検索ソフトが必要とされる理由

検索ソフトとは?

検索ソフト(検索ツール)とは、パソコンやサーバの中にある膨大な情報を簡単かつスピーディーに見つけ出してくれるソフトの事です。

検索ソフトには、大規模データに対応したもの、高速処理が可能なもの、ファイルサーバの文書検索(ドキュメント検索)機能に特化したもの、多種多様なデータに対応したもの、無料ソフト、有料ソフトetc. さまざまなタイプのものがあります。

検索ソフトを導入するメリット(ファイルサーバ)

Windowsなどのパソコンやサーバの多くは、検索ツールとしてファイル検索機能を標準装備しています。この機能を使えばファイル検索は可能ですが、検索ソフトを導入することには以下のような大きなメリットがあります。

処理が高速

パソコンやサーバのファイル検索機能は、多くの場合、検索時にシステムが処理を開始しファイルを一つ一つ走査するため、パソコンやサーバの負荷が非常に高くなり処理速度が低下します。このため、そのパソコンやサーバの利用者の操作性が著しく損なわれることがあります。

一方、検索ソフトは、あらかじめ対象となるファイルのインデックス(索引データ)を作成しておき、検索時はこのインデックスを参照することで高速な検索を実現します(※)。インデックスの作成は、通常、休日や夜間帯に行うため、パソコンやサーバの利用者への影響はありません。

※インデックスを作成しない方式の検索ソフトも存在します。

検索方法が多様

検索ソフトの検索機能には、以下のようにさまざまな方法による自由度の高い検索が可能なため、簡単に欲しい情報を得ることができます。

  • 論理式検索:複数のキーワードに対して、AND/OR/NOT検索を行う効率的な検索方法
  • 属性検索:ファイルのサイズや更新日時といった、データの属性による検索方法
  • 履歴からの検索:過去に検索した条件を再利用する検索方法

検索可能なデータが多様

検索ソフトは、OfficeやPDFファイルなどの主要なファイル形式に対応しているものも多いため、様々な形式のファイルを一つ一つ開くことなく一括してファイルの内容を検索することができ効率的です。

検索ソフトを導入するメリット(他の情報システム)

既にデータベースやグループウェアなどの情報システムを導入済みの場合にも、検索ソフトを導入するメリットはあるのでしょうか?

たとえばデータベースをご利用の方であれば、SQLを実行すれば欲しい情報を取り出すことができるため、それで十分だと思われるかもしれません。しかしながら、SQLを実行するためには構文などの基礎知識を習得する必要があり、業務に携わる全ての人にそのスキルを要求するのは現実的ではないでしょう。SQLを用いて複雑な検索を実行するとなると、さらに敷居は高くなってしまいます。一方、検索ソフトでは簡単な操作で条件を組み合わせた検索が可能なため、特別な教育を行うことなく誰もが利用できます。

また、検索ソフトは、データベースやグループウエア、ファイルサーバなど社内に点在するさまざまなシステムのデータを統合し横断的に検索することができます。このため、データベースやグループウェアなどをご利用の場合も、それらを統合する上位の検索ツールとして検索ソフトを導入することで、情報探しに翻弄されることもなくなり業務効率の向上が期待できます。

無料の検索ソフトと有料の検索ソフトの違い

無料の検索ソフトは、個人のパソコン内のデータを検索することを目的として作られているものがほとんどです。このため、検索できるデータの規模やスピード、機能などは有料の検索ソフトと比べると大きく劣ります。また、セキュリティが万全でないものが多いため、信頼できるサイトから入手するなど導入の際は十分に注意する必要があります。

一方、有料の検索ソフトは、会社のサーバなどの大規模データを扱う業務利用を想定して設計されているため、以下のような特徴があります。

QuickSolutionで文書検索/ドキュメント検索

検索ソフトの機能の中でも利用頻度の高い文書検索/ドキュメント検索は、QuickSolutionの得意分野の一つです。

QuickSolutionは、OfficeやPDFなど多様な形式に対応しており、文書の本文の検索だけでなく、その文書の属性での検索も可能なため、たとえば『Aさんが去年作成したExcelファイル』といった検索も行えます。

また、ファイルサーバの文書だけではなく、Notesなどのグループウェアにも対応していますので(オプション)、文書の保存先の違いを意識することなくシームレスな文書検索が可能です。

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