テレワークと通常時の勤怠管理の違いと対処法を紹介
近年の社会環境変化や働き方改革推進などを背景に、自社オフィス以外の場所で働くテレワーク(「リモートワーク」ともいう)が普及してきました。自宅で仕事をする在宅ワーク(在宅勤務)、コワーキングスペースやテレワークセンターを就業場所とする「施設利用型勤務」など、その形態はさまざまで、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方が可能になりました。しかし、テレワークにおいて従業員の勤怠管理を適切に行うことは容易ではなく、頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
当記事では、勤怠管理の必要性、勤怠管理における課題、テレワーク時における勤怠管理の注意点や対処法、および勤怠管理システムの選定ポイントを解説します。
目次
勤怠管理はなぜ必要なのか？
そもそもなぜ勤怠管理は必要なのでしょうか。勤怠管理は、主に以下の目的のために企業や組織において必要とされています。
- 従業員の勤怠状況を適切に把握する
- 過重労働を抑制する
- 給与計算を正確に行う
- コンプライアンスを遵守する
- 働き方改革を促進する
それぞれの項目について、順番に説明していきます。
従業員の勤怠状況を適切に把握する
各従業員の勤怠状況を適切に把握することは、企業や組織の義務とされます。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、企業や組織は「労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適正に記入しなければならない」と定められています。
上記の厚生労働省の定義を見るだけでも、勤怠管理が必要だとわかります。
過重労働を抑制する
勤怠管理は、従業員の過重労働を防止するうえでも大切です。適切な勤怠管理がされていない場合、従業員の長時間労働につながり、従業員の健康被害などを引き起こすおそれがあります。
適切に勤怠管理を行うことで、働きすぎている従業員を早期に検知でき、業務量の調整などの対策を行えるようになります。つまり1人ひとりの従業員の身体面・精神面をケアする点においても、勤怠管理は重要であるといえるでしょう。
給与計算を正確に行う
勤怠管理は従業員へ支払う給与を算出するうえでも大切です。従業員への給与を正確に計算するためには、従業員の勤務時間をしっかりと数値として記録しておく必要があります。
勤怠管理によって各従業員の勤務時間を適切に記録することで、過不足なく給与計算を行え、給与の未払い問題などを防ぐことも可能です。
コンプライアンスを遵守する
勤怠管理はコンプライアンス遵守の観点でも重要です。企業のなかには、残業代を適切に支払わないなど、コンプライアンスに違反している企業も存在します。コンプライアンスに違反した場合、不健全な企業経営であることが社内外に広まり、企業の存続そのものが危ぶまれる状態となってしまうでしょう。
このような問題を起こさないためにも、勤怠管理を適切に行うことが必要です。
コンプライアンスとは？働き方改革を促進する
国内の少子高齢化などを背景に、近年では生産性向上や働き方の多様化を目指した「働き方改革」が注目されています。生産性向上や多様な働き方の実現にあたり、フレックスタイムや時短勤務などの柔軟な勤務スタイルが今後も広まっていくでしょう。
さまざまな勤務スタイルに応じた勤務時間を正確に把握するために、適切な勤怠管理の必要性はますます高まっていくことが予想されます。
勤怠管理の課題ポイント
ここでは、勤怠管理で課題となるポイントについて触れます。主な課題ポイントとしては以下の4点が挙げられます。
- 人手作業による業務負荷が大きい
- 集計・確認が月末に集中する
- 集計ミスが生じるリスクがある
- 法制度の改正などに対応する手間がかかる
それぞれの課題について、以下で説明していきます。
人手作業による業務負荷が大きい
勤怠管理では、勤務時間の集計作業や確認作業に多くの時間と人手を要することになります。それぞれの従業員の勤務時間、残業時間、各種手当、給与算出など、さまざまな項目を集計する作業には大きな負担がかかります。
