Notes移行
楽々Frameworkや楽々WorkflowIIでNotes移行
楽々Frameworkは、部品組み立て型のWebアプリケーション開発ツールで業務システムの開発をスピーディーに行えます。さらに姉妹製品である楽々WorkflowIIを組み合わせることで承認業務のWebシステム化も容易に行えます。
HCL Notes/Domino(以下Notes(ノーツ))は、業務を行うために作りこまれたNotesDBからワークフローの要素があるようなNotesDBまで様々な業務で活用されていますが、楽々Frameworkおよび楽々WorkflowIIを利用することでNotesからの移行を実施できます。
Notesのリッチテキストなどの使い勝手などもそのままに移行できるので、移行後の運用もスムーズです。また、Notes利用時に課題となる保守やサポート体制、コスト等についても楽々Frameworkおよび楽々WorkflowIIを活用することで解決できます。
Notes移行の背景
Notesは、1990年代にリリースされたグループウェアで電子メールやスケジュール管理、会議室予約、文書の共有などの機能が備わっており、カスタマイズも容易であったことから多くの企業で導入され活用されてきました。
しかし現在、開発を手掛けたメンバーの異動や退職に伴って、NotesDBを設計・運用できる技術者がおらず、作成されたNotesDB自体がブラックボックス化してしまい、現行の企業戦略に合った形のシステム改修ができていないという企業も少なくありません。
こういった状況の中、昨今スマートフォンやタブレットの普及に伴ってスマートデバイスで利用したいというニーズが高まっていることやサーバのクラウド化が進んでいることより、システムのWeb化が加速しています。
また、働き方改革やワークスタイル改革などが提唱されている中、他システム連携の要件など社内で運用しているNotesだけでは対応することが難しくなってきています。さらにNotesは、保守・サポート終了や、ユーザ数増加に伴ってコストが増加するといった問題など、開発の問題以外に保守・運用にかかるコストの面から以前からNotes移行のニーズがあります。
Notes移行を行う上での課題
Notesは、構築の容易さから各業務担当者がシステムを構築できる柔軟さを備えています。そのため、実際にNotesを長期間利用していると、Notesの環境にいくつDBがあるのかさえわからないといったことをよく耳にします。
Notes移行では、新たなグループウェアを導入して対応する方法が考えられますが、Notesで構築したシステムは社内での複雑な業務に適用したものも含まれ、グループウェア導入だけではNotes置き換えできないものがあります。
そのため、Notes移行を行う際には、まずは以下内容を実施・検討します。
- 現状存在するNotesDBを把握して移行対象かどうかを確認し、移行計画を立てて対応可否について検討する
- 保守性の高いシステムになるよう現状の業務に合わせた構築を検討する
移行するにあたっては、Notes環境調査(Notesアセスメント)を行います。
Notesアセスメントでは、Notes内に存在するデータベースの種類の洗い出しや利用頻度を調査・分析し、分類・整理を行うことで移行対象となるデータベースを洗い出します。もし、自社でNotesアセスメントを行う際に必要・不必要のNotesデータベースの判断がつかないことや類似のデータベースが乱立しており整理ができないといった場合、アセスメントのサービスを実施している専門の企業様へ依頼し実施されたという声も聞きます。
Notesアセスメントを経て、大量のNotesDBを移行する際は、
- 移行対象にするもの
- 塩漬け状態にするもの
- 移行対象外にするもの
の3つに分類する必要があります。
1については、さらに機能別に分けることができ、
- メール
- グループウェア(掲示板、スケジュール管理)
- 文書管理
- ワークフロー
- 作り込みを行った業務のアプリケーション
に分かれます。
楽々Frameworkを活用するメリット
NotesDBの移行対象について、メールやグループウェアの機能については、世の中に数多くのパッケージやクラウドサービスが存在しており、これらのパッケージやクラウドサービスを活用することで移行を実施できます。しかし、ワークフローや作り込みを行っている業務のアプリケーションについては、複雑な業務要件を含めて構築されている部分となり、パッケージやクラウドサービスで踏襲しきれない部分です。
