復建調査設計株式会社

働き方改革推進

復建調査設計株式会社

220TB、1億3,600万件のファイルサーバから必要とする情報を素早く検索、働き方改革推進のための生産性向上を実現

総合建設コンサルタントの復建調査設計株式会社は、働き方改革を推進するための生産性向上施策の一環として、住友電工情報システムの純国産エンタープライズサーチ(企業内検索ソフト)QuickSolution(クイックソリューション)を導入した。
QuickSolutionにより、約220TB、1億3,600万ファイルの業務データから必要とする情報をストレスなく、素早く検索することが可能となり、業務の効率化、生産性の向上を実現している。

働き方改革をワークスタイル検討と生産性向上の両輪で推進、大量の過去業務データの検索が業務効率化の阻害要因に

復建調査設計株式会社は、地質調査や測量、建設コンサルタントの分野を中心に、総合建設コンサルタントとして国づくりの一端を担う企業だ。震災や昨今の災害などの発生により、安心安全で強靭な国土を目指すための社会インフラの整備が求められており、その蓄積した経験や技術でより良い国土形成に貢献することを目指している。

事業の一例(土砂災害への対応)

崩壊時
対策後

同社は近年、事業全体にわたる情報共有を推進し、一連の建設生産・管理システムの効率化・高度化を図るための「BIM/CIM」の推進・定着に注力すべくDX推進センターを設置している。「BIM/CIMへの取り組みは中国地方ではかなり早いと思います。他にも東京大学との共同研究や、国土交通省・環境省などが推進する“グリーンスローモビリティ”への参画など、さまざまな取り組みを進めています」と話すのは、取締役常務執行役員 事業推進本部本部長の西田 宣一氏だ。

同社では2017年、働き方改革を推進するためのプロジェクトチームを設置。多様な働き方を検討するワーキングと生産性向上を図るワーキングの2チームで働き方改革を推進している。西田氏はその生産性向上ワーキングのリーダーでもあった。

生産性向上ワーキングは各部署で生産性を阻害している要因をアンケートなどで確認し、さまざまな施策でそれを解消、効率化を図っていく。その阻害要因の一つとして上がったのが「ファイルサーバ検索」である。

経営管理本部 経営企画部情報システム室長の栗栖 賢次氏は、「当時、文書管理システムなどはとくに導入しておらず、ファイルサーバを検索しようとすると、半日たっても結果が得られないということもありました」と振り返る。同社が所有していた当時の過去業務データは約100TB、3,000万ファイル。これだけのファイルの中から必要となるファイルを探し出す工数・時間が業務効率化の阻害要因の一つとなっていたのだ。

検索は以前から同社の課題となっており、数年前にも他社の全文検索エンジンを検証したものの、正式導入を断念した経緯があった。「社内の技術系の一部門で実機検証を行ったのですが、必要な情報が容易には得られないと判断して導入は断念しました」と栗栖氏は話す。

検索精度や操作性、コストパフォーマンスの高さなどを評価して、住友電工情報システムの「QuickSolution」採用を決定

その後、効率よく欲しい情報を得られる方法を再度議論した結果、全文検索エンジンの導入を改めて検討することに決定。製品の再検討が始まったのは2018年初頭だ。過去業務データ約100TB、3,000万ファイルに対する全文検索をストレスなく実施し、最適な検索結果を得られることを条件に複数の製品を検討した。

そして採用されることになったのが、住友電工情報システムの「QuickSolution」である。QuickSolutionは、ビッグデータ時代の純国産エンタープライズサーチ(企業内検索ソフト)。社内に点在する情報を横断的に全文検索し、情報活用を強力に支援する。

QuickSolutionを採用した理由を西田氏は次のように話す。「まず使いやすさ、操作性が優れていました。直感的に分かりやすい画面に加え、AI解析を利用した検索エンジンにより必要とする情報が検索結果に含まれるよう考慮されています。結果の並び順についても欲しい情報を反映していました」。さらに、「CADデータの文字検索に対応している」、「大規模データに対する検索実績が多い」、「サーバ構成・検索インデックス生成時間などが現実的な範囲である」ことや、「クリックだけで目的の情報にたどり着けるClick Navi(クリックナビ)」なども理由として挙げた。