特に従業員が多い企業や組織の場合、大勢いる従業員の数だけ集計作業や確認作業が発生するため、より大きな負荷がかかるでしょう。
集計・確認が月末に集中する
先述した集計作業や確認作業は、月末に集中することが一般的です。ほとんどの場合、勤務管理は月単位で行うため、どうしても月末に作業負荷が偏ってしまう傾向にあります。そのため、勤怠管理を行う担当者の月末の業務時間や休日労働の増大が課題となるでしょう。
また、月末に勤怠状況を集計するため、その月の残業時間や休日出勤が多くなっていた従業員がいてもすぐに気づきにくい点も課題といえます。
集計ミスが生じるリスクがある
勤怠管理において集計作業を行う際、集計ミス発生の可能性があります。人手による集計作業を行っている限り、人的ミスをなくすことはできません。たとえば、勤務時間から給与を算出する際に計算ミスをしてしまうなど、給与に関わる重大なミスも時には発生してしまうこともあるでしょう。
法制度の改正などに対応する手間がかかる
勤怠管理における課題は、法制度の改正などにも及びます。たとえば、労働基準法の改正や社内就業規則の改正などがあった場合、勤怠管理についても登録内容や運用方法を変更する必要が生じます。他にも、フレックスタイムや時短勤務などの新たな就業制度が導入された場合も同様のことがいえます。
このような法制度の改正などが発生するたびに、勤怠管理の仕組みや運用を変更することは手間のかかる対応です。手間がかかることに加えて、誤って改正前の情報で集計してしまうなどのミスも誘発しやすくなるでしょう。
通常時とテレワーク時の勤怠管理で注意するべき点
近年では、社会環境の変化に伴いテレワークを導入する企業や組織も増えてきましたが、テレワーク時の勤怠管理ではどのような点に注意すべきなのでしょうか。ここでは、通常時と比べたテレワーク時における勤怠管理の注意点として、以下の2点を説明します。
- 労働状況の把握について
- 中抜けなどの規則設定について
労働状況の把握について
テレワーク時では、労働状況の適切な把握が難しくなるため注意が必要です。なぜなら、テレワーク時では従業員の働いている姿を目視確認できないためです。
職場に出社している通常時では、従業員の様子を目視確認できるため、働いている時間や休憩している時間などを容易に確認できます。一方、在宅ワークなど従業員が離れた場所で仕事をしているテレワークでは、直接勤務状況を見られないため、勤務時間中にサボっていたとしても気づくことが難しくなります。
そのため、テレワーク時でも従業員の業務状況を把握できる仕組みを構築することが重要です。ただし、従業員の自宅に監視カメラを設置するなどの過度な監視を行うことは、従業員に対して精神的負担を強いることになるため得策とはいえません。従業員のプライバシーに配慮しつつ、テレワーク時の労働状況を適切に把握することは難しい課題といえるでしょう。
中抜けなどの規則設定について
テレワーク勤務の大きな特徴として、途中で業務以外のことに時間を使う「中抜け」が挙げられます。たとえば、以下はよくある中抜けの例です。
- 勤務の途中で保育園に子どもを迎えに行く
- 勤務の途中で洗濯や料理などの家事を行う
- 勤務の途中でスーパーやコンビニに買い物に行く
中抜け自体は、働き方改革を促進し、柔軟で働きやすい労働環境を実現する効果的な制度といえます。
ここで注意すべき点は、中抜けに対する規則の設定です。たとえば、勤務時間の途中に休憩時間を設定できるようにし、その分業務終了時間を後ろに延ばせるようにすると中抜けにも対応できるようになるでしょう。
このように中抜けに対応できるよう自社の就業規則を変更するなど、自社に合った適切な規則設定をしていくことが大切です。規則の設定にあたっては、どこまでを中抜けとするかの基準の定義や申請方法の確立など、従業員が適切に運用できるようしっかりと説明・周知をしていきましょう。
テレワークの勤怠管理を正しく行うためにはどうすればよい？
先ほど説明したとおり、テレワーク時の勤怠管理では、労働状況の適切な把握や中抜けに対する規則設定など注意すべき点が存在します。それでは、テレワークの勤怠管理を正確に行うためにはどのような仕組みを考えていけばよいのでしょうか。
テレワーク時の適正な勤怠管理に役立つ方法や仕組みとして、以下の2点を紹介します。
