プロキュアメントとは？重要性や業務内容について詳しく解説

プロキュアメントとは、企業による製造・販売に必要な各種資材・人材の調達全般に関する業務です。企業の生産活動・営業活動において重要な役割を担っており、プロキュアメントを見直すことで生産性向上やコストダウンなどを見込めます。重要な業務なので、見直しには正しい知識の会得と各プロセスのポイントを押さえることが大切です。

当記事では、プロキュアメントの意味や重要性、業務内容、プロキュアメントの最適化に必要なことを解説します。

プロキュアメントとは？意味や購買との違いを解説

プロキュアメント(procurement)とは、英語で「調達」を意味します。ビジネスシーンにおいては、資材・人材などを調達する業務およびプロセス全体のことを表します。生産計画に基づき、必要資材を必要なタイミングで適切に仕入・供給するのがプロキュアメントの目的です。

各業界におけるプロキュアメントの例は次のとおりです。

• 食品製造業：原材料の購入、消費期限に合わせた納入
• 小売業：販売する商品の調達、卸売業者の選定
• 建設業：建築に使用する資材調達、協力会社の選定
• 医療関係：使用する医薬品および医薬器具の選定

業界問わず、プロキュアメントは企業活動の重要な役割を担う業務となります。

プロキュアメントの直接材と間接材について

プロキュアメントによって調達するものは、直接材と間接材の2種類に分けられます。

直接材とは、企業売上・利益や経営戦略に直接関わる購買品のことです。原材料、生産に使用する部品などが該当します。

一方で間接材とは、直接材以外で業務に必要なさまざまなモノ・サービスのことです。燃料、工具、情報端末、事務用品、その他消耗品などが該当します。

調達と購買との違い

購買とは、適切な量・納期・品質の資材・設備・サービスなどを、安定的かつ安く仕入れる業務です。あくまで「仕入れ」がメイン業務となります。

生産計画に基づき、仕入先の選定から現場への安定供給まで対応する調達業務と比較すると、購買業務は調達業務に内包されているイメージです。なお企業によっては、両者をひとまとめにして「購買調達」と呼ぶ場合があります。

eプロキュアメント(電子調達)とは

eプロキュアメント(electronic procurement、電子調達)とは、インターネットなどのネットワークを通じて、「電子的に」資材の購入・発注・検収などの調達業務を行うことです。

eプロキュアメントのメリットは次のとおりです。

• 仕入れや決裁に必要な時間を短縮でき、調達コストの削減につながる
• 時間や場所の制約がなくなり、調達業務を進めやすくなる
• 調達業務の自動化・電子化につながる

プロキュアメントは「調達業務」を表し、eプロキュアメントは「電子的な仕組みを利用した調達業務」を意味します。なおeプロキュアメントの意味は、「電子調達を行うためのアプリケーション」として使われるケースもあります。

プロキュアメントの重要性｜見直すメリットを解説

プロキュアメントを見直すことで、企業の生産性や利益の向上につながるメリットがあります。

生産活動で利益を得るには、「仕入れや外注費を安く抑え、商品やサービスを高値で販売すること」が原則です。しかし利益と品質のバランスは非常にデリケートであり、偏りがあると望んだ成果が挙げられません。

例えば利益追求を優先しすぎて品質を疎かにすると、顧客の満足を得られず売上や企業の評判が下落する可能性があります。逆に利益度外視で品質を追求すると、販売価格上昇による販売数低下や原価上昇による利益減少などに陥るリスクがあります。プロキュアメントの見直しで利益と品質のバランスを見極め、最適に保つことが大切です。

また、プロキュアメントの最適化によって適正な資材供給や在庫管理が行えます。管理コストの削減やスムーズな生産につながるでしょう。

プロキュアメントの主な業務内容

プロキュアメントの主な業務内容として、「調達要件の整理」「仕入先の開拓・選定」「各部署との連携と資材の円滑な供給」「仕入先との価格交渉」「納期の管理・評価などの管理関係」が挙げられます。いずれのプロセスも、プロキュアメント業務を進める上で重要です。詳細を見ていきましょう。

調達要件の整理

調達要件の整理とは、「どのような資材を調達するのか」「いつのタイミングで仕入れるのか」「資材はいくつ必要なのか」など、適正なプロキュアメントに必要な各条件を定めることです。定めた詳細な条件は、資材の仕入先、サービスや外注の依頼先の選定基準になります。

調達要件が曖昧だと、生産に必要な品質・数量の確保や、最適なタイミングでの資材供給ができません。生産計画の遅延や再策定などが発生し、企業業績にも大きな影響を及ぼします。

調達要件を整理する際は、事前に各部署・現場の状況把握や仕入先候補の経営・稼働状態など、必要な情報を収集し精査しておきましょう。

仕入先の選定・開拓

適正なプロキュアメントが進められるよう、調達要件に基づいた仕入先の選定を行います。仕入先のクオリティが自社製品・サービスのクオリティを大きく左右するので、選定は慎重に行いましょう。仕入先選定の際に意識すべきポイントは次のとおりです。

