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エンタープライズサーチ(企業内検索)とは?

エンタープライズサーチの概念図

エンタープライズサーチ(Enterprise Search、企業内検索)とは、企業内のデジタルデータを、保管場所を気にせずに横断検索するためのシステムです。業務効率化、ナレッジ活用、DX推進に欠かせないツールとして広く利用されています。

企業内のデジタルデータの保管場所は、ファイルサーバ、Webサイト、データベース、Notesなどのグループウェアといったオンプレだけでなく、クラウドを利用したBox、SharePoint Online、Teams、OneDriveなど多岐に渡ります。また、ファイルの種類もOfficeファイル、PDF、画像ファイル、ZIPなど多様化しています。
これら社内外に点在するデジタルデータを一括して、ファイルの中身まで横断検索できるのがエンタープライズサーチです。
エンタープライズサーチを一言で表すと、インターネットサーチである Google / Yahoo! の社内版のようなイメージですが、エンタープライズサーチには権限を考慮した検索が必要です。

このページでは、20年以上の長きにわたりエンタープライズサーチ(企業内検索)を提供する住友電工情報システムが、エンタープライズサーチ製品である QuickSolution の活用事例を交えながら、エンタープライズサーチについて解説します。

目次

エンタープライズサーチ(企業内検索)の概要

このページの冒頭でも触れましたが、エンタープライズサーチ(Enterprise Search、企業内検索)とは、企業内のデジタルデータを、保管場所を気にすることなく横断検索するためのシステムのことです。他にも、エンタープライズ検索、社内検索、イントラネット検索などの呼び方があります。

ここではエンタープライズサーチ(企業内検索)の概要について、冒頭のエンタープライズサーチの概念図を用いて3つのポイントで解説します。

エンタープライズサーチの概念図

【ポイント1】点在する情報を横断的に検索・活用

エンタープライズサーチは、文書がどこに保存・管理されているかを意識することなく、様々な形式のファイルを超高速に横断検索することができます。
OfficeファイルやPDFはもちろん、Webサイト、グループウェア、文書管理システム、ワークフローシステム、皆様の社内にある独自システムから、クラウドサービスであるMicrosoft 365やBoxまで、社内外(オンプレミス、クラウド)に点在する情報を横断的に全文検索します。
QuickSolutionで検索可能なデータは、検索対象データ一覧をご覧ください。

【ポイント2】ファイルの中身まで検索

エンタープライズサーチは、ファイル名や日付はもちろん、文書(ファイル)に含まれるすべての文字情報を対象として検索できます。
合致する文字列(キーワード)を検索することができる全文検索は、ファイルの所在やファイル名がはっきりしない場合などに非常に有効な検索手法です。
詳細は、全文検索とはをご覧ください。

【ポイント3】権限別に結果を表示

エンタープライズサーチでは、データへのアクセス権を考慮した検索機能が必要不可欠です。機密文書や他部署に見られては困る社内データに対して、アクセス権限設定をしておくだけで、アクセス権限があるものだけを検索結果に表示します。Active Directory等と連携したシングルサインオンも可能です。
詳細は、アクセス権限管理&セキュリティをご覧ください。

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エンタープライズサーチが企業にもたらす効果

エンタープライズサーチは情報探しプロセスを根本から変革します。企業内での情報探しプロセスを変革することは、業務効率化、コスト削減、ナレッジマネジメント、DX(デジタルトランスフォーメーション)を強力に促進するとともに、働き方改革も実現します。

【導入効果1】業務効率化&コスト削減

情報探しに費やす時間は何の価値も生みださないムダな時間。平均して1日およそ30分間、私たちは業務の中で情報を探す作業をしていると言われています。社員100人の会社で計算すると、年間に約5,000万円分が無駄な「情報探し」の時間として費やされています。
以下の表を参考に、皆さまの会社で情報探しに費やされている年間コストの目安を見てみましょう。

情報探しの
年間コスト
従業員数
50名 100名
1日に情報探しに
費やす時間
15分 1,250
万円
2,500
万円
30分 2,500
万円
5,000
万円
60分 5,000
万円
1億円