- メールでの連絡
- 勤怠管理システム
メールでの連絡
はじめに、毎日の始業時、終業時などにメールで勤怠連絡を行う方法が挙げられます。始業と終業のタイミング以外にも、離席時や中抜け時にもメールで連絡を入れるようにすると職場内での状況共有を図ることができるでしょう。
メールであれば日頃から使い慣れているツールのため、ほとんどの従業員がスムーズに活用できるメリットがあります。上司への連絡だけでなく職場内で勤怠状況を全体共有したい場合は、メーリングリストの活用が効率的です。
また、メールで始業や終業の連絡を明確に行うことで、テレワークにおける長時間労働の防止にも役立ちます。厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」によると、テレワークにおいて長時間労働が生じる要因として時間外、休日または深夜に業務に関する指示や報告などがメールで送付されることが挙げられています。
したがって、勤務時間以外のメール送付を抑制するためにも、しっかりと始業と終業のタイミングを報告し合うことが大切となるでしょう。
勤怠管理システム
勤怠管理システムを使ったテレワーク業務の管理も有効です。勤怠管理システムとは、従業員が日々の始業時間や終業時間をシステム入力などにより記録し、勤務時間や休暇日数などの管理を行うためのシステムを指します。
勤怠管理システムはWebブラウザやモバイルアプリなどさまざまな種類があり、勤怠状況の記録方法もシステム入力やICカード認証、生体認証など多様な手段があります。
勤怠管理システムを活用することで、従業員の始業時間や終業時間、有給休暇の取得状況などをシステムで一元管理できるようになります。特に従業員の数が多い企業や組織にとっては、勤怠管理システムで各従業員の勤怠状況を一元管理できることは大きなメリットとなるでしょう。
また、勤怠管理システムでは、以下のような機能も実装できます。
- 労働時間が所定時間を超過している従業員へのアラート通知
- フレックスなどのさまざまな勤務形態にも対応できるようなシステム上の設定
- 給与計算システムなど他システムとの連携
上記のような機能を付加することで、勤怠管理システム導入により働き方改革の推進や人事・経理業務の効率化などを実現できるようになるでしょう。
一方、注意点としては勤怠管理システムの導入や運用にあたりコストがかかる点、従業員が勤怠管理システムの使用に習熟するまである程度時間がかかる点などが挙げられます。そのため、勤怠管理システムの導入を検討する際は、事前に予算や期間を確保しておくことが重要です。
勤怠管理システムを選ぶポイント
勤怠管理システムは、従業員の勤怠状況の一元管理や人事・経理業務の効率化に役立つことを先ほど説明しました。では、勤怠管理システムを選ぶ際はどのようなポイントに着目すればよいのでしょうか。ここでは、勤怠管理システムの選定ポイントとして、以下の観点を紹介します。
- 自社の就業規則や勤務形態との適合性
- 使いやすさ
- セキュリティ
- 他システムとの連携のしやすさ
- サポート体制
- コスト
自社の就業規則や勤務形態との適合性
まず考えるべきポイントは、自社の就業規則や勤務形態に合った勤怠管理システムであるかどうかです。どれほど高性能な勤怠管理システムでも自社の用途に合っていなければ活用が困難になってしまいます。
たとえば、シフト勤務や時短勤務、直行・直帰型の勤務など、自社の勤務パターンに勤怠管理システムが対応できるかどうかを確認するようにしましょう。また、出勤・退勤の管理だけでなく、有給休暇の申請・承認などの機能に対応しているかどうかも必要に応じて確認することが重要です。
他にも、海外にも従業員がいる場合は多言語対応しているか、事業場拠点が複数ある場合は各拠点のログを集計できるかなどにも留意するとよいでしょう。
使いやすさ
使いやすさも大切なポイントです。勤怠管理システムはすべての従業員が日々使用するシステムになります。従業員のなかにはシステムの扱いに慣れていない方もいるため、できるだけわかりやすく、操作がしやすいシステムであることが望ましいです。
たとえば、シンプルかつ直感的にわかりやすい画面デザイン、迷わずに打刻や操作を行うための入力スペースやボタンの配置、誤った時刻を入力した際などのエラー表示があるとシステムとして使いやすくなるでしょう。