さらに栗栖氏はトータルでのコストパフォーマンスの高さも評価する。「約100TB、3,000万ファイルの検索を行うための推奨構成を比較したところ、QuickSolutionは1台のPCサーバで問題なく動作することが分かりました。検討した他のソリューションでは、3台から7台のサーバが必要とのことで、運用やコストを考えた際にサーバが少なくて済むことは大きな利点です」と栗栖氏。

導入決定後は、パイロット部門(3部門)での検索インデックス生成、検証が行われ、検証後に全部門での検索インデックスを生成し、2018年6月中旬から全社での運用がスタートした。

取締役常務執行役員
事業推進本部本部長
西田 宣一氏
経営管理本部
経営企画部情報システム室長
栗栖 賢次氏

220TB、1億3,600万ファイルの検索を1台のQuickSolutionサーバで実現
10~20分掛っていた情報探しの時間が2、3分に短縮して業務の効率化も進む

現在、QuickSolutionは復建調査設計の本社及び全国10の拠点で活用されており、利用者は技術系の社員を中心に約500名に上る。導入当初は約100TB、3,000万ファイルだった検索対象も、2019年末には約135TB、7,100万ファイルと増加している。そして2022年9月には約220TB、1億3,600万ファイルと増加している。「当初は稼働中のサーバを対象にしていたのですが、過去のサーバについても検索をしたいという要望が上がったため増えています。対象となるファイル、容量が大きく増加しても、QuickSolutionのサーバは1台のままで、まだ余裕はあります」(栗栖氏)。

業務でよく検索を実施する担当者は、QuickSolutionの使い勝手について次のように話す。

保全構造部 構造技術課 尾土井 将健氏
「QuickSolution導入以前は、必要とする情報にたどり着くまで10分、20分と時間が掛かってしまっていましたが、QuickSolution導入後は2,3分でたどり着けるようになり、業務が効率化できています。以前であればたどり着けなかった、得られなかった情報を素早く、かつ多く得ることができますので、さらに有効に使っていきたいと思います」

四国支社 設計課 山田 雄太氏
「QuickSolutionは大変役に立っています。上司や同僚がいなくてはどこに格納されているか分からないような情報も素早く検索できています。Click Naviについても、どうやって検索すれば分からない情報も探すことができ、便利だと感じています」

九州支社 道路構造技術課 上野 宇悠氏
「検索機能が優秀です。わざわざ上司や同僚などに聞かずとも自分で検索して調べることができますので業務の効率化にもなっていますし、担当者が異動してしまった案件など過去の案件を検索する際に多く利用しています」

山田氏がいう「Click Navi」とは、文字入力不要でクリックだけで目的の文書にたどり着ける新しい探し方を提案する機能。検索スキルを問わず、簡単な情報探しを可能にすることでナレッジ共有や技術伝承(ノウハウ伝承)を強力に支援する。「検索条件や絞り込みキーワードを5回ほどクリックするだけで、必要とする情報までかなり絞り込めます」と山田氏。

運用についても大きな手間などは掛かっていないという。「インデックスの差分を日々更新していますので、その確認だけでよく、運用には手が掛かっていません」と栗栖氏はいう。

QuickSolutionの導入を完了して西田氏は、「想定したとおりの導入はできていますが、もっと多くの社員に使って欲しいと思っていますので、さらに周知・浸透を図っていきます。生産性の向上はゴールのない取り組みですので、これにとどまらずさらなる効率化を目指して進んでいきます」と力強く今後の展望を語った。

保全構造部
構造技術課
尾土井 将健氏
四国支社
設計課
山田 雄太氏
九州支社
道路構造技術課
上野 宇悠氏
※本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。

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