデータベース化

Webデータベースであれば、特別な専用システムを導入しなくても、今日現在Excelで実施しているプロジェクト管理表をそのままWeb化してリアルタイムな進捗状況管理、課題管理が可能です。他にも営業案件管理や問い合わせ管理など、迅速な情報伝達が要求される業務管理にWebデータベースは活躍します。

ケース3:営業案件管理×営業訪問録×問い合わせ×展示会・セミナー参加者名簿

ケース3

最後は、複数の情報から新たな気づきをうみだすような業務効率化の例です。営業が新規の案件管理リストをExcelで一覧管理している業務を考えてみましょう。まずは、Excelの案件管理リストをWebデータベース化すれば、マネージャーは常に最新の状況を確認することが可能になります。また、営業訪問録についてもいちいち上長や関係者に回覧しなくともマネージャーは更新通知を受け取ることで、あらたな報告書が登録されたことを知ることができます。
Webアプリになっていますので、パソコンを開かなくともスマートフォンやタブレットなどで移動中にすばやく報告することができるでしょう。Webデータベースの利点はこのように個々の業務をWeb化して素早く共有できるだけではありません。さまざまな問い合わせや展示会などでのヒアリングシートなどの記録も、それらの情報を串刺しで参照することが可能になるのです。進行中の案件に関係して、営業の訪問状況、顧客からの問い合わせ状況などをにらみながら、すばやく適切な営業対応をとりやすくなります。

分散する情報をWebデータベース化すれば、それらを関連づけてさらに価値ある情報にできることも大きな特長です。

Webデータベース(Web DB)の基本機能

Webデータベース(Web DB)は個々の製品やサービスによってコンセプトや提供機能が異なりますが、ここではよくある一般的な機能を紹介します。

Webデータベースの基本機能

テーブルとWebアプリを作る

データベース(テーブル)作成とそこにデータを入出力するWebアプリを簡単に作成することはWebデータベースの最も基本的な機能です。WebデータベースはITの専門家ではない現場の人たちが自力で業務改革することを想定しています。そのため、最近のWebデータベースの製品やサービスではデータベース(テーブル)作成をあまり意識させないものもあります。
作成したい帳票や画面のフォームを作成すれば、そこからデータベースを作成したり、Excelなどの表からデータベースと入出力Webアプリを同時に作成したりします。データベースのキーも基本的には内部で自動的に生成します。このテーブルとWebアプリをセットで「アプリ」と呼ぶ製品もあります。

現場の方のニーズの多くはいまそこにある紙ベースやExcelなどで作られた帳票をデータベース化してすぐに共有することです。そこにフォーカスして、帳表や画面からそれに対応したデータベースを簡単に作成するということを重視しています。

例えば、楽々WebデータベースではExcelで作成された単票や一覧表の場所さえ指定すれば、そこからほぼ自動でWebアプリとテーブルを生成しています。今、そこにあるExcelの帳票がそのまますぐにWebデータベースになります。

データベースにデータを登録・更新する

上記で生成されたWebアプリを使って、データを1件ずつ、あるいは一覧形式で入力したり、またはExcelやCSVファイルから一括アップロードしたりしてデータを登録・更新することができます。もちろん、Webデータベース化されているので、複数名が同時に登録・更新することができます。また、アクセス権限を設定することで、誰が更新できるか、どのレコードを更新できるかを制限することも可能です。
Webデータベースによっては更新日や更新履歴を自動的に管理したり、更新された旨を通知したりする機能を有するものもあります。Webアプリ化されているので、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどからも素早く登録することができます。

データを検索する、出力する

登録されたデータを検索します。検索の基本は単独のテーブル単位の検索ですが、複数のテーブルをリンクさせることで、串刺しで検索したり、複数のテーブルを結合して検索したりすることも可能です。このテーブルの結合についてはSQLでの結合機能を知らなくてもできるよう工夫されています。検索結果は画面に表示するだけではなく、印刷したり、ExcelやCSV形式でダウンロードしたりできます。

データを集計する

条件を設定してテーブルに含まれる数量や金額を集計したり、件数をカウントしたりします。単一テーブルはもちろん複数のテーブル間を串刺しに集計できます。例えば、異なる営業所間で売上計画の金額を集計することを考えます。各営業所すべて同じフォーマットであればもちろん、多少違っていても集計できるものもあります。
Webデータベースは個々の現場で業務効率化を図るというのが基本なので、必ずしも全部営業所が同じフォーマットで運用しているとは限りませんが、そのような場合でも対応可能です。

Excelを入出力I/Fとして活用し続ける

Webデータベースは通常、Excelなどのデータからデータベースを生成し、Webアプリを使って入出力するようにします。これは、Excelを使わないようにするので「脱Excel」と呼ばれています。一方、Excelの帳表をそのまま使って入出力を行うことができるものもあります。例えば、Excelの帳表イメージが複雑なシートやデータを複雑な検索ロジックやマクロを使って生成しているようなシートは簡単にWebアプリ化できません。
そこで、入力画面や出力帳票(画面)としてExcelも使えるようにし、結果のデータだけをWebデータベース化しようというものです。Excelシートをアップロードすれば所定のセルのデータがWebデータベースに取り込まれます。また出力する場合も所定のセルにデータがセットされたExcelをダウンロードすることができます。
もちろん、Webアプリでも登録、参照することはできますが、Excelを活用できるようにすることで、高度な入出力インターフェースを保持しながら、Webデータベースの最大の特長である情報の共有化を実現することができます。これを「活Excel」と呼びます。

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