※従業員1人の年間コストを800万円として計算しています。

このような無駄な時間を簡単に減らし、業務を劇的に改善するにはどうすればいいでしょうか。
エンタープライズサーチは企業内のファイルサーバやWebサイト、データベース、クラウドサービスの中を、ファイルの中まで横断検索して、探していた情報に素早くアクセスできます。エンタープライズサーチの導入は、この情報探しに費やされる時間を大幅に短縮し、コスト削減効果をもたらすでしょう。

詳細は、エンタープライズサーチの導入効果をご覧ください。

【導入効果2】ナレッジマネジメント

ファイルサーバなど膨大な情報の中に埋没した有益な情報を探し出すのは容易ではありません。単に保管しているだけでは、膨大な情報資産の山に埋もれてしまいがちで、企業全体としてのナレッジに昇華させることは困難です。それらの文書を有効活用するには、伝達し共有する方法の確立が最も重要になります。
インターネット上に蓄積されたページ(知)を発見する「検索」が不可欠なように、ナレッジマネジメントの実現においても「エンタープライズサーチ」は重要なツールです。高度な「検索」が実現できてこそ、個人の知⇒組織の知として活用することが可能となります。

エンタープライズサーチによるナレッジマネジメント

詳細は、ナレッジマネジメントをご覧ください。

【導入効果3】DX推進

近年、世界中のあらゆる業種においてDX(デジタルトランスフォーメーション)の取り組みが加速しています。効率的にデータ活用を行うためには、第一にデータのデジタル化、第二にそれを活用する最適なツールの導入が必要不可欠です。
デジタルデータの活用ツールとして一番に挙げられるのがエンタープライズサーチです。「検索」というツールは比較的身近で利用しやすいものであることから、エンタープライズサーチを用いたDXをDX推進の第一歩とするのが最適解でしょう。直感的な操作性を備えたエンタープライズサーチは、DX推進の難しさを感じておられる企業様にとっても最適な検索DXのツールです。

詳細は、検索DXをご覧ください。

エンタープライズサーチの歴史

2000年代初頭

エンタープライズサーチが登場。当時はそれほど企業のデジタル化が進んでおらず、エンタープライズサーチの利用も限られていました。

2000年~2005年頃

社内向けの様々なシステムが普及。各システムに格納された情報探すには、それぞれのシステムに都度ログインして、個別に検索する必要が出てきたため、多くの企業でエンタープライズサーチの導入が進んでいきます。

2010年頃~

企業のデジタル化が加速。2011年頃からは「ビッグデータ」という言葉が注目されるようになります。膨大に増え続けるデータに対し、検索効率の向上が求められるようになりました。

2010年代後半~

AI技術が発展。さらなる検索効率/精度の向上を目指し、エンタープライズサーチにもAI技術(統計的自然言語処理、機械学習、セマンティック検索、コグニティブ検索など)が取り込まれるようになります。

今日ではエンタープライズサーチが多くの企業に普及しています。
単なる検索だけでなく、文書分類機能や充実した分析系機能なども提供されており、幅広い活用が期待されています。

次項では、住友電工情報システムが20年以上にわたって提供するエンタープライズサーチ製品「QuickSolution」をご紹介します。

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純国産のエンタープライズサーチQuickSolutionとは?

QuickSolutionは、数100TB規模のデジタルデータでも万全のセキュリティで超高速・高精度に横断検索できる、純国産のエンタープライズサーチ(企業内検索)です。
純国産・完全自社開発のAI検索エンジンを搭載しており、日本語の意味を理解した検索などOSS(オープンソース)の検索エンジンには実現が難しい高精度な検索が特長です。
QuickSolutionは時代の先端を行く製品開発により、他を圧倒する性能と操作性を兼ね備えた、シェアNo.1(詳細はこちら)を誇るエンタープライズサーチで、2001年の販売開始から20年以上、さまざまな業種の企業様・団体様にご導入いただいています。QuickSolution導入企業様は導入企業・団体名一覧をご覧ください。

