購買管理システムとは？システム導入のメリットを解説
購買業務を改善したいがどうすればよいかわからない、という話をよく聞きます。企業の支出の中で購買コストが占める割合は大きく、改善すれば利益向上への貢献が期待できます。一方で、購買管理の方法は企業ごとに違います。場合によっては企業内でも拠点や部門ごとに違うかもしれません。そのため、自社に合った改善方法を見つけるのが大変で、実現できていないケースも多くみられます。
購買業務の改善を大きく進める方法の1つとして、購買システムの導入があります。購買システムには多くの企業が持つ課題を解決する機能(ノウハウ)が搭載されているため、その機能をうまく使いこなせば、購買業務の改善につながるのです。
ここでは、購買管理システム 楽々ProcurementIIの導入が購買管理にもたらす大きな3つのメリットをご紹介します。
目次
購買管理システムとは？
購買管理システムとは、購買業務の効率化・情報管理をサポートするシステムのことです。
楽々ProcurementIIをはじめとしたソフトウェアを導入することにより、購入依頼から検収まで、一連の購買業務フローを電子化して、効率的に行うことができます。
購買のフローが煩雑だと、業務に無駄な時間がかかったり、削減できる費用に気付けないといった事態に陥ることがあります。また、不正の発生にもつながりかねません。そのようなリスクを防ぐ一助となるのが購買管理システムです。
購買管理システム導入のメリット
購買管理システムを導入することで、手作業で購買管理を行っていた際の課題についても解消することができます。ここで購買管理を行う上でのよくある課題について整理していきましょう。
購買管理のよくある課題
手作業で購買管理をする場合のよくある課題には以下のものがあります。
- 手作業による手間と時間の負担
手作業で購買業務を行う場合、見積依頼書や注文書などの伝票作成からそれ以降の取引先とのやりとりに多くの時間と手間を要するため、これにより生産性が低下し、効率性が損なわれることがあります。
また、人が作業を行う際にはヒューマンエラーが発生しやすく、誤った情報の入力や書類のミスが起きる可能性があります。
- 情報管理が困難
手作業での購買業務では、在庫や注文履歴、伝票など膨大な情報を把握するのは難しく、効率的な管理が困難です。
情報管理が困難だと、分析や取引先への交渉において正確な情報を入手できない可能性があります。 - 安全性への懸念
手作業での購買業務では、紙の書類やExcelファイルによる情報の保管が一般的です。
この手法では情報漏洩やデータの紛失、担当者による書類の改竄が生じうる可能性として考えられます。また、履歴管理も十分ではなく、不正につながるリスクもあります。
これらの課題は購買管理システムの導入で改善に繋げることができます。
購買管理システムの機能とは？
購買管理システムを導入する上で、課題を解決するために必要な機能が備わっているかどうかを確認する必要があります。購買管理システムでは一般的に次のような機能を持っています。
購買業務フローの可視化
購買管理システムでは、購入依頼、見積依頼、見積査定、発注、入荷、検収、在庫管理といった購買業務全般を運用することができ、業務プロセスが明確になります。
これにより、購入依頼がどの段階まで進んでいるかという案件の進捗状況を把握でき、購買業務の進捗管理を適切に行うことが可能となり、業務の効率化に役立ちます。
内部統制に沿った承認プロセスの遂行
購買管理システムでは、購買業務ごとに承認プロセスを設定することが可能です。誰がいつ依頼したか、誰がいつ承認したかといった承認フローを可視化することにより、不正が発生しにくい体制を構築し、内部統制の強化を図ることができます。
仕入先からの見積取得、比較、評価の管理
見積依頼から見積受領まで、すべてをシステム上で対応できます。また、複数の仕入先に見積を依頼して見積回答を比較することも可能なため、より適正な価格・品質を選定でき、コスト効果を高めることができます。取得した見積書ややり取りの履歴はシステム上に保存されるため、今後の仕入先の評価管理にも役立てることができます。
