住友電工情報システム
本格的なワークフローも簡単・スピーディに実現し、
グローバルにも対応した電子承認・電子決裁システム
楽々WorkflowII
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文書管理・情報共有

社内規程文書をきちんと管理したい。
文書を改訂するたびに、旧版の文書を保存し、
全て閲覧できるようにしたい。

楽々WorkflowIIなら
POINT 1

文書管理システムとして利用。

  • ・正規のルートで最終承認がなされた正式文書と、承認途中である「作業中文書」を明確に分けて管理します。
  • ・文書閲覧画面では、最新版の文書を表示します。
  • ・改訂時は自動的に全ての改訂前の情報を保存します。
  • ・改訂履歴から、過去の改訂前の文書を都度呼び出して確認できます。

最新版文書

旧版文書

POINT 2

必要な文書を即座に検索し確認できます。

検索対象をユーザが選択し、指定したキャビネット配下の全ての文書を対象とし、串刺しして検索することも可能です。
またハイパー全文検索機能を利用すると、検索キーワードを指定する項目を選ばなくても文書中の全ての項目を対象にキーワード検索したり、 自然文検索を行ったり、添付ファイルの内容を検索対象としたりすることも可能です。

詳細な機能はこちら

内部統制(ITアプリケーション統制)への対応

金融商品取引法(日本版SOX法,J-SOX法)をはじめとする内部統制の強化に対しては、下記のような対応をしています。

データコントロール

ポイント1:変更履歴を管理

変更前、変更後の全ての申請文書の変更履歴を記録し、管理します。

ポイント2:版管理(バージョン管理)

申請文書を版管理(バージョン管理)します。

※申請文書が決裁されたものを第1版、文書が変更されて、再度決裁されたものを保存し、
第2版、第3版...とします。

アクセスコントロール

ポイント1:ユーザのアクセス履歴管理

管理者は、誰が、いつ文書を閲覧したかを一覧で確認することができます。

ポイント2:設定変更管理

管理者は、グループ管理やフォルダ管理から設定を変更する操作について、いつ、だれが、どのデータを登録・更新・削除したかを確認することができます。

全文検索オプション

従来からの文書検索機能に加えて、全文検索機能が利用できます。
当社の全文検索エンジン「QuickSolution」のコア技術を応用し、思いついたキーワードやあいまいな表現から承認済み文書を全文検索することが可能です。
大文字/小文字、全角/半角などの表記の揺れや、文書内のどの項目にあるか、などを気にする必要がなく、添付ファイルの中身まで高速に全文検索できます。

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