電子帳簿保存法「スキャナ保存」
電子帳簿保存法「スキャナ保存」とは
「スキャナ保存」とは、紙の取引書類をスキャンし電子データとして保存することを指します。例えば、紙で受領した注文書をスキャナでPDF化すること、インターネット上からダウンロードした領収書を撮影し画像化することなどがそれにあたります。
電子帳簿保存法では、紙での保存が義務付けられていた国税関係帳簿書類のうち、一定条件を満たしたものについて電磁的記録（電子化して保存）することを認めています。
「スキャナ保存」は義務ではありませんが、「電子取引」とともに電子データとして保存する仕組みを構築することで、ペーパーレス化や業務の効率化に繋がります。
紙の取引書類を電子データとして保存するためには、「真実性の確保」と「可視性の確保」という大きく2つの保存要件を満たす必要があります。
「スキャナ保存」では、「電子取引」と共通の保存要件に加え、データの最低解像度やタイムスタンプ付与などいくつかの要件を満たすことが求められます。
楽々WorkflowIIでの実現ポイント
楽々WorkflowIIでは、「スキャナ保存」の保存要件を満たすための機能を備えており、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証（JIIMA認証）も取得しています。
そのため、保存要件を満たすための機能が備わっているかチェックする必要がなく、安心して導入いただけます。
「スキャナ保存」の保存要件「真実性の確保」「可視性の確保」について、楽々WorkflowIIでは以下のような機能を利用することで、要件を満たした状態でのデータ保存が可能です。
タイムスタンプ機能
一括検証機能
帳票イメージ
スキャンした電子データの保存要件を満たすためには、データを検索できる状態にする必要があります。
例えば、請求書を保管する場合は、「取引先」「取引年月日」「金額」という項目を用意すると各項目で検索が可能となります。その他、データ管理に必要な項目があれば個別に設定できます。
承認フローイメージ
「スキャナ保存」のデータ保存において、承認行為は必須要件ではありませんが、データ保存と承認フローを組み合わせることも可能です。
スキャンしたデータを添付して申請を行い、決裁後に正式な書類としてタイムスタンプを付与し保存できます。
