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組織改編が影響するワークフローの注意点など

組織改編や人事異動などの時期になると、ワークフローを変更する必要性が出てきます。
システムの見直しに時間がかかると、通常の業務にまで影響が及んでしまうかもしれません。
効率的にワークフローの見直しを行うには、ワークフローシステムの導入がおすすめです。
本記事では、ワークフローの見直しの重要性やワークフローシステムを導入するメリットや注意点、おすすめワークフローシステムなどをご紹介します。

組織改編の際に重要なのがワークフローの見直し

ワークフローとは、業務における一連のやり取りの流れのことを指します。
組織内で複数人が関わる業務の場合、ルールや慣習を決めておくことで、業務をスムーズに進められます。
組織改編の際には、このワークフローそのものの見直しが必要になるでしょう。
たとえば、上長の承認が必要な業務の場合、上長が変わると新しく着任した人に対して新たな教育が必要です。
ワークフローがきちんと見直されていないと、社内が混乱し、業務が滞る可能性があります。
組織改編の際には、新たな人物が新たな役職につくため、混乱を避けるためにもワークフロー全体の見直しが重要なのです。

※監修者コメント

グローバル化が進み、技術革新のスピードもアップしている現代において、競合他社に対抗するには従来の組織体制を見直す必要があります。単純な配置換えではなく大きく改編することにより、意思疎通が円滑化するなど組織力の強化が期待できます。
組織改編を行うと、業務フローが変わると共にワークフローも大幅に変更となります。このため、ワークフローは組織改編の影響を強く受けるシステムであるといえます。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローの見直しには、ワークフローシステムの導入がおすすめです。
ワークフローシステムとは、従来紙の書類で行っていた申請書や伝票などを電子化し、承認・回覧できるシステムです。
申請・承認・却下がすべてシステム上で行えるようになります。
ワークフローシステムには以下のようなメリットが挙げられます。

業務効率化

1つめは業務が効率化されることです。
ワークフローシステムなら、パソコン上で手軽に申請・承認が完結させることができます。
さらにルート自動判定機能を使えば、自動的に承認者・決裁者に回付されます。

内部統制を強化

申請フォームと承認ルートを一元管理することで、必要な情報を必要な人にのみ伝えられるようになり、内部統制を強化できます。
さらに文章の改ざん防止機能や決裁情報の可視化を行うことで、コンプライアンスを強化することも可能です。

業務プロセスの可視化

ワークフローシステムでは申請・承認・決裁作業やそれに関わる人物、組織の範囲などを全て可視化できます。
承認の進捗状況が常にリアルタイムで確認できるため、業務の停滞を防げます。

ペーパーレス

紙の申請書が不要になるため、紙代、印刷代、郵送費、FAXの通信費などを削減できます。
さらに保管スペースやファイリングも不要なので、保管コストの削減も可能です。

※監修者コメント

紙での申請の場合は社内に在席する必要があり、承認者が出張などで不在の場合は滞ってしまいます。テレワークの時代となって、出社が少なくなった企業では、紙での申請はとても非効率です。一時期話題となっていましたが、「捺印のためだけに出社」は極力避ける必要があります。
場所を問わず、スマホでもタブレットでも柔軟なビジネススタイルに対応できる点も、ワークフローシステムのメリットといえるでしょう。

ワークフローシステムの注意点

ワークフローシステムの注意点には以下が挙げられます。

設定やカスタマイズに時間がかかる

ワークフローシステムを利用するには、まず設定を業務フローに合わせなくてはいけません。
申請フォームを作成し、承認ルートを設定する必要があります。
業務内容によっては独自の仕様にカスタマイズして、規格外の申請があった場合のアラートの設定など初期設定が必要です。
業務フローに合わせた設定やカスタマイズには時間がかかりますので、導入の際には余裕を持って行うことが重要です。

操作が難しく活用されない可能性がある

ワークフローシステムは従来の紙の申請書と使い勝手が違うため、定着が難しい可能性があります。
業務の進め方が大きく変わり、システムの操作も一から覚えないといけないため、操作の難しいシステムは従業員の負担になる可能性があります。
導入の際には従業員にシステムの必要性を周知し、できるだけ操作のシンプルなものを選ぶのがおすすめです。

既存システムと連携できない場合がある

人事システムや給与システムなど既存のシステムと連携できないワークフローシステムだと、システムごとにデータを入力する必要があるため、業務効率化につながらないでしょう。
そのため、比較検討する際には既存のシステムと連携可能かチェックしましょう。

※監修者コメント

ワークフローシステムを設定する部署は人事や総務など、業務部門が一般的です。システムに詳しくない担当者も多くいます。組織改編の都度、設定が煩雑で時間がかかってしまうと、本末転倒になってしまいます。
また、ユーザ側の操作性が悪い場合、「逆に効率が悪くなった」、「紙に戻したい」とクレームが来る可能性もあります。それを避けるために、パソコン操作に慣れていない人でも、簡単かつ直感的に操作できるようなシステム導入を検討する必要があります。

組織改編の際にも使えるワークフローシステム:楽々WorkflowII

組織改編の際にも使えるワークフローシステムとしておすすめなのが「楽々WorkflowII」です。
ここでは、楽々WorkflowIIの特徴をご紹介します。

簡単・スピーディな立ち上げ

特別なツールを使わなくても、マウス操作によるレイアウト編集やデータ項目設定のみで思い通りの画面を簡単に設定できます。
専門的なプログラミング知識も必要ないため、自社に適したワークフローシステムを短時間で構築可能です。

大規模・長期運用でも安心

多くの部門にまたがったワークフローや経路が複雑なものも簡単に定義できます。
業務システムに承認機能を組み込むことで、統合ワークフローエンジンとしても利用可能です。

いつでも、どこでも、誰からでも

スマートフォンやタブレットからでもアクセスできるため、外出先からでも申請・承認作業が可能です。

システム統合型ワークフロー基盤

プラットフォームが違うため共通化できなかったワークフロー業務を統制することができます。
「稟議ワークフロー」「経理ワークフロー」「文書管理ワークフロー」など、さまざまなワークフロー業務の統一基盤としても利用可能です。

改編後も使われるワークフローシステムも選ぼう

組織改編時にはワークフローの見直しが必要ですが、一から見直しを行うと時間がかかります。
ワークフローシステムを導入すれば、ワークフローの見直しも簡単に行えるだけでなく、業務効率化などのメリットもあります。
ぜひ楽々WorkflowIIの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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  • 本格的なワークフローも簡単・スピーディに実現
  • グローバルにも対応した電子承認・電子決裁システム
  • クラウドサービスも利用可

※監修者コメント

海外企業が日本企業を脅かし、グローバルな競争が激化する時代となりました。日本企業は欧米の企業よりも意識決定が遅いと言われています。
スピード経営が求められる時代となって、即時性・正確性が求められます。「いつ、誰が、何をどのように判断して承認・決裁されたのか?」をリアルタイムに現在の状況を把握するだけでなく、履歴が残ることで経営の意思決定を効率化できます。
今後ワークフローシステムは、競合他社へ負けないスピード経営を実現するための必須のツールとなるでしょう。

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