ファイルサーバ整理

未整理ファイルサーバをQuickSolutionで使いやすく!

ファイルサーバの管理についてのお悩みは、多くの企業にとって長年の課題となっています。
ファイルサーバは多くの従業員が利用するため、以下のような問題が起こりやすいです。

  • 共有フォルダやフォルダ構成についての運用ルールはあるが、従業員に浸透せず形骸化している。
  • 各人が同じファイルを別々に保存・編集するため、類似ファイルや重複ファイルばかり。
  • ファイル分類の為にフォルダを作成した結果、階層が深まり有用なファイルが何処にあるか分からない。
  • 誰が使っているか分からないため、サーバ管理者も不要ファイルを整理できない。

結果としてファイルサーバの管理が行き届かず肥大化する一方です。
容量削減を試みるも思うように整理出来ず、ハードディスクの増設を繰り返し、さらに分かりにくさを助長する、という悪循環から抜け出せなくなります。
フォルダ構成が複雑化し使いづらくなってしまったファイルサーバも、以下にご紹介するQuickSolutionの機能により使いやすいファイルサーバへと生まれ変わらせることが出来ます。
ファイル整理に役立つQuickSolutionの導入で、無駄なコストを削減し、業務の効率化を実現しましょう!

属性検索機能の活用

QuickSolutionの属性検索を活用したファイルサーバの整理法をご紹介します。
図をご覧ください。

QuickSolutionの属性検索を活用したファイルサーバの整理法

整理は図のような手順で行います。
[Step1]では、QuickSolutionの属性検索を使って、不要ファイルの候補を探します。図の例のように整理対象となりそうな属性条件を指定して検索を実施します。
[Step2]では、[Step1]の検索結果をもとに2つのアプローチでファイルを整理します。
まずは、検索結果一覧の保存フォルダリンクをクリックして開き、対象ファイルを確認し削除する方法です(その①)。
もう一つは、検索結果一覧をダウンロードし、その一覧(不要ファイル候補のリスト)をファイルの更新者やファイルサーバ整理の担当者に渡して、整理を指示するという方法です(その②)。

たとえ管理が行き届かず、複雑化したフォルダ構成のファイルサーバであっても問題ありません。不要ファイル候補をQuickSolutionの属性検索で洗い出すことで、ファイルサーバ整理を効率的に行うことが出来ます。ぜひ、肥大化したファイルサーバの容量削減にお役立てください。

類似文書集約機能の活用

類似文書集約機能は、重複ファイルや類似ファイルを類似文書と判断して、検索結果表示において、類似文書を一まとめに集約表示できる機能です。内容の類似度による判断も可能なため、別々の共有フォルダに保存された名前の異なるファイルであっても内容が似通っていれば類似文書と判断されます。
検索結果の1画面で確認できる内容の異なる文書が増えるため、重複ファイルや類似ファイルが多い肥大化したファイルサーバであっても、目的の文書をより一層効率的に見つけ出すことができます。

また、集約文書一覧から類似文書のフルパスを一覧取得することが可能なため、この一覧を元にファイルサーバを整理することも可能です。
ファイルサーバの共有フォルダには、業務利用するアプリケーションのインストーラ(ZIPなど)や、個人のパソコンには保存できない大容量の圧縮ファイルが置かれることがありますが、特に圧縮ファイルはサイズが大きいため重複ファイルの存在がファイルサーバの容量不足を加速させます。 ファイルサーバ上に各人が保存してしまった圧縮ファイルの重複を検知・整理することで、ファイルサーバの容量削減にお役立てください。

類似文書集約機能の活用

ファイルサーバ整理支援機能の活用

ファイルサーバ整理支援機能により、一定期間更新されていないファイルやアクセスされていないファイル(不要ファイル)を検出します。
これらのファイルはインデックスにも取り込まれないため、不要ファイルが多い肥大化したファイルサーバであっても、目的の文書をより一層効率的に見つけ出すことができます。

文書分類機能(オプション)の活用

AIの技術を用いて自動的に文書を分類する文書分類機能
ある共通の特徴(特定の技術や研究分野など)を持つ文書を自動分類することで、フォルダ分けやタグ付けによる整理や誤ってファイルサーバ上に流出した機密文書の検出が可能です。社内に点在したファイルの整理や、機密情報の存在状況の確認により情報管理ルールの逸脱がないかの確認などにご活用いただけます。

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