• 自社基準をクリアする品質の資材等を提供できるか
• 品質に対して妥当な価格設定となっているか
• 品質トラブル等の防止策や安定供給体制を講じるといった、安心・安全な生産プロセスを確立しているか
• 緊急の発注や生産計画の変更、小ロットなどに対応できる、柔軟な対応力を持っているか
• 新資材の開発・販売やトレンドの取り入れなど、商品開発関係に積極的か
• 経営者・担当者とはスムーズにコミュニケーションが取れるか

また、既存の仕入先だけでなく常に新しい仕入先を開拓する意識が大切です。

新しい仕入先を開拓しておくと、既存の仕入先でトラブルが発生したときにも、緊急の代替先として依頼できます。 開拓によって、既存の仕入先より品質・価格が優れた企業が見つかるかもしれません。

仕入先を選定・開拓する方法は、メーカーへ直接問い合わせる、見本市・展示会へ参加する、商工会・商工会議所へ相談する、マッチングサイトを利用するなどが考えられます。

各部署との連携・資材の円滑な供給

適正なプロキュアメントを実行するには、各部署との連携が必要不可欠です。

資材供給先の部署がどのような資材を・どのくらいの量で・いつ必要なのかがわからなければ、スムーズな資材供給ができません。各部署や現場の生産計画は共有してもらい、必要なときに必要な資材を必要なだけ供給できる体制を整えておきましょう。

各部署との円滑なコミュニケーション体制の構築は、適正な資材量の供給や、ほしいタイミングでの供給のために重要と言えます。

仕入先との価格交渉

資材の価格が本当に適正であるかを見極めるのも、プロキュアメントの一環です。もし仕入先が掲示した資材の価格に納得ができないときは、仕入先との価格交渉を行います。

価格交渉には、適正価格を見極める力、仕入先・市場状況を分析できる力、双方が納得できる価格・条件をまとめる提案力などが必要です。

納期の管理・仕入先の評価・管理

仕入先の選定・開拓や価格交渉が終わった後も、納品予定の資材の納期管理や、仕入先の評価・管理は継続的に行う必要があります。評価・管理すべき項目の例は次の通りです。

• お互いの生産計画を基に適切な受発注のやり取りを行い、双方の計画が円滑に進められているか
• 急な納期変更・数量変更に対応してもらえる信頼関係が構築できているか
• 資材の納期遅れや品質劣化がないか
• 仕入先の生産プロセス、生産能力、経営状態に問題はないか

詳細な評価・管理を求めるときは、仕入先への監査の実施なども検討しましょう。

プロキュアメントの最適化に必要なこととは

プロキュアメントの最適化に大切なことは、各部署が無理なくスムーズに実行できる生産計画を作成し、適切な情報共有による供給量・タイミングを判断することです。

必要な資材数、希望納期、生産状況、在庫数などのプロキュアメントに関する情報を各部署へ可視化・共有できれば、生産活動全体がスムーズに進められます。発注漏れや二重発注などのヒューマンエラーも防止できます。

もしプロセスに問題があると感じたときは、プロセスの見直しと改善を行いましょう。プロキュアメントの最適化を目指すなら、購買プロセスの管理をシステム化することがおすすめです。プロキュアメントの管理をシステム化することで、各部署の情報や生産状況などを一元管理しやすくなります。

例えば購買業務の効率化に特化した「購買管理システム」を導入すれば、購買状況のリアルタイム管理・共有や、見積もり・発注・検収業務の電子化などが可能です。また、過去の履歴・実績が記録・検索可能なシステムなら、価格比較や納期管理もスムーズになるでしょう。

購買管理システム導入によるデータの集約や情報の一元化によって、プロキュアメントの最適化を検討してはいかがでしょうか。

プロキュアメントの最適化なら「楽々ProcurementII」の導入を！

プロキュアメントは、どの業界においても企業の生産性や利益に大きく関係する重要な業務です。プロセスの一つひとつを最適化しスムーズに進められれば、提供製品・サービスの品質維持、仕入れの適正化・コストダウン、仕入先関係のトラブル回避などにつながります。

プロキュアメントのシステム化を検討する担当者様は、住友電工情報システムが提供する「楽々ProcurementII(らくらくプロキュアメントツー)」の導入をご検討ください。

楽々ProcurementIIは、購買管理業務の効率化・コスト削減・内部統制強化などを実現できる購買管理システムです。プロキュアメント最適化を可能にするさまざまな機能を利用できます。機能の例は次のとおりです。

• 購入依頼から検収までの電子承認や見える化
• 生産管理・販売管理システムや会計システムとの連携
• その他購買に関する便利機能搭載(見積依頼、発注・入荷・検収入力、仕入先別・購買担当者別発注実績など)

無料相談や資料請求に対応していますので、楽々ProcurementII導入をご検討の際はお声がけください。