セキュリティ
勤怠管理システムを選ぶ際はセキュリティも気を付けたいポイントです。勤怠管理システムでは、従業員の氏名などの個人情報も取り扱うことになるため、セキュリティを担保したシステムを利用することが重要です。
勤怠管理システムは、自社のサーバ上にシステムを構築するオンプレミス型と、運営会社が構築・運用するシステムをインターネット上で利用するクラウド型の大きく2種類に分類できます。テレワーク時など自宅や外出先での利用を考慮する場合は、場所の制約なくインターネット経由でアクセスできるクラウド型が主流といえるでしょう。
ただし、クラウド型の勤怠管理システムの場合、セキュリティ対策は運営会社のポリシーに依存することになります。そのため、セキュリティ対策をしっかりと行っている運営会社であるかどうかを確認するようにしましょう。
たとえば、以下のようなポイントを確認することが大切です。
- アプリケーションやOSの定期的なアップデートを行い、常に最新バージョンを適用しているか
- インターネット上のネットワーク通信は暗号化されているか
- ウィルス対策やマルウェア対策はしっかりと行われているか
- 個人情報保護方針は企業サイトなどで明確に掲載されているか
他システムとの連携のしやすさ
勤怠管理システムを有効活用していくためには、他システムとの連携のしやすさも考慮することが重要です。勤怠管理システムで収集した勤怠情報は、給与計算など勤怠管理業務以外にも活用していくことになります。
たとえば、勤怠情報をCSVファイルでダウンロードして給与計算ソフトに取り込む、またはAPI連携によって給与計算ソフトへデータ連携するなど、システム間連携を円滑にできると業務効率化につながります。
サポート体制
勤怠管理システムを運用する運営会社のサポート体制も忘れずに確認しましょう。勤怠管理システムは従業員が毎日使うシステムとなるため、万が一システムトラブルが生じた際に手厚いサポートが受けられるかどうかは大切なポイントです。サポート体制を確認する際は、導入時と導入後の2つの観点を見るとよいでしょう。
導入時では、以下のようなポイントを電話やメール、訪問によって確認・サポートしてもらえると安心です。
- 組織体系、従業員情報、雇用形態などの基本設定が問題なく行われているか
- 特に生体認証による打刻を行う場合、正しくシステムに記録できているか
- 勤怠管理システムの操作方法、設定変更方法などをレクチャーしてもらえるか
導入後では、従業員がスムーズに勤怠管理システムを利用し続けられるよう、以下のポイントを押さえておくとよいでしょう。
- アクセス障害やシステム脆弱性が発生した際に、迅速にサポートしてもらえるか
- 法改正などによりシステム改修が必要となった場合、どの程度の期間で対応してもらえるか。また、その際に追加費用は発生するか
- 操作に迷った際などに従業員がなるべく自己解決できるよう、勤怠管理システム上にFAQページを作成・更新してもらえるか。また、FAQを見ても解決しなかった場合の問い合わせ先は明記されているか
コスト
勤怠管理システムを導入する際は、導入コストや運用コストが必要となるため、コストも大切な選定ポイントとなります。勤怠管理システムにかけられる予算は企業の規模や方針などによってさまざまです。
まずは自社の用途や希望する機能を一通り実現した場合、どの程度のコストになるのか見積もりを行うとよいでしょう。もし自社の予算と見合わない場合は、たとえば生体認証などの一部機能を外す、部分的に人手作業を残すなど、費用対効果を考えながら適切なバランスを見つけていくようにすると効果的です。
また、コストは導入時だけでなく、導入後の運用コストもかかることになります。したがって、導入後の年間コストやアップグレード時のコスト変動など、将来的に発生するコストも事前に押さえておくようにしましょう。
テレワークを適切に管理するには、勤怠管理システムだけでは不十分
前述のポイントを押さえて勤怠管理システムを導入すれば、人事・経理業務を大きく効率化できるでしょう。ただし、実は勤怠管理システムだけでは、テレワークの勤務状況を正しく把握することはできません。なぜなら、勤怠管理システムは従業員の始業・終業時間や月間労働時間の把握には有効ではあるものの、以下のような勤務実態の把握は難しいためです。
