電子帳簿保存法「電子取引」
電子帳簿保存法「電子取引」とは
「電子取引」とは、電子データを用いた取引のことを指します。
例えば、電子メールによりPDFで注文書を受領すること、インターネット上から領収書をダウンロードすることなどがそれにあたります。
電子帳簿保存法では、紙での保存が義務付けられていた国税関係帳簿書類のうち、一定条件を満たしたものについて電磁的記録（電子化して保存）することを認めていますが、「電子取引」のデータに関しては電子データのまま保存することが義務付けられています。 現在、「電子取引」のデータは宥恕措置が適用されていますが、2023年12月で宥恕措置の適用期限を迎えるため、まだ準備ができていない場合は急ぎ対応が必要です。
「電子取引」のデータを保存するといっても、ただダウンロードして保存すればいいわけではなく、保存要件を満たした状態でデータを管理する必要があります。
「電子取引」の保存要件としては、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つがあり、専用のシステムを用意しなくても要件を満たすことは可能ですが、保存要件を満たすための機能が備わっているシステムを利用することで、より簡単に対応できます。
楽々WorkflowIIでの実現ポイント
楽々WorkflowIIでは、「電子取引」の保存要件を満たすための機能を備えており、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証（JIIMA認証）も取得しています。
そのため、保存要件を満たすための機能が備わっているかチェックする必要がなく、安心して導入いただけます。
「電子取引」の保存要件「真実性の確保」「可視性の確保」について、楽々WorkflowIIでは以下のような機能を利用することで、要件を満たした状態でのデータ保存が可能です。
改訂履歴機能
https://www.sei-info.co.jp/workflow/functions/maintenance/index.html
検索機能
帳票イメージ
電子データの保存要件を満たすためには、データを検索できる状態にする必要があります。
例えば、取引関係書類を保管する場合は、「取引先」「取引年月日」「取引金額」という項目を用意すると各項目で検索が可能となります。その他、データ管理に必要な項目があれば個別に設定できます。
また、楽々WorkflowIIでは一つ一つ文書を申請するだけでなく、関連した文書を紐づける機能もご用意しています。
見積書や注文書などの取引関係書類を登録する際に、関連した稟議書を紐づけることで、稟議書と各取引関係書類の申請書が相互に紐づけされ、リンクから内容を確認できるようになります。
承認フローイメージ
「電子取引」のデータ保存において、承認行為は必須要件ではありません。
楽々WorkflowIIは承認フローの柔軟性が高く、承認作業を行わずに文書を登録することも可能です。そのため、領収書を保管する場合は承認作業を不要として、ワークフロー開始と同時に即時発行する方法も考えられます。
