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Notes移行

Notes移行の背景

LotusNotes/Domino(以下Notes(ノーツ))は、1990年代にリリースされたグループウェアで電子メールやスケジュール管理、会議室予約、文書の共有などの機能が備わっており、カスタマイズも容易であったことから多くの企業で導入され活用されてきました。
しかし現在、開発を手掛けたメンバーの異動や退職に伴って、NotesDBを設計・運用できる技術者がおらず、作成されたNotesDB自体がブラックボックス化してしまい、現行の企業戦略に合った形のシステム改修ができていないという企業も少なくありません。

こういった状況の中、昨今スマートフォンやタブレットの普及に伴ってスマートデバイスで利用したいというニーズが高まっていることやサーバのクラウド化が進んでいることより、システムのWeb化が加速しています。また、ワークスタイル改革などが提唱されている中、他システム連携の要件など社内で運用しているNotesだけでは対応することが難しくなってきています。
さらにNotesは、保守・サポート終了や、ユーザ数増加に伴ってコストが増加するといった問題など、開発の問題以外に保守・運用にかかるコストの面から以前からNotes移行のニーズがあります。

Notes移行を行う上での課題

Notesは、構築の容易さから各業務担当者がシステムを構築できる柔軟さを備えています。そのため、実際にNotesを長期間利用していると、Notesの環境にいくつDBがあるのかさえわからないといったことをよく耳にします。
Notes移行を行う際には、現状存在するNotesDBを把握して移行対象かどうかを確認したうえで、移行計画を立てて対応可否についても検討することだけでなく、現状の業務に合わせた構築も視野に入れ、保守性の高いシステムにする必要があります。

Notes移行では、新たなグループウェアを導入して対応する方法が考えられますが、Notesで構築したシステムは社内での複雑な業務に適用したものも含まれ、グループウェア導入だけではNotes置き換えできないものがあります。
Notesアセスメントを経て、大量のNotesDBを移行するには、

  • (1)移行対象にするもの
  • (2)塩漬け状態にするもの
  • (3)移行対象外にするもの
の3つに分類する必要があります。
(1)については、さらに機能別に分けることができ、
  • ・メール
  • ・グループウェア(掲示板、スケジュール管理)
  • ・ワークフロー
  • ・作り込みを行った業務のアプリケーション
に分かれます。

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楽々Frameworkを活用するメリット

NotesDBの移行対象について、メールやグループウェアの機能については、世の中に数多くのパッケージやクラウドサービスが存在しており、これ らのパッケージやクラウドサービスを活用することで移行を実施できます。しかし、ワークフローや作り込みを行っている業務のアプリケーションについては、複雑な業務要件を含めて構築されている部分となり、パッケージやクラウドサービスで踏襲しきれない部分です。

ワークフローや作り込みを行っている業務アプリケーションについては、楽々Frameworkと楽々WorkflowIIを活用することにより移行を実施できます。

楽々Frameworkと楽々WorkflowIIを組み合わせる

楽々Frameworkおよび楽々WorkflowIIは、ブラウザベースのGUIで構築することができますので、基本的にノンプログラミングで構築を進めることができます。

Notes移行の際に活用できる主な機能としては、

  • ① 楽々WorkflowII 画面や経路簡単設定(入力フォームワークフロー制御
  • ② 楽々WorkflowII 複雑な経路制御の実現
  • ③ 楽々WorkflowII カテゴリービュー機能
  • ④ 楽々Frameworkと楽々WorkflowIIの連携機能(ワークフロー連携
  • ⑤ 他PKG・サービスとの連携(シングルサインオンなど)、拡張性
があります。

楽々WorkflowIIを利用することで、本格的なワークフローシステムを画面上の簡単な操作で設定できます。Notesコンセプトに近いので、①、②、③での画面上の操作感についてもNotesの使い勝手のイメージに近く、情報システム部門のメンバーでなくても構築できる仕組みになっており、利用する部門で構築を任せて管理させるといったEUC(End User Computing)が可能です。さらに、④の楽々Frameworkと楽々WorkflowIIの連携機能を利用することにより、Notesで作り込みを行っている業務アプリケーションの移行を実現することができます。さらには、⑤のパッケージやサービスとの連携を行うことも可能ですので、拡張性に富んだ業務アプリケーションが構築できます。

作成した業務アプリケーションおよびワークフローシステムは、各画面でどういった項目を利用しているのか等、どういった設定になっているかの仕様確認が画面から行えますので、異動などで担当者が変更となった場合にもスムーズに引き継ぎができます。

フォームを簡単作成

誰でも、簡単にフォームを作成できます。
さらに、既存のExcelフォームも楽々WorkflowIIに取り込むことができます。

申請フォームを自動生成

申請フォームで使用するデータ項目を設定するだけで、フォームを自動で生成。
各データ項目ごとに、入力セルの表示幅、入力形式(手入力/ラジオボタン/チェックボックス等)、必須項目か任意項目等の設定をすることにより、思い通りの申請フォームを設計できます。

データ項目を設定するだけで、フォームを自動で生成

イメージそのままに

フォームのレイアウトを変えたいと思った時には、HTMLやCSSといった特別な知識なく、イメージそのままに変更できます。
設定画面上で項目を動かすだけで、レイアウトを自由に編集できます。

設定画面上で項目を動かすだけで、レイアウトを自由に編集できます

Excelを活用

現在、運用中のExcel帳票をご活用いただけます。
Excelで作成された各種申請フォーマットを楽々WorkflowIIに読み込むことにより、フォームを作成することができます。

現在、運用中のExcel帳票をご活用いただけます

承認印を文書に表示

文書承認時に、承認者の氏名や日付の入った承認印を表示できます。

承認者の氏名や日付の入った承認印を表示できます

複数行の入力フォーム

複数行を入力するフォームも、簡単に設定できます。
また、一覧に表示する小計や、総合計などの設定もマウスだけの操作で設定できます。

複数行を入力するフォームも、簡単に設定できます

エラーチェック、画面上の自動計算を簡単実現

ユーザの入力ミスを防ぎたい。項目に値を入力したら自動で計算するようにしたい。
条件、表示するエラーメッセージや計算式を設定するだけで、ユーザが使いやすいフォームを作成できます。

ユーザが使いやすいフォームを作成できます

簡単な経路設定

ブラウザ上のマウス操作により、経路設定を簡単にすることができます。

イメージそのままに経路設定

マウス操作による直観的な経路の設定が可能です。
操作ユーザは、アイコンを画面に並べ、担当者を選択するだけで経路を設定できます。

経路の図

楽々WorkflowIIとの連携

楽々Framework3で作成したWebシステムと楽々WorkflowII(弊社ワークフロー製品)と連携し、ワーフローの仕組みを組み込むことができます。

楽々WorkflowIIとの連携

また、開発統合環境「RakStudio」では、楽々WorkflowIIとの連携用の部品が提供されていて設定も簡単です。

ワークフロー申請のパターン

ワークフロー申請のパターン

ワークフロー連携の画面コンポーネント

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