エンタープライズサーチ製品の選び方

エンタープライズサーチの特徴

エンタープライズサーチは、企業内に保管されたさまざまなデジタルデータを、保管場所(ファイルサーバやクラウドサービスなど)を意識することなく横断検索できる企業内検索システムです。インターネット検索と同じような感覚で、誰でも簡単に使用でき、業務の効率化や社内のナレッジ活用を促進できます。

ここからは、エンタープライズサーチの基本的な機能を紹介していきます。

【特徴①】横断検索

エンタープライズサーチのメイン機能です。社内ファイルサーバから独自システム、クラウドサービスまで、文書の保管場所を気にせずに、さまざまな形式のファイルを横断的に検索できます。

【特徴②】全文検索

ファイルの中身まで検索できる機能です。ファイル名や日付はもちろん、ファイルに含まれるすべての文字情報を検索できます。ファイルの保管場所やファイル名がわからない場合に活用できる有効な検索手法です。

【特徴③】権限管理

エンタープライズサーチでは、情報漏えいなどを防止するための権限管理が重要です。ファイル(データ)単位のアクセス制限、ユーザやグループごとの検索可否の設定など、細かく権限管理することができます。

エンタープライズサーチを導入することの効果

エンタープライズサーチ導入の主な効果として、「業務の効率化」「ナレッジの有効活用」「利用者の情報ニーズ・課題の把握」があげられます。

【効果①】業務の効率化

多くの企業では、社員は必要な情報を探すためだけに1日およそ30分を費やしていると言われています。

エンタープライズサーチを活用することによって、データの保管場所やドキュメントの形式を気にすることなく、社内外のすべての情報にアクセスできるようになるので、欲しい情報がすぐに手に入ります。今まで情報収集に費やしていた時間を他の業務に回すことができ、結果的に業務の効率化やコスト削減につながります。

【効果②】社内ナレッジの有効活用

エンタープライズサーチで横断的に検索を行えば、企業内の膨大なデータの中に埋もれていた有益な資料やノウハウを発見しやすくなります。

過去の成功事例を参考にして資料や企画を作成したり、資料を参照して不明点を自己解決できるかもしれません。エンタープライズサーチを利用することで、社歴や年齢関係なく情報を活用でき、社内の情報格差をなくすことにもつながります。

【効果③】データ分析で利用者の求める情報や課題を把握

エンタープライズサーチの中には、分析機能が搭載されているものがあります。分析機能では、主に人気の検索キーワードや検索システムの利用頻度などをレポートとして出力することができます。よく閲覧されているコンテンツ・検索頻度などをレポートやグラフとして可視化・分析することで、利用者の情報ニーズを把握することが可能です。提供するコンテンツの見直しや、組織課題の洗い出しにも活用できます。

製品選びのポイント

エンタープライズサーチは製品ごとに備わっている機能・対応容量などが異なります。製品選びのポイントをおさえ、組織体制・規模に最適な製品を選びましょう。

【ポイント①】検索速度・精度

エンタープライズサーチで重要なのが検索速度・精度です。製品によっては、検索結果がなかなか表示されない・検索結果に抜け漏れが多く意図した検索結果が得られないケースもあります。過去の資料や図版、契約書など日々データを取り扱うシーンの多い企業では、検索速度・精度の高さを意識してツールを選定するとよいでしょう。

大容量に強いエンタープライズサーチなら、入力したキーワードに対して適切な検索結果をすばやく得ることができます。また、高度な検索機能があるかどうかも、検索精度を高める重要なポイントです。画像OCR検索・セマンティック検索など、より高度な検索機能を活用することで情報の絞り込みがスムーズになり目的の情報にたどり着きやすくなります。

【ポイント②】検索対象の範囲

営業・経理・開発など社内に複数の部門が存在する企業では、部門ごとに使用するドキュメントや文書の保管場所もさまざまでしょう。エンタープライズサーチ導入時には、対応しているシステムやクラウドサービス、ファイル形式など、検索対象の範囲を必ず確認しましょう。幅広いシステムやファイル形式に対応している製品の方が、多種多様なデータから情報を検索できます。

また、検索対象の拡張機能を用いて独自システムなど未連携のシステムでも権限を考慮した検索ができる製品もあります。自社に最適なツール活用ができるように、検索以外の機能も確認しておくとよいでしょう。

