電子帳簿保存法（請求書、領収書等）（e-文書法対応）
令和4年1月に電子帳簿保存法の改正が施行されました。
国税関係帳簿（総勘定元帳、仕訳帳等)・国税関係書類（請求書、領収書等）のデータ保存について大きな要件緩和が行われる一方、義務化される要件もあり、事業規模にかかわらず、企業・個人事業主も各種書類のデジタルを進めざる得ない状況に変わろうとしています。ただ闇雲にデジタル化を進めると、要件に応じてソフトウェア（システム）を導入することにもなりかねません。
対象のソフトウェア（システム）が法の要件を満たしつつ、自社の各種要件に適しているのか？
見極めながらソフトウェア（システム）を検討する必要があります。
[電子帳簿保存法の改正の流れ]
[要件緩和対象及び義務化の例]
| 種類 | 国税関係帳簿 | 国税関係書類 | ||
|---|---|---|---|---|
| 発行書類（控） | 発行／受領書類 | |||
| 作成／発生過程 | 自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合 | 自己が一貫して電子で作成発行は書面(紙) | 書面(紙) | 取引情報の授受を電磁的方式により行う取引一貫して電子で授受保存(ファイル／データ) |
| 書類例 | 総勘定元帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳など | 注文書、請求書、 納品書、領収書など | 領収書、注文書、納品書、配送伝票など | 注文、請求など |
| 法 | 法第4条第1項 | 法第4条第2項 | 法第4条第3項 | 法第7条 |
| 保存方法 | 電子データ保存 | スキャナ保存 | 電子データ保存 | |
| 一部、要件緩和※法第4条第3項は税務署への事前申告も不要 | 令和4年1月～義務化 | |||
電子取引とは従来、メール等に添付されていた請求書・領収書等を紙で印刷し、書面で保存しておけば国税関係書類の保存要件を満たしていました。
しかし、今回の令和4年1月からの改正では添付ファイルを含めたメールによる電子取引の全てを「電子データ」として保存することが必須となりました。
また保存要件は上記だけではなく請求書・領収書等の電子データに「日付」「金額」「取引先」などの項目を付加して、必要に応じて検索できるようにしておかなければならないなどの要件もあります。
楽々WorkflowIIで国税関係書類（請求書、領収書等）を管理できるか？
楽々WorkflowIIでは、本来のワークフロー業務の電子化（稟議書、人事・総務各種届出、経費・旅費精算、文書管理・情報共有）をはじめ、電子帳簿保存法のうち、国税関係書類（請求書、領収書等）を電子データで管理する「電子取引」と、紙からスキャナを利用して電子データ管理する「スキャナ保存」に対応しているため、効率よく運用できます。
さらに「スキャナ保存」「電子取引」では、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証（JIIMA認証）を取得しています。楽々WorkflowIIを導入する企業は、電子帳簿保存法及びその他の税法が電子保存に関して要求する要件を個々にチェックする必要がなく、安心して導入することができます。
| 種類 | 国税関係帳簿 | 国税関係書類 | ||
|---|---|---|---|---|
| 発行書類（控） | 発行／受領書類 | |||
| 作成／発生過程 | 自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合 | 自己が一貫して電子で作成発行は書面(紙) | 書面(紙) | 取引情報の授受を電磁的方式により行う取引一貫して電子で授受保存(ファイル／データ) |
| 書類例 | 総勘定元帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳など | 注文書、請求書、 納品書、領収書など | 領収書、注文書、納品書、配送伝票など | 注文、請求など |
| 種類 | 電子帳簿 | 電子書類 | スキャナ保存 | 電子取引 |
| 本製品での対応 | ― | ― |
〇
※Ver.8.1.2.0以上＋タイムスタンプOP |
〇
※Ver.8.0.1.0以上 |
| JIIMA認証 | ― | ― | 〇 | 〇 |
電子取引
楽々WorkflowIIは、電子帳簿保存法の「電子取引」に対し、タイムスタンプの付与が不要な「訂正削除の履歴を記録するシステム」として、JIIMA認証（電子取引ソフト法的要件認証）を2022年6月取得しました。
取引先から受け取った電子データを電子保存できます。
-
楽々WorkflowIIの属性項目として、データ保存時に書類の種類または勘定科目毎に日付や金額、その他主要な項目を登録することで、検索要件を満たすことができます。
データの訂正・削除を行った場合に、その履歴が残ります。
導入イメージ
スキャナ保存
楽々WorkflowIIなら、国税関係書類をスキャナ保存して効率よく活用できます。
「電子取引」につづき、「スキャナ保存」でもJIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）を取得しているため、電子データだけでなく、紙で授受した請求書などの国税関係書類も楽々WorkflowIIでまとめて保管できます。
スマホ撮影した画像ファイルや、スキャニングしたPDFファイルにタイムスタンプを付与して、国税関係書類のスキャナ保存ができます (※1)(※2)。
指定期間保管している検査対象のファイルに対する改竄の有無を一括検証できます (※1)。
画像の解像度情報を保持し、確認できます。
入力日や入力者情報など、スキャナ保存に必要な属性情報をまとめて管理、検索できます。
スキャンしたファイルへの属性情報の付与 →監督者による原紙との比較確認 →経理担当者による最終確認といったワークフローも、簡単に構築することができます。
(※2)タイムスタンプ付与には、アマノセキュアジャパン株式会社が提供するe-timingの契約・費用が別途必要です。
導入イメージ
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法の概要や改正内容について、下記ページにて詳しく解説しています。