資材の発注・納入状況の管理
発注した案件ごとの進捗状況をシステム上で確認できます。物品の納入が予定より遅れている場合などの状況も把握できるため、仕入先への督促など、必要な調整や対応を迅速に行うことが可能です。
仕入先の購買履歴や仕入件数の管理
取引履歴がシステム上にデータとして保存されるため、仕入先ごとの購入履歴や仕入件数を管理できます。よく購入するものであれば、注文履歴から簡単に購入依頼を行うこともできます。過去の取引データを分析することで、仕入先のパフォーマンスを評価し、新たな仕入先の開拓や長期的な関係構築にも役立ちます。
見積依頼書・注文書・納品書の作成の簡略化・電子化
必要事項をシステム上で入力することで、簡単に見積依頼書、注文書、納品書を作成できます。また、注文書の送付などのやり取りもすべてシステム上で行えるため、別途郵送などの手続きは不要です。これにより、書類作成にかかる事務処理の負担を大幅に削減し、作業効率を向上させることができます。作成した注文書などはシステム上で保管されるため、ペーパーレス化も実現でき、電帳法（電子帳簿保存法）に沿った運用も可能です。
資材や在庫、その他経費の原価管理
購買管理システムで購入した物品のデータを在庫管理システムなどに連携させることにより、資材や在庫、その他経費の原価管理が可能となります。また、在庫数が閾値以下になると、自動的に購入依頼を発行し、在庫を補充する機能を備えたシステムもあります。在庫状況や原価を把握し、適切に管理することで、より戦略的な購買業務を実施できるようになります。
納品スケジュール管理
発注した案件の納入予定日をシステム上で管理できます。仕入先からの納期回答や納期変更の連絡も、システムで受け取ることが可能です。納品スケジュールをしっかりと管理することで、プロジェクトや生産計画に合わせた柔軟な対応が実現できます。
他の基幹システムとの連携
会計システムや在庫管理システムなど、他の基幹システムとの連携が可能です。購買管理システムで保管されたデータを他のシステムに連携することで、以降の支払いや請求処理などの手続きをスムーズに行うことができます。
購買管理システムを導入し、これらの機能を活用することで、企業は購買プロセスの透明化および購買業務の一元化を図ることができます。業務をコントロールしやすくなることで、工数の削減を実現し、業務効率の向上や不正防止につなげることが可能です。
導入のメリット①：購買管理の業務効率化
多くの企業では、購買業務の中でさまざまな手作業を行っています。弊社より提供しております購買管理ソフト「楽々ProcurementII」は、その手作業を電子化したり、自動化することで、業務効率化をサポートします。
見積依頼や発注など、伝票の作成を自動化
見積依頼や発注を取引先に連絡するときに、メールや帳票の作成に手間がかかっていませんか？
楽々ProcurementIIでは、見積依頼書や注文書といった伝票を作成するときに、購入依頼伝票や、見積書、過去の情報などからコピーして作成することができます。そのため、伝票を作成する時間を大幅に短縮できます。
お客さまの声
- 発注の作業時間や管理資料作成の時間が減りました。
- 購入依頼から発注まで7日かかっていたが、今は早ければ1日程度になりました。
- 事務作業から解放され、バイヤー業務に専念できるようになりました。
ペーパーレス化の実現
仕入先とやりとりする見積書や注文書、社内でやりとりする購入依頼伝票や検収伝票など、伝票の保管・管理に手間がかかっていませんか？
楽々ProcurementIIでは、購入依頼から見積、発注、入荷、検収、在庫情報など、すべての案件情報を電子データで保管しています。見積書や注文書、購入依頼伝票、検収伝票といった伝票も紙を必要としないので、保管に手間や場所がいりません。また、簡単に過去の実績を検索して活用することができます。
お客さまの声
- ペーパーレスになり、伝票管理の時間が減ったり、書庫スペースの維持費が数十万円下がりました。
- 過去の見積や履歴が見れるようになりました。
- 専用伝票がいらなくなったので楽になった、と仕入先様から言われました。