- テレワーク中に従業員が本当に働いているか
- 業務アプリなどの利用状況はどのような割合になっているか
- テレワーク中に不適切なWebページへアクセスしていないか
テレワークの勤務状況を正確に把握するためには、勤務時間中のPCの操作ログやアプリ利用状況などを記録・集計できる仕組みが求められます。IT資産管理ツールの「MCore」では、PC操作ログやアプリ利用状況など、詳細なログ管理が可能です
たとえば、下記のようなログをPCが高負荷の状態でも、漏れなく収集します。
- PC稼動状況：PCの起動／終了の履歴
- Webアクセス：インターネットやWebサイトへのアクセス、アクセス後の操作、アクセスした箇所の名称、データのダウンロードなどに関する履歴
- プログラム稼動状況：端末上で起動したアプリケーションの起動／終了などのプログラムの起動・終了の履歴 など
PCの詳細な操作ログなどの管理に加え、アプリの利用状況やWebページのアクセスログなどを記録・集計できます。集めたログは、統計レポート機能によって総合的に統計化し、レポートなどで可視化することで簡単に見られます。たとえば、PCの起動状況と稼動状況の詳細を記録・集計しているので、稼動時間や稼動率を管理することでPCを立ち上げてログインしているだけでなく、実際に操作しているかどうか、PCの使用状況の実態を一目で把握しやすくなります。これにより、より精緻なテレワークの勤怠管理が実現できるのです。また、PC操作ログ管理と連係し、指定した時間帯にどのような操作をしているか詳細を確認することも可能です。PCのログオン／ログオフ情報を出力して勤怠管理システムと連係することにより、実働稼動時間を把握することができます。
「MCore」を導入することで、たとえば業務アプリの利用状況を基に、業務効率化に向けた改善検討を定量的なデータを用いて行えます。さらに、統計レポートを活用した従業員との業務面談や部署内の業務量の調整、要員の増減調整など、具体的なアクションにつなげることもできるでしょう。
統計レポートまとめ
勤怠管理は従業員の勤怠状況を適切に把握するうえで重要ですが、集計作業の負荷や集計ミスのリスクなど、さまざまな課題が挙げられます。さらに、近年増加しているテレワークでは業務状況の把握がより難しくなっていることから、正しく勤怠管理を行うために勤怠管理システムなどの必要性が高まっています。勤怠管理システムを選ぶ際は、自社の用途、使いやすさ、セキュリティ、サポート、コストなどを総合的に勘案することが大切です。
また、勤怠管理システムだけではテレワークの勤務状況の把握に限界があるため、操作ログやアプリ利用状況も含めて記録・集計できる仕組みが求められます。
弊社が提供するIT資産管理ツール「MCore」には、労務管理支援機能がありPCごとの利用状況が参照できます。PCの稼動状況はもちろんのこと、Webページへのアクセスログ、アプリの稼動状況も参照でき、各種レポートを組み合わせることでテレワーク中の労務状況が見える化されます。また、テレワーク中の情報漏えい、マルウェア感染のリスクを最小限に抑えるセキュリティ対策機能も兼ね備えています。勤怠管理システムと合わせてぜひご検討ください。
働き方改革の推進のため、勤務状況を把握したいその他にも弊社では、テレワークに役立つさまざまなツールをご提供しています。詳しくは下記のページをご覧ください。
https://www.sei-info.co.jp/solution/telework.html
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https://www.sei-info.co.jp/it-keyword/telework.html
【参考文献】
- 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/070614-2.html - 厚生労働省「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」
https://www.mhlw.go.jp/content/11911500/000683359.pdf
