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エンタープライズサーチ(ファイルサーバ検索)

エンタープライズサーチとは?

エンタープライズサーチ(Enterprise Search、エンタープライズ検索、企業内検索)とは、一言で言うとインターネットサーチであるGoogle / Yahoo!の社内版です。エンタープライズサーチは企業内に点在する情報(ファイルサーバ、Webサイト、データベース、Notesなどのグループウェア、Officeファイル、PDF等)を横断的に検索するためのシステムのことです。
エンタープライズサーチとインターネットサーチとの最大の違いは、エンタープライズサーチでは権限を考慮した検索が必須という点です。

社内で誰かこんなファイルは持ってないだろうか?
プレゼン資料を作るので参考になるファイルが欲しい……。
ファイル名が分からないのでWindowsのファイル検索では探せない……などなど。
企業内検索では、欲しい情報がどこに保存されているのか分からず、探し出すのに苦労します。

QuickSolutionは、数100TBのファイルサーバでも万全のセキュリティで超高速・高精度なファイル検索が可能で、多種多様なデータ形式にも対応。企業内検索システムとして活用することができるほか、技術伝承や業務効率化、経費削減などでも効果を発揮して、働き方改革を支援するエンタープライズサーチです。

企業内に散在する様々なデータを横断検索

企業内には有益な情報が散在しています。しかし、それらの格納先は統合されていないことが多く、データ形式も多種多様です。
企業内検索の場合、データの格納先にはファイルサーバ、Webサイト、データベース、Notesなどのグループウェア、文書管理システムなどがあり、データ形式にはOfficeファイル、PDF、テキストデータなどがあります(検索対象データ一覧)。

全文検索システムであるQuickSolutionを、ファイル検索のみならず全社検索の基盤として活用することで、企業内の有益な情報を一元的に横断検索して、有効活用することができます。

QuickSolutionシステムのイメージ

大容量でも高速に検索

QuickSolutionは1台のPCサーバで50TB(1億2000万ファイル)ファイルサーバを2~3秒で高速に全文検索することができる、大容量に対応したエンタープライズサーチです。企業内データは日々増加していきますが、企業内検索に強いQuickSolutionは将来にわたり安心してご利用いただけるファイル検索機能を提供します。

また、ファイル検索(PDF検索)の検索結果には、サムネイル画像が表示される(拡張ライセンス)ので、視覚的にも欲しいファイルが見つけやすくなっており、目的のファイルにたどり着くまでの時間を短縮します。

サムネイル表示の画面イメージ

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検索補助機能(サジェスト機能)

検索キーワードの一部を入力すると、候補のキーワード(または、次の絞込キーワード)を一覧表示し、検索キーワードの入力を支援します。正確にキーワードを覚えていない場合や、絞り込みキーワードが思いつかない場合でも、過去に検索されたキーワードや管理者が設定したキーワードが自動的に表示されるため、効率的に検索ができます。

自然文検索・あいまい検索

日常的に使用する自然文、長文での思いつき検索が可能です。包容力のあるあいまい検索(類似検索)は検索漏れがなく、ノイズも少ないので快適な全文検索を実現します。
キーワードや属性との組み合わせ検索も可能。あいまい検索(類似検索)を使えば、正確なファイル名が分からない場合やOCR処理して取り込んだ文書の表記ゆれや誤認識(例:1→!)がある場合でも、その違いを吸収して欲しいファイル、データを全文検索することができます。

クリックだけで情報探し(Click Navi)

通常の検索画面とは全く異なるシンプルなユーザインターフェースで、表示された検索条件を次々とクリックするだけでよく、キーワードが思いつかない場合でも目的の情報にたどり着くことができます。また、文字入力の必要がほとんどないため、タブレット/スマホの業務利用にも適しています。

充実したアクセス権限管理

検索対象ごとに、ユーザ/グループを用いた検索の可/不可を設定可能です。さらにファイルサーバ(Active Directory)、Notes 、Webサイト、Office 365、SharePoint、Exchange、Blazon for FileServer(Net-It Central)、GlobalDoc、楽々Document Plusで設定されたアクセス権限を継承することができるほか、Active Directoryとのシングルサインオンも可能です(拡張ライセンス)。

機密文書や他部署に見られては困るデータに対して上記のアクセス権限設定をしておくだけで、アクセス権限があるものだけを検索結果に表示します。QuickSolutionはセキュリティ面にも万全に対応したエンタープライズサーチ(企業内検索システム)です。

エンタープライズサーチがもたらす効果

エンタープライズサーチは情報探しプロセスを根本から変革します。情報探しプロセスを変革することは、技術伝承や業務効率化、コスト削減(※)などでも効果を発揮し、働き方改革を支援することにつながります。

※スタッフ100人が1日5回(1回5分)情報を探す場合のコストは年間約5,000万とも言われ、この時間を半分にするだけで年間約2,500万円のコスト削減につながります。

導入/運用が簡単

インストール後に検索対象などを設定してインデックスを生成すれば、すぐに検索開始可能です。検索画面はフォルダツリーを配したWindowsエクスプローラのようなユーザインタフェースを採用することですぐに使える直観的な操作性を実現しており、特別なユーザ教育は不要です。煩雑なシステム辞書メンテナンスをしなくても新語や専門語も検索ができるうえに日々のインデックス差分更新も高速。QuickSolutionは運用も快適なエンタープライズサーチ(企業内検索システム)です。

ファイルサーバの整理・活用

ファイルサーバには膨大なファイルが未整理のまま保管され日々増加していきます。その中から一定期間アクセスされていないファイル(休眠ファイル)を検知して、インデックスから自動的に除外し管理者に通知するファイルサーバ整理支援機能もあり、ファイルサーバの有効利用を実現します。さらにファイルサーバの検索結果の中で重要なファイルを簡単な操作で文書管理・情報共有システム"楽々Document Plus"(当社製品)に登録して、整理箱として活用できます。もちろん、ファイルサーバと楽々Document Plusの横断検索も可能です(拡張ライセンス)。

また、類似文書集約機能により、重複した不要なファイルを整理・集約した検索結果を表示することもできるため、効率的なファイル検索が行えます。

エンタープライズサーチ(ファイルサーバ検索)の活用・導入事例

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