Web EDIによるリードタイム短縮
Web EDIとは、企業間の発注などのやりとりを、インターネットを通じて電子データで行う仕組みのことで、高速かつ低コストであることが特長です。楽々ProcurementIIではこのWeb EDIを実現できるよう、仕入先用の画面・機能が標準で搭載されています。
仕入先との見積や発注、検収などのやりとりがすべてリアルタイムになるので、郵送やFAXと比べて、リードタイムを短縮することができます。また、メールやFAX、郵送の手間を削減することもできます。
お客さまの声
- 依頼部門－購買部門－サプライヤーがリアルタイムに連携できています！
導入のメリット②：購買に関わるコスト削減
購買業務を効率化してできた時間を使って価格交渉や購買実績の分析を行えば、購買コストの削減が見込めます。楽々ProcurementIIは、購買実績の分析に適した各種レポートを提供します。
また、Web
EDI機能を使えば、注文書などの伝票のやりとりに必要な郵送費やFAX費用を削減する効果も見込めます。
購買実績レポートによる価格交渉サポート
楽々ProcurementIIは過去の購買情報を電子データとして保管しているので、購買実績レポートをダウンロードして、分析や価格交渉などに活かすことができます。ダウンロードできるレポートには、仕入先ごと、期間ごと、担当者ごとなど、さまざまな切り口があります。
他にも、未入荷データや仕入先別の納期遵守率などをレポートする機能があります。
お客さまの声
- 効率化できたおかげで、価格交渉に力を入れられるようになりました。
- 購買単価が低減できました。
- 支払予測の精度が上がりました。
集中購買の実現で購買コストを低減
集中購買とは、「本社の購買部」のようなひとつの窓口が各事業所の物品を集約して購買する方法をいいます。うまく運用すれば、購買単価や購買管理コストといった購買コストの低減が見込めます。
詳しくはこちらのページをご覧ください注文書の郵送費用やFAX費用を不要に
楽々ProcurementIIはWeb
EDI機能を標準で備えており、注文書や見積依頼書、見積書をインターネット経由の電子データとしてやりとりすることができます。
これにより、紙で注文書や見積依頼書、見積書をやり取りする際に必要だった郵送費用やFAX費用などを削減することができます。
お客さまの声
- 郵送費が月4万円減りました。
導入のメリット③：内部統制の実現・不正防止
購買業務は性格上、不正が起こるリスクが高い業務です。また、不正が起こってしまうと、金銭的な損失だけでなく、企業の社会的イメージが損なわれる恐れがあります。
そのような事態にならないために、不正が起こりにくい仕組みを導入することが重要です。
電子承認ワークフロー
購入依頼、見積依頼、見積査定、発注、入荷、検収、在庫管理といった購買管理の業務ごとに、ワークフロー(電子承認)を実施できます。
誰がいつ承認したのか、という情報が購買品や購買条件の情報とセットで表示されるため、購買管理を見える化し、内部統制の強化、不正防止をサポートします。
お客さまの声
- ユーザごとに操作権限を設定しているので、不正を防止できています。
- 操作履歴を保存できるので、あらゆる処理のトレースが可能になりました。
- ルールを外れた購買がなくなり業務ルールの統一ができるようになりました。
下請法※に対応した発注・検収
※2026年1月より中小受託取引適正化法(取適法)案件が下請対象の場合は、下請法に沿った購買管理ができるように、発注や検収の際にシステムがサポートします。たとえば、下請対象の業者に納期や金額が未定の発注を行うときは、下記が自動的に実施されます。
- 未定の理由や確定させる日程が記載された当初書面の発行
- 後日、補充書面を作成するためのタスク管理
お客さまの声
- 下請法などの法律に対応できています。
入力項目には必須チェックがかかるため、対応漏れになることもありません。
購買管理システムの分類・種類