QuickSolutionの概要説明と検索の流れについて紹介した動画を、QuickSolutionとはからご覧いただけます。

エンタープライズサーチQuickSolutionの先進機能

エンタープライズサーチで最低限必要とされる機能は、「エンタープライズサーチ(企業内検索)の概要」の章で解説したとおりですが、QuickSolutionには企業内の業務効率化、ナレッジ活用、DX推進を支援する先進機能が数多く搭載されています。
ここでは、QuickSolutionの主な先進機能についてご紹介します。

【先進機能1】大容量でも高速! 使いやすい画面でピンポイント検索

QuickSolutionは、数100TB規模のデジタルデータも高速・高精度に横断検索可能な、純国産・完全自社開発のAI検索エンジンを搭載した、大容量に強いエンタープライズサーチです。企業内データは日々増加していきますが、大容量に強いQuickSolutionは将来にわたり安心してご利用いただけます。

QuickSolutionの検索画面

検索画面は、フォルダツリーを配したWindowsエクスプローラのようなユーザインターフェースを採用することで、すぐに使える直観的な操作性を実現しており、特別なユーザ教育は不要です。フォルダの選択により、直感的な絞り込み検索を行うことが可能です。
検索結果の右側にはサムネイルが表示され、欲しいファイルが視覚的にも見つけやすくなっています。ビューワ表示では、検索キーワードにヒットしたページが直接開くほか、検索キーワードにヒットしたページだけをページ送りすることもできます。これにより、サムネイルで確認、ビューワで参照という作業が一連の流れになり、検索結果の確認効率が大幅にアップします。

詳細は、かんたんに使える基本検索をご覧ください。

【先進機能2】検索補助機能(サジェスト機能)

検索キーワードの一部を入力すると、候補のキーワードや次の絞込キーワードを一覧表示し、検索キーワードの入力を支援します。正確にキーワードを覚えていない場合や、絞り込みキーワードが思いつかない場合でも、検索キーワードが自動的に提示されるため、効率的に検索ができます。

検索補助機能(サジェスト)

【先進機能3】あいまい検索、セマンティック検索

QuickSolutionは自然文(話し言葉)で入力された質問文と類似するデータを検索する、あいまい検索(類似検索)が可能です。

あいまい検索の例

あいまい検索(類似検索)を使えば、正確な文章が思い出せない場合や、OCR処理して取り込んだ文書の誤認識(例:1→!)がある場合でも、その違いを吸収して欲しいファイルを全文検索することができます。
詳細は、あいまい検索(類似検索)をご覧ください。

さらに、あいまい検索の利点を引き継ぎながら日本語の構文解析/意味解析を行うことで、検索文の意味により近いものを検索結果の上位に表示するセマンティック検索もご用意しています。

セマンティック検索イメージ

セマンティックを活用した検索エンジンは、利用者の意図・目的に沿った検索が可能なため、検索効率の向上が期待できます。
詳細は、セマンティック検索をご覧ください。

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【先進機能4】画像PDF/写真のOCR検索

QuickSolutionでは文字情報を含むファイルやデータだけではなく、複合機でスキャンして画像として作成されたPDF(画像PDF)や、画像ファイル(写真/イラスト/画面キャプチャなど)に写っている文字も、自動的にOCR処理を行い検索することができます。もちろんOfficeファイル(Word, Excel, PowerPoint)内に張り付けられた画像にも対応しています。

QuickSolutionによる画像OCR検索と活用イメージ

仮に、OCRの認識精度が100%でなくても(OCR誤認識)、QuickSolutionには上述のあいまい検索機能があるため、OCR誤認識を吸収した検索が可能です。

OCRの誤認識はあいまい検索で吸収

これまで検索できなかった画像PDFや画像ファイルが検索可能となることで、スキャンしたままの休眠ファイルなどを情報資産として活用しやすくなり、企業内の情報活用を促進します。

