
固定資産管理システムから全資産のエクセルファイルを出力し、運用サービス部に送付
定期的に実施しないといけない上、多くの人が関わる内容なので、もっと簡単かつ確実に行いたいという課題がありました。
固定資産管理システムから全資産のエクセルファイルを出力し、運用サービス部に送付
各部門に調査依頼
自部門の資産について
調査結果を記入
エクセルファイルを集計する
1つずつ開き、1つのファイルにコピー&ペースト
集計内容したデータを受け取る
楽々Webデータベースでアプリを作成
エクセルファイルをアップロードして各部門に調査依頼
通知業務のみ
自部門のファイルをアプリからダウンロードして調査結果を記入
記入したファイルをアップロード
入力されたデータを随時閲覧
社内で行われている様々な業務を改善する際、特にエクセルを使用している業務を効率化するために、楽々Webデータベースを活用しました。
楽々Webデータベースを導入した事務業務の事例
No | 概要 | コスト削減効果 (MH/Y) | コスト削減根拠 | ||
---|---|---|---|---|---|
頻 度 | 削減時間 | 利用人数 | |||
1 | 事務ミス/ヒヤリハットの集計 | 8.0MH | 1回/月 | 10分 | 4 |
2 | ノウハウ管理 | 22.0MH | 1回/週 | 5分 | 2 |
3 | 資産管理 | 20.0MH | 2回/年 | 5時間 | 2 |
4 | サーバー・アカウント管理 | 1.6MH | 24回/年 | 5分 | 2 |
5 | サーバー、作業計画 | 8.0MH | 24回/年 | 10分 | 2 |
6 | メンバー名簿管理 | 3.4MH | 4回/年 | 10分 | 5 |
合計63.0MH |
楽々Webデータベースを活用する最大のメリットは、複数人でのデータ共有が楽になる点だと思います。
例えば社内で意見を集める場合、これまでは1つのエクセルに各自が書き込む形式で行っていました。エクセルは便利なツールですが、複数人で1つのファイルを共有する場合、「誰かがファイルを開いている間は編集ができない」、「ファイルの保存場所が分かりにくい」などの問題があります。それもあってか、いつの間にかファイルの存在が忘れ去られていることも。
でも楽々Webデータベースでアプリ化すれば、何人もが同時に閲覧・編集ができ、ファイルを探す必要もなくなります。今までは誰かがエクセルを編集していたために登録できず、そのまま忘れさられていましたが、アプリを活用してからは、今までよりずっとたくさんの意見がすぐ集まるようになりました。ノウハウの収集やアンケートといった業務にはとても向いていると思います。
特別なスキルがなくてもエクセルファイルがあれば短時間でアプリを作成できるので気軽に取り組めますし、慣れてくればエクセルシートを作るのと同じくらい簡単にアプリが作成できます。
ポイントは「頻繁に、複数人が使うエクセル」です(下図参照)。その様な業務をされている方には大変おすすめだと思います。
今までは、配布したエクセルファイルが返却され集計が終わるまで状況が分かりませんでしたが、楽々Webデータベースでは集計途中でも状況を随時確認できるのが画期的でした。おかげで、決算のタイムリミット(9月中間、3月期末)を気にしながらやきもきすることも無くなりました。また、部署毎の資産をデータベース上で紐付けて管理できるようになったことも大きいです。
アプリ作成というと難しそうですが、いつも使っているエクセルをベースにして作成できるので、思ったよりもずっと取り組みやすかったです。他部署や業者を頼らず、自分達で何度でも試行錯誤できるのもポイントだと思います。
業務の性質上多くの部署にご協力いただきますが、データの入力出もエクセルベースなので、初めてでも親しみやすく、スムーズに導入できる点も良いですね。