購買管理システムには、購買業務全般の機能を備えたものや、特定の業務に特化したものなど、さまざまなタイプがあります。購買システムの導入を検討する際は、どのタイプが自社の業務に最適かを判断する必要があります。ここでは、購買システムを選ぶ上で確認すべきポイントについて見ていきましょう。
直接材・間接材の基礎知識
購買管理システムの種類を確認する前に、直接材と間接材について理解を深めていきましょう。「直接材」と「間接材」は、製造業や経営管理において使用される用語であり、主に製品を作るために必要な材料や資源の種類を区別するために用いられます。
「直接材」は、商品を構成する材料や部品など、製品の製造に直接使用される材料を指します。一方、「間接材」は、工具や消耗品、清掃用具などで、製品に直接組み込まれることはなく、一般的には製造過程を支援するために使用されるものを指します。
購買管理システムには、間接材や特定の業界に特化したものもあり、自社の課題に応じて柔軟に選択することが必要です。
一般的なタイプ（直接材・間接材両対応型 など）
このシステムは、直接材および間接材の両方に対応しており、さまざまな物品の購入に柔軟に対応できます。直接材と間接材の両方を一元管理したい場合に最適です。見積依頼、発注、検収、納期管理などの基本的な購買業務に必要な機能に加え、レポート機能や他システムとの連携機能など、購買業務の効率化を強力にサポートします。どの業界においてもオールラウンドに活用しやすいシステムといえるでしょう。
間接材向けに最適化されたタイプ
このシステムは、事務用品や消耗品などの間接材を専門に扱っており、これらの特性に応じた機能を備えています。外部のカタログサイトとの連携機能が充実しており、価格比較や調達先の選定が容易になります。間接材の購入は、部署や個人単位で管理されることが多く、在庫やコストの管理が困難になりがちですが、間接材向けの購買管理システムを導入することで、業務の一元化やコスト削減を達成できます。
間接材の調達については、こちらのページをご覧ください。業界に特化したモデル・その他のバリエーション
特定の業界において専門的な管理項目が多い場合、その業界に特化したシステムを導入することも選択肢の一つです。
医療や食品業界など、特定の規制や標準に準拠するための機能や管理項目を備えており、企業の特定のニーズに応じた対応が可能です。一般的な購買管理と比較して、より専門的に管理したい場合に適したモデルとなります。
購買管理システムの選び方
せっかくシステムを導入しても、自社に合った製品でなければうまく活用できません。購買管理システムを選ぶ際には、下記のようなポイントから比較するのがオススメです。
- 取扱い商材が自社で扱うものと一致しているか
- スポット購買と定期購買のどちらで使用するか
- クラウドかオンプレミスか
- 他部門と連携できるか
- 仕入先と連携できるか
- 既に自社で使っている他のシステムと連携できるか
楽々ProcurementIIは、直接材と間接材の両方の購入が可能な一般的なソフトウェアであり、これらの条件を満たすオールラウンドな選択肢です。多様な購買品目に対応しており、300以上の機能を搭載しています。また、クラウド版とオンプレミス版の両方があり、お客さまの要望に応じてご提案可能です。
購買管理システム導入で業務改革した事例
楽々ProcurementIIを導入されたお客様の多くが購買業務の効率化・コスト削減を実現しています。ここでいくつか企業様の事例をご紹介します。
中国計器工業株式会社
購入依頼と見積・発注で分離されていた購買業務を一元管理。年間で数百万円の経費を削減し、利益を生む「戦略経理」の体制を構築。
株式会社西友
購買業務に要する時間を半年で5,000時間削減。購買業務の標準化で、コンプライアンスリスクの大幅低減を加速。
株式会社タマディック
Web購買システム「楽々ProcurementII クラウドサービス」を導入し購買業務の標準化、内部統制の強化を実現。毎月の経営層への実績報告も迅速に。
シミックホールディングス株式会社
国内3工場に「楽々ProcurementII」を導入し、購買プロセスの見える化と作業工数の大幅削減を実現。
なお、上記以外の楽々ProcurementII導入事例についてもこちらからご覧いただけます。