詳細は、画像検索をご覧ください。

【先進機能5】充実した分析機能:Know-Who(専門家検索)、可視化

QuickSolutionにはKnow-Who(専門家検索)や可視化機能など、充実した分析系機能も用意されています。

Know-Who

検索キーワードに詳しい(技術伝承してもらえる)人や部署を探し出し、組織内の情報や暗黙知の共有を支援します。検索結果に関連する人および部署をランク付けして一覧表示し、そこから絞込み検索をしたり、検索結果に関連する人・部署の連絡先などを確認することができます。

Know-Who(専門家検索)

可視化(オプション)

検索結果の各データ間の関係を視覚的に表示することができます。内容の意味的関連性に基づいて、検索結果を分類し視覚化することができるため、必要な情報がわかりやすくなり目的の情報に早くたどり着けるようになります。また、全体を俯瞰することで新たな情報の発見を促し、ナレッジ活用を支援します。

可視化機能
  • 検索を効率化
    必要な情報が分かりやすくなり早く目的の情報にたどり着ける
  • 全体を俯瞰
    全体を見ることで得られる情報がある(例:データ特性による集中と抜け)

詳細は、分析機能も充実をご覧ください。

【先進機能6】AIを利用した多様な探し方:チャットボット、Click Navi

QuickSolutionでは検索画面以外に、AI技術を活用した多様な探し方もご提供しています。

チャットボット(オプション)

QuickSolutionは、FAQを登録するだけで利用が開始できるチャットボットも提供しています。登録されたFAQを上述のセマンティック検索することにより、入力された質問文から的確な回答をお答えします。

QuickSolutionのAIチャットボット

また、チャットボットでは解決できない問題は、検索画面や後述のClick Naviにシームレスに誘導することができるため、自己解決率を上げて業務を効率化します。
詳細は、AIチャットボット(chatbot)も充実をご覧ください。

Click Navi

Click Naviは『AIで「探し方」改革!』をコンセプトに、文字入力不要でクリックだけで目的の文書にたどり着ける新しい「探し方」を提案します。

基本操作はクリックだけのシンプルなUI

シンプルなユーザインターフェースで、表示された検索条件を次々とクリックするだけでよく、キーワードを入力することなく目的の情報にたどり着くことができます。文字入力が不要なためタブレット/スマホの業務利用にも適しています。検索スキル/ITスキルや利用環境(タブレット等)を問わない、簡単な情報探しを可能にすることで、ナレッジ共有/技術伝承(ノウハウ伝承)を強力に支援します。
詳細は、クリックだけで情報探しClick Naviをご覧ください。

QuickSolutionは導入/運用も簡単! サポート体制も万全!

インストール後に検索対象などを設定してインデックスを生成すればすぐに検索可能です。検索画面はフォルダツリーを配したWindowsエクスプローラのようなユーザインタフェースを採用することですぐに使える直観的な操作性を実現しており、特別なユーザ教育は不要です。煩雑なシステム辞書のメンテナンスをしなくても、新語や専門語も検索ができるうえ日々のインデックス更新も高速。QuickSolutionは運用も快適なエンタープライズサーチ(企業内検索)です。
QuickSolutionは弊社がすべて開発・サポートしており、純国産・自社開発製品だからこそ可能な手厚いサポートに定評があります。今後の変更や他部門への展開時のご相談も、高度なスキルを持った技術者が迅速に対応いたします。
詳細は導入についてをご覧ください。

エンタープライズサーチ(企業内検索)の活用・導入事例

株式会社ニチリン様
年間約1,300時間の時間短縮で業務効率化
株式会社虎屋様
長い歴史の中で積み重ねられた膨大な情報資産の有効活用を実現
復建調査設計株式会社様
10~20分かかっていた情報探しの時間が2~3分に短縮
株式会社日立国際電気様
社内検索システムとして導入、別工場への横展開
中国電力株式会社様
構築費用の大幅削減利便性向上を実現

なお、上記以外のQuickSolution活用事例についてもこちらからご覧いただけます。

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