【ポイント③】セキュリティ管理

企業内のデータを扱う際に重要なのがセキュリティ管理です。とくにツールの利用者が多くなる大企業では、利用者が自由に文書にアクセスすることを防ぎ、機密情報を保護する仕組みが必要不可欠です。

製品選びの際には、アクセス制限や認証機能などセキュリティ管理の充実した製品を選びましょう。また、ユーザやグループごとの権限設定などの細かな設定ができると、より安全に製品を運用することができます。

【ポイント④】サポート体制

自社で製品トラブルやバージョンアップへの対応を行うとなると、時間も手間もかかります。とくにIT人材が少ない企業の場合は、サポート体制が充実しているかどうかをチェックしましょう。お問い合わせ対応や開発・保守まで網羅的にサポートしてもらえる製品を選ぶことをおすすめします。

顧客からの問い合わせに素早く対応できることはもちろん、不具合やトラブルへの対応や、製品のバージョンアップの実施など、手厚いサポートがあることでより長期的に製品を運用することができます。

製品選びの失敗例

エンタープライズサーチの機能や性能は似たようなものが多く、どれを導入しても同じだと感じるかもしれません。しかし製品ごとに特徴は異なるため、組織に合わない製品を導入してうまく活用できなかったというケースも多くあります。

ここからはよくあるエンタープライズサーチの失敗例をご紹介します。

【ケース①】検索速度・精度が低く社内で活用されない

検索結果の表示が遅い、正確なワードを入力しないとヒットしない、検索結果のヒット数が多すぎる。価格だけで製品を選んでしまうと、検索速度・精度に問題があり逆に業務効率が下がってしまったというケースもあります。せっかく製品を導入しても、業務で使えないとなると社内での活用も進みません。検索速度・精度が低い製品には以下の問題点が考えられます。

• 自社内の大規模なデータ容量に対応していない
• 検索機能が充実していない

自社の検索対象のデータ容量が大規模な場合、それに対応していない検索システムでは検索のパフォーマンスが落ちてしまいます。自社でのシステムの利用者数・データ容量・対象範囲などを確認し、組織体制に合ったツールを選定しましょう。また、効率よく検索結果を絞り込める高度な機能があるものを選ぶと、より精度の高い検索が実現します。

【ケース②】セキュリティが不十分

エンタープライズサーチは企業が保有する重要な情報を扱うため、セキュリティには十分な注意が必要です。セキュリティが不十分だと、機密情報の漏えいなど深刻な問題が発生する可能性があります。セキュリティ管理に不備があるツールには、以下の問題点が考えられます。

• ユーザやグループごとなどアクセス権限管理が細かく設定できない
• 権限継承の設定が複雑で時間がかかる

権限管理が細かく設定できないと、個人情報や機密情報の漏えいリスクが高まります。個人／グループ単位、ファイル(データ)単位など、細かく閲覧権限が設定できるかを確認しておきましょう。

また、検索システムの中には、システムと未連携の製品・サービスなどで権限を考慮した検索を行うためには、複雑な開発や設定が必要な場合があります。製品選びの際には、製品・サービスの権限情報をエクスポートし、簡単な設定だけで権限を考慮した検索ができるかも考慮するとよいでしょう。

【ケース③】サポート体制が整備されておらず長期運用ができない

エンタープライズサーチは日々の業務の中でも頻繁に活用されるツールです。サポート体制が十分に整っていない製品だと、トラブル発生時にすぐに対応してもらえず業務がストップしてしまうリスクも起こり得ます。このような不備が続くと、せっかく製品を導入しても継続的に運用できなくなります。サポート体制では具体的に以下の課題が考えられます。

• OSSや自社開発でないエンジンが搭載されており、サポート体制が整っていない

OSSや自社開発でない製品だと、提供企業が質問に答えられない・不具合に対処できないというリスクも考えられます。お問い合わせへの対応がスムーズか、サポート体制が充実しているかなどをチェックしておくとよいでしょう。

QuickSolutionの4つの特長

QuickSolutionは大容量に強く、高速かつ安全に情報検索できるエンタープライズサーチです。ここからはQuickSolutionの代表的な4つの特長をご紹介します。ぜひ製品選びの参考にしてください。