ワークフローや作り込みを行っている業務アプリケーション、文書管理については、楽々Frameworkと楽々WorkflowII、楽々DocumentPlusを活用することにより移行を実施できます。
楽々Frameworkと楽々WorkflowIIを組み合わせる
楽々Frameworkおよび楽々WorkflowIIは、ブラウザベースのGUIで構築することができますので、基本的にノンプログラミングで構築を進めることができます。
Notes移行の際に活用できる主な機能としては、
- 楽々WorkflowII 画面や経路簡単設定(入力フォーム、ワークフロー制御)
- 楽々WorkflowII 複雑な経路制御の実現
- 楽々WorkflowII カテゴリービュー機能
- 楽々Frameworkと楽々WorkflowIIの連携機能(ワークフロー連携)
- PC、タブレット、スマートフォン対応(スマートフォン・携帯対応 )
- 他PKG・サービスとの連携(シングルサインオンなど)、拡張性
- 多彩なデザインテーマ(多彩なデザインテーマ)
があります。
楽々WorkflowIIを利用することで、本格的なワークフローシステムを画面上の簡単な操作で設定できます。Notesコンセプトに近いので、1、2、3での画面上の操作感についてもNotesの使い勝手のイメージに近く、情報システム部門のメンバーでなくても構築できる仕組みになっており、利用する部門で構築を任せて管理させるといったEUC(End User Computing)が可能です。さらに、4の楽々Frameworkと楽々WorkflowIIの連携機能を利用することにより、Notesで作り込みを行っている業務アプリケーションの移行を実現することができます。さらには、5のPCやタブレット、スマホで利用できることや、6のパッケージやサービスとの連携を行うことも可能ですので、PCやスマートデバイスで利用可能な拡張性に富んだ業務アプリケーションが構築できます。
7の利用するデザインに関しても、多くのデザインテーマの中からデザインを選択して利用することができます。
作成した業務アプリケーションおよびワークフローシステムは、各画面でどういった項目を利用しているのか等、どういった設定になっているかの仕様確認が画面から行えますので、異動などで担当者が変更となった場合にもスムーズに引き継ぎができます。
フォームを簡単作成
誰でも、簡単にフォームを作成できます。
さらに、既存のExcelフォームも楽々WorkflowIIに取り込むことができます。
申請フォームを自動生成
申請フォームで使用するデータ項目を設定するだけで、フォームを自動で生成。
各データ項目ごとに、入力セルの表示幅、入力形式(手入力／ラジオボタン／チェックボックス等)、必須項目か任意項目等の設定をすることにより、思い通りの申請フォームを設計できます。
イメージそのままに
フォームのレイアウトを変えたいと思った時には、HTMLやCSSといった特別な知識なく、イメージそのままに変更できます。
設定画面上で項目を動かすだけで、レイアウトを自由に編集できます。
Excelを活用
現在、運用中のExcel帳票をご活用いただけます。
Excelで作成された各種申請フォーマットを楽々WorkflowIIに読み込むことにより、フォームを作成することができます。
エラーチェック、画面上の自動計算を簡単実現
ユーザの入力ミスを防ぎたい。項目に値を入力したら自動で計算するようにしたい。
条件、表示するエラーメッセージや計算式を設定するだけで、ユーザが使いやすいフォームを作成できます。
簡単な経路設定
ブラウザ上のマウス操作により、経路設定を簡単にすることができます。
イメージそのままに経路設定
マウス操作による直観的な経路の設定が可能です。
操作ユーザは、アイコンを画面に並べ、担当者を選択するだけで経路を設定できます。
楽々WorkflowIIとの連携
楽々Framework3で作成したWebシステムと楽々WorkflowII(弊社ワークフロー製品)と連携し、ワークフローの仕組みを組み込むことができます。
また、開発統合環境「RakStudio」では、楽々WorkflowIIとの連携用の部品が提供されていて設定も簡単です。
ワークフロー申請のパターン
ワークフロー連携の